Čo sú Factur-X a ZUGFeRD?
Ak sledujete vývoj povinnej e-fakturácie v EÚ, určite ste narazili na názvy Factur-X a ZUGFeRD. Znejú ako dva rôzne štandardy, no v skutočnosti ide o rovnakú špecifikáciu. Factur-X je francúzsky názov, ZUGFeRD nemecký. Technicky sú identické.
Základná myšlienka je jednoduchá: vezmete bežnú PDF faktúru, ktorú si prečíta každý človek, a vložíte do nej štruktúrovaný XML súbor, ktorý môžu stroje automaticky spracovať. Výsledkom je hybridný dokument. Váš klient otvorí PDF a uvidí normálnu faktúru. Jeho účtovný softvér otvorí ten istý súbor a automaticky extrahuje všetky potrebné údaje bez manuálneho zadávania.
Tento prístup je obzvlášť atraktívny pre freelancerov a malé firmy, pretože príjemca nepotrebuje špeciálny softvér. PDF funguje vždy. XML súbor je bonus pre tých, ktorých systémy ho dokážu využiť.
Prečo je to dôležité práve teraz?
Viaceré krajiny EÚ zavádzajú povinnú e-fakturáciu a termíny sa rýchlo blížia. Nemecko vyžaduje od firiem prijímanie e-faktúr od januára 2025, s povinným odosielaním od roku 2027. Francúzsko zavádza svoj mandát postupne od roku 2024. Ďalšie členské štáty nasledujú.
Európska norma EN 16931 definuje, ako má vyzerať platná e-faktúra na úrovni údajov. Factur-X a ZUGFeRD sú jedným zo schválených spôsobov doručenia faktúry v súlade s EN 16931.
Okrem právnych požiadaviek je tu praktická výhoda: faktúry so štruktúrovanými údajmi sa spracúvajú rýchlejšie. Pre freelancerov to môže znamenať rýchlejšie zaplatenie.
Systém profilov
Nie každá faktúra potrebuje rovnakú úroveň detailov. Factur-X definuje niekoľko profilov s rastúcim množstvom štruktúrovaných údajov.
Minimum obsahuje práve toľko, aby identifikoval faktúru: číslo, dátum, predávajúci, kupujúci a celková suma. Žiadne riadkové položky.
Basic WL pridáva menu, rozpis dane a platobné informácie, stále bez riadkových položiek.
Basic je prvý profil obsahujúci riadkové položky s cenami, množstvami a sadzbami DPH.
EN 16931 je profil plne v súlade s európskou normou so všetkými povinnými poliami.
Extended ide nad rámec európskej normy s voliteľnými poliami pre zložité scenáre.
Pre súlad s EÚ je rozhodujúci profil EN 16931.
Aké polia potrebuje konformná faktúra?
Informácie o dokumente: číslo faktúry (jedinečné vo vašom systéme), dátum vystavenia, kód typu (380 pre štandardnú faktúru, 381 pre dobropis) a mena.
Informácie o predávajúcom: názov firmy, poštová adresa s kódom krajiny a aspoň jeden daňový identifikátor, zvyčajne IČ DPH. IČO a e-mailová adresa by tiež mali byť uvedené.
Informácie o kupujúcom: rovnaká štruktúra ako predávajúci.
Riadkové položky: každý riadok vyžaduje popis, množstvo, jednotkovú cenu (netto), sadzbu a kategóriu DPH a riadkový súčet. Merné jednotky podľa UN/ECE Odporúčanie 20: „HUR" pre hodiny, „DAY" pre dni, „C62" pre kusy.
Súhrn DPH: pre každú odlišnú sadzbu uvádzate základ dane, sumu dane, sadzbu a kód kategórie. Štandardná DPH je „S", prenesenie daňovej povinnosti je „AE".
Súčty: suma všetkých riadkových súčtov (bez DPH), celková suma DPH a hrubý celkový súčet s DPH.
Platobné informácie: kód platobného prostriedku (30 pre všeobecný bankový prevod, 58 pre SEPA prevod), IBAN a prípadne BIC.
Štruktúra XML
Vložený XML používa formát Cross Industry Invoice (CII) od UN/CEFACT. Delí sa na tri hlavné bloky: ExchangedDocumentContext (identifikácia profilu), ExchangedDocument (metadáta faktúry) a SupplyChainTradeTransaction (obchodné strany, riadkové položky, výpočty DPH a súčty).
XML nemusíte písať ručne. Fakturačné nástroje podporujúce Factur-X ho generujú automaticky.
Ako funguje vkladanie do PDF
Faktúra Factur-X nie je len PDF s XML súborom vedľa. XML je vložený priamo do PDF ako príloha podľa štandardu PDF/A-3. To z neho robí skutočný hybridný dokument: jeden súbor, dve reprezentácie.
PDF musí spĺňať PDF/A-3b. Vložený XML súbor sa vždy volá factur-x.xml a je pripojený s AFRelationship „Alternative".
Bežné chyby
Nesprávny identifikátor profilu. Pre súlad s EN 16931 musí byť ID usmernenia urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931.
Nesprávne kódy kategórie DPH. Štandardná DPH je „S", oslobodenie je „E", prenesenie daňovej povinnosti je „AE", nulová sadzba je „Z".
Nekonzistentné súčty. Súčet riadkových súčtov musí zodpovedať základu dane. Aj rozdiel jedného centu spôsobí chybu validácie.
Chýbajúca elektronická adresa. EN 16931 vyžaduje elektronickú adresu pre obe strany.
Nesprávny kód registračnej schémy. Kód schémy musí byť platný kód ISO 6523 ICD. Slovensko používa 0158, Nemecko 0204, Francúzsko 0002.
Validácia faktúry
Pred odoslaním faktúry Factur-X ju nechajte skontrolovať validátorom. ecosio ponúka online validátor na ecosio.com. Validátory kontrolujú XML, nie PDF, takže najprv extrahujte vložený súbor factur-x.xml.
Ako to rieši Facturwise
Facturwise automaticky generuje faktúry v súlade s Factur-X. Systém vytvorí CII-XML z vašich fakturačných údajov, vloží ho do dokumentu PDF/A-3 so správnymi metadátami a dodá jeden súbor, ktorý je čitateľný aj strojovo spracovateľný.
XML zodpovedá profilu EN 16931. Nemusíte nič konfigurovať. Vyplňte faktúru ako zvyčajne a vrstva súladu pracuje na pozadí.
Facturwise je fakturačný nástroj vytvorený pre freelancerov a malé firmy v Európe. Každá faktúra obsahuje vložený Factur-X XML na úrovni EN 16931. Vytvorte svoju prvú faktúru zadarmo.