Hvad er Factur-X og ZUGFeRD?
Hvis du har fulgt EU's udvikling mod obligatorisk e-fakturering, er du sandsynligvis stødt på navnene Factur-X og ZUGFeRD. De lyder som to forskellige standarder, men det er faktisk den samme specifikation. Factur-X er det franske navn, ZUGFeRD det tyske. Teknisk set er de identiske.
Grundidéen er enkel: tag en helt almindelig PDF-faktura, som ethvert menneske kan læse, og indlejr en struktureret XML-fil i den, som maskiner kan behandle automatisk. Resultatet er et hybriddokument. Din kunde åbner PDF'en og ser en normal faktura. Deres regnskabsprogram åbner den samme fil og udtrækker alle nødvendige data uden manuel indtastning.
Denne tilgang er særligt attraktiv for freelancere og små virksomheder, fordi modtageren ikke behøver specialsoftware. PDF'en virker altid. XML-filen er en bonus for dem, hvis systemer kan bruge den.
Hvorfor er dette vigtigt nu?
Flere EU-lande indfører obligatorisk e-fakturering, og fristerne nærmer sig hurtigt. Tyskland kræver, at alle virksomheder kan modtage e-fakturaer siden januar 2025, med obligatorisk afsendelse fra 2027. Frankrig har udrullet sit mandat gradvist siden 2024. Andre EU-medlemslande følger lignende spor.
Den europæiske standard EN 16931 definerer, hvordan en gyldig e-faktura ser ud på dataniveau. Factur-X og ZUGFeRD er en af de godkendte måder at levere en EN 16931-kompatibel faktura på.
Ud over de juridiske krav er der en praktisk fordel: fakturaer med strukturerede data behandles hurtigere. For freelancere kan det betyde, at du får betaling hurtigere.
Profilsystemet
Ikke alle fakturaer har brug for samme detaljeniveau. Factur-X definerer flere profiler med stigende mængder af strukturerede data.
Minimum indeholder lige nok til at identificere fakturaen: fakturanummer, dato, sælger, køber og totalbeløb. Ingen linjedetaljer.
Basic WL tilføjer valuta, momsspecifikation og betalingsoplysninger, stadig uden linjedetaljer.
Basic er den første profil med linjeposter inklusive priser, mængder og momssatser.
EN 16931 er profilen, der fuldt ud overholder den europæiske standard med alle obligatoriske felter.
Extended går ud over den europæiske standard med valgfrie felter til komplekse scenarier.
For EU-compliance er EN 16931-profilen den vigtigste.
Hvilke felter kræver en kompatibel faktura?
Dokumentoplysninger: fakturanummer (unikt i dit system), udstedelsesdato, typekode (380 for standardfaktura, 381 for kreditnota) og valuta.
Sælgeroplysninger: virksomhedsnavn, postadresse med landekode og mindst én skatteidentifikation, typisk momsnummer. CVR-nummer og e-mailadresse bør også inkluderes.
Køberoplysninger: samme struktur som sælgeren.
Linjeposter: hver linje kræver en beskrivelse, mængde, enhedspris (netto), momssats og -kategori, samt linjetotal. Måleenheder følger UN/ECE Anbefaling 20: "HUR" for timer, "DAY" for dage, "C62" for enheder.
Momsopsummering: for hver momssats angives beskatningsgrundlaget, momsbeløbet, satsen og kategorikoden. Standard moms er "S", omvendt betalingspligt er "AE".
Totaler: summen af alle linjetotaler (ekskl. moms), samlet momsbeløb og bruttototal inkl. moms.
Betalingsoplysninger: betalingsmiddelkode (30 for generisk bankoverførsel, 58 for SEPA-overførsel), IBAN og eventuelt BIC.
XML-strukturen
Den indlejrede XML følger Cross Industry Invoice (CII)-formatet fra UN/CEFACT. Den er opdelt i tre hovedblokke: ExchangedDocumentContext (profilidentifikation), ExchangedDocument (fakturametadata) og SupplyChainTradeTransaction (handelsparter, linjeposter, momsberegninger og totaler).
Du behøver ikke skrive XML'en i hånden. Faktureringsprogrammer, der understøtter Factur-X, genererer den automatisk.
Hvordan PDF-indlejringen fungerer
En Factur-X-faktura er ikke bare en PDF med en XML-fil ved siden af. XML'en er indlejret inde i PDF'en som en vedhæftning i henhold til PDF/A-3-standarden. Det gør den til et ægte hybriddokument: én fil, to repræsentationer.
PDF'en skal overholde PDF/A-3b. Den indlejrede XML-fil hedder altid factur-x.xml og er vedhæftet med AFRelationship "Alternative".
Almindelige fejl at undgå
Forkert profilidentifikator. For EN 16931-kompatibilitet skal guideline-ID'et være urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931.
Forkerte momskategorikoder. Standard moms er "S", fritaget er "E", omvendt betalingspligt er "AE", nulsats er "Z".
Inkonsistente totaler. Summen af linjetotalerne skal svare til beskatningsgrundlaget. Selv én øres forskel udløser en valideringsfejl.
Manglende elektronisk adresse. EN 16931 kræver en elektronisk adresse for begge parter.
Forkert registreringsskema-ID. Schema-ID skal være en gyldig ISO 6523 ICD-kode. Danmark bruger 0198, Tyskland 0204, Frankrig 0002.
Validér din faktura
Kør din Factur-X-faktura gennem en validator, inden du sender den. ecosio tilbyder en onlinevalidator på ecosio.com. Validatorer tjekker XML'en, ikke PDF'en, så udtræk den indlejrede factur-x.xml først.
Hvordan Facturwise håndterer dette
Facturwise genererer automatisk Factur-X-kompatible fakturaer. Systemet bygger CII-XML'en fra dine fakturadata, indlejrer den i et PDF/A-3-dokument med korrekt metadata og leverer én fil, der er både læsbar og maskinbearbejdelig.
XML'en følger EN 16931-profilen. Du behøver ikke konfigurere noget. Udfyld din faktura som sædvanlig, og compliance-laget klarer resten i baggrunden.
Facturwise er et faktureringsværktøj bygget til freelancere og små virksomheder i Europa. Hver faktura indeholder indlejret Factur-X XML på EN 16931-niveau. Opret din første faktura gratis.