Wat zijn Factur-X en ZUGFeRD?
Als je de ontwikkelingen rond verplichte e-facturatie in de EU volgt, ben je ongetwijfeld de namen Factur-X en ZUGFeRD tegengekomen. Het klinkt als twee verschillende standaarden, maar het is eigenlijk dezelfde specificatie. Factur-X is de Franse naam, ZUGFeRD de Duitse. Technisch gezien zijn ze identiek.
Het basisidee is eenvoudig: neem een gewone PDF-factuur die iedereen kan lezen en sluit er een gestructureerd XML-bestand in dat machines automatisch kunnen verwerken. Het resultaat is een hybride document. Je klant opent de PDF en ziet een normale factuur. De boekhoudsoftware van die klant opent hetzelfde bestand en haalt alle benodigde gegevens eruit zonder handmatige invoer.
Deze aanpak is bijzonder aantrekkelijk voor zzp'ers en kleine bedrijven, omdat de ontvanger geen speciale software nodig heeft. De PDF werkt altijd. Het XML-bestand is een bonus voor iedereen wiens systemen het kunnen gebruiken.
Waarom is dit nu belangrijk?
Meerdere EU-landen voeren verplichte e-facturatie in en de deadlines naderen snel. Duitsland eist dat bedrijven sinds januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen, met verplicht verzenden vanaf 2027. Frankrijk rolt zijn mandaat gefaseerd uit sinds 2024. Andere EU-lidstaten volgen.
De Europese norm EN 16931 definieert hoe een geldige e-factuur er op gegevensniveau uitziet. Factur-X en ZUGFeRD zijn een van de goedgekeurde manieren om een EN 16931-conforme factuur te leveren. Als je klanten factureert in Duitsland, Frankrijk of breder in de EU, biedt dit formaat een van de eenvoudigste routes naar compliance.
Naast de wettelijke vereisten is er een praktisch voordeel: facturen met gestructureerde gegevens worden sneller verwerkt. Ze blijven minder lang liggen in inboxen. Voor zzp'ers en kleine bedrijven kan dat betekenen dat je sneller betaald wordt.
Het profielsysteem
Niet elke factuur heeft hetzelfde detailniveau nodig. Factur-X definieert meerdere profielen, elk met meer gestructureerde gegevens in het ingesloten XML-bestand.
Minimum bevat net genoeg om de factuur te identificeren: factuurnummer, datum, verkoper, koper en totaalbedrag. Er zijn geen regelitems.
Basic WL (Without Lines) voegt valuta, belastingoverzicht en betalingsinformatie toe, maar nog steeds zonder regelitems.
Basic is het eerste profiel met regelitems inclusief prijzen, hoeveelheden en btw-tarieven. Voor de meeste kleine bedrijven dekt dit de typische situatie.
EN 16931 is het profiel dat volledig voldoet aan de Europese norm. Het bevat alle verplichte velden volgens EN 16931.
Extended gaat verder dan de Europese norm met optionele velden voor complexe scenario's.
Voor EU-compliance is het EN 16931-profiel het belangrijkste. Bij twijfel kies je dit profiel.
Welke velden heeft een conforme factuur nodig?
Documentinformatie: factuurnummer (uniek in je systeem), uitgiftedatum, typecode (380 voor standaardfactuur, 381 voor creditnota) en valuta.
Verkopersinformatie: bedrijfsnaam, postadres met landcode en minimaal één belastingidentificatie. Voor EU-bedrijven is dit meestal het btw-nummer. KvK-nummer of vergelijkbaar registratienummer hoort er ook bij, plus een elektronisch adres.
Kopersinformatie: dezelfde structuur als de verkoper.
Regelitems: elke regel heeft een omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs (netto), btw-tarief en -categorie, en het regeltotaal nodig. Maateenheden volgen UN/ECE Aanbeveling 20: "HUR" voor uren, "DAY" voor dagen, "C62" voor stuks.
Belastingoverzicht: per afzonderlijk btw-tarief vermeld je de belastbare basis, het belastingbedrag, het tarief en de categoriecode. Standaard btw is "S", vrijgesteld is "E", verlegde btw is "AE".
Totalen: som van alle regels (exclusief btw), totaal btw-bedrag en bruto totaal inclusief btw.
Betalingsinformatie: betaalmiddelcode (30 voor generieke overschrijving, 58 voor SEPA-overschrijving), IBAN en eventueel BIC.
De XML-structuur
Het ingesloten XML volgt het Cross Industry Invoice (CII) formaat van UN/CEFACT. De XML is verdeeld in drie hoofdblokken: ExchangedDocumentContext (profielidentificatie), ExchangedDocument (factuurmetadata) en SupplyChainTradeTransaction (handelspartijen, regelitems, belastingberekeningen en totalen).
Je hoeft dit XML niet handmatig te schrijven. Facturatietools die Factur-X ondersteunen genereren het automatisch uit je factuurgegevens.
Hoe de PDF-inbedding werkt
Een Factur-X-factuur is niet zomaar een PDF met een XML-bestand ernaast. Het XML wordt in de PDF zelf ingebed als bijlage, volgens de PDF/A-3 standaard. Dat maakt het een echt hybride document: één bestand, twee representaties.
De PDF moet voldoen aan PDF/A-3b, een archiveringsstandaard. Het ingesloten XML-bestand heet altijd factur-x.xml en wordt gekoppeld met een AFRelationship "Alternative".
Veelgemaakte fouten
Verkeerde profielidentificatie. Voor EN 16931-compliance moet de guideline-ID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931 zijn.
Onjuiste btw-categoriecodes. Standaard btw is "S", vrijgesteld is "E", verlegd is "AE", nultarief is "Z".
Inconsistente totalen. De som van je regeltotalen moet gelijk zijn aan de belastbare basis. Zelfs een verschil van één cent veroorzaakt een validatiefout.
Ontbrekend elektronisch adres. EN 16931 vereist een elektronisch adres voor beide partijen.
Verkeerde registratieschema-ID. Het schema-ID moet een geldig ISO 6523 ICD-code zijn. Nederland gebruikt 0106, Duitsland 0204, Frankrijk 0002.
Je factuur valideren
Gebruik een validator voordat je een Factur-X-factuur verstuurt. ecosio biedt een online validator op ecosio.com. Validators controleren het XML, niet de PDF. Extraheer eerst het ingesloten factur-x.xml bestand.
Hoe Facturwise dit afhandelt
Facturwise genereert automatisch Factur-X conforme facturen. Het systeem bouwt de CII-XML uit je factuurgegevens, sluit het in een PDF/A-3 document in met de juiste metadata, en levert één bestand dat zowel leesbaar als machinaal verwerkbaar is.
Het XML voldoet aan het EN 16931-profiel. Je hoeft niets te configureren. Vul je factuur gewoon in zoals je normaal zou doen, en de compliance-laag werkt op de achtergrond.
Facturwise is een facturatietool gebouwd voor zzp'ers en kleine bedrijven in Europa. Elke factuur bevat ingebed Factur-X XML op EN 16931-niveau. Maak je eerste factuur gratis aan.