Vad är Factur-X och ZUGFeRD?
Om du har följt EU:s utveckling mot obligatorisk e-fakturering har du förmodligen stött på namnen Factur-X och ZUGFeRD. De låter som olika standarder, men det är faktiskt samma specifikation. Factur-X är det franska namnet, ZUGFeRD det tyska. Tekniskt sett är de identiska.
Grundidén är enkel: ta en vanlig PDF-faktura som alla kan läsa och bädda in en strukturerad XML-fil som maskiner kan bearbeta automatiskt. Resultatet är ett hybriddokument. Din kund öppnar PDF:en och ser en helt vanlig faktura. Deras bokföringsprogram öppnar samma fil och extraherar all data som behövs utan manuell inmatning.
Det här tillvägagångssättet är särskilt attraktivt för frilansare och små företag eftersom mottagaren inte behöver någon specialprogramvara. PDF:en fungerar alltid. XML-filen är en bonus för dem vars system kan utnyttja den.
Varför är detta viktigt just nu?
Flera EU-länder inför obligatorisk e-fakturering och tidsfristerna närmar sig snabbt. Tyskland kräver att alla företag kan ta emot e-fakturor sedan januari 2025, med obligatorisk sändning från 2027. Frankrike har rullat ut sitt mandat stegvis sedan 2024. Andra EU-medlemsstater följer liknande spår.
Den europeiska standarden EN 16931 definierar hur en giltig e-faktura ser ut på datanivå. Factur-X och ZUGFeRD är ett av de godkända sätten att leverera en EN 16931-kompatibel faktura.
Utöver de rättsliga kraven finns det en praktisk fördel: fakturor med strukturerad data behandlas snabbare. De fastnar inte lika länge i inkorgar. För frilansare kan det innebära att du får betalt fortare.
Profilsystemet
Inte alla fakturor behöver samma detaljnivå. Factur-X definierar flera profiler som var och en lägger till mer strukturerad data i den inbäddade XML-filen.
Minimum innehåller precis tillräckligt för att identifiera fakturan: fakturanummer, datum, säljare, köpare och totalbelopp. Inga radposter.
Basic WL lägger till valuta, momsuppdelning och betalningsinformation, men fortfarande utan radposter.
Basic är den första profilen som inkluderar radposter med priser, kvantiteter och momssatser.
EN 16931 är profilen som fullt ut följer den europeiska standarden med alla obligatoriska fält.
Extended går utöver den europeiska standarden med valfria fält för komplexa scenarier.
För EU-regelefterlevnad är EN 16931-profilen den viktigaste.
Vilka fält krävs i en kompatibel faktura?
Dokumentinformation: fakturanummer (unikt i ditt system), utfärdandedatum, typkod (380 för standardfaktura, 381 för kreditnota) och valuta.
Säljarinformation: företagsnamn, postadress med landskod och minst en skatteidentifierare, vanligtvis momsnumret. Organisationsnummer och e-postadress bör också inkluderas.
Köparinformation: samma struktur som säljaren.
Radposter: varje rad behöver en beskrivning, kvantitet, enhetspris (netto), momssats och -kategori, samt radtotal. Måttenheter följer UN/ECE Rekommendation 20: "HUR" för timmar, "DAY" för dagar, "C62" för enheter.
Momssammanfattning: per momssats anger du beskattningsunderlaget, momsbeloppet, satsen och kategorikoden. Standard moms är "S", omvänd skattskyldighet är "AE".
Summor: summan av alla radtotaler (exkl. moms), totalt momsbelopp och brutto totalbelopp inkl. moms.
Betalningsinformation: betalsättkod (30 för generisk banköverföring, 58 för SEPA), IBAN och eventuellt BIC.
XML-strukturen
Den inbäddade XML-filen följer Cross Industry Invoice (CII)-formatet från UN/CEFACT. Den är uppdelad i tre huvudblock: ExchangedDocumentContext (profilidentifiering), ExchangedDocument (fakturametadata) och SupplyChainTradeTransaction (handelsparter, radposter, momsberäkningar och summor).
Du behöver inte skriva XML:en för hand. Faktureringsprogram som stöder Factur-X genererar den automatiskt.
Hur PDF-inbäddningen fungerar
En Factur-X-faktura är inte bara en PDF med en XML-fil bredvid. XML:en bäddas in i själva PDF:en som en bilaga enligt PDF/A-3-standarden. Det gör den till ett äkta hybriddokument: en fil, två representationer.
PDF:en måste uppfylla PDF/A-3b. Den inbäddade XML-filen heter alltid factur-x.xml och kopplas med AFRelationship "Alternative".
Vanliga misstag att undvika
Fel profilidentifierare. För EN 16931-kompatibilitet måste guideline-ID vara urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931.
Felaktiga momskategorikoder. Standard moms är "S", undantagen är "E", omvänd skattskyldighet är "AE", nollsats är "Z".
Inkonsekventa summor. Summan av radtotalerna måste stämma med skatteunderlaget. Även en öres skillnad orsakar valideringsfel.
Saknad elektronisk adress. EN 16931 kräver en elektronisk adress för båda parter.
Fel registreringsschema-ID. Schema-ID måste vara en giltig ISO 6523 ICD-kod. Sverige använder 0007, Tyskland 0204, Frankrike 0002.
Validera din faktura
Kör din Factur-X-faktura genom en validator innan du skickar den. ecosio erbjuder en onlinevalidator på ecosio.com. Validatorer kontrollerar XML:en, inte PDF:en, så extrahera den inbäddade factur-x.xml först.
Hur Facturwise hanterar detta
Facturwise genererar automatiskt Factur-X-kompatibla fakturor. Systemet bygger CII-XML:en från dina fakturadata, bäddar in den i ett PDF/A-3-dokument med korrekt metadata och levererar en enda fil som är både läsbar och maskinbearbetbar.
XML:en följer EN 16931-profilen. Du behöver inte konfigurera något. Fyll i din faktura som vanligt, så sköter regelefterlevnadslagret resten i bakgrunden.
Facturwise är ett faktureringsverktyg byggt för frilansare och små företag i Europa. Varje faktura innehåller inbäddad Factur-X XML på EN 16931-nivå. Skapa din första faktura gratis.