Dva nemecké štandardy, jeden zmätok
Ak podnikáte v Nemecku alebo fakturujete nemeckým klientom, takmer určite ste narazili na dva pojmy: ZUGFeRD a XRechnung. Oba sú formáty e-faktúr. Oba spĺňajú EN 16931. A oba sa objavujú, kedykoľvek padne reč o nemeckom mandáte e-fakturácie.
Ktorý z nich skutočne potrebujete? Odpoveď závisí od toho, komu fakturujete.
Čo je ZUGFeRD?
ZUGFeRD je skratka pre Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Vyvinulo ho FeRD, nemecké fórum pre elektronickú fakturáciu, s jasným cieľom: urobiť e-faktúru prakticky použiteľnú pre každého, vrátane firiem bez akejkoľvek technickej infraštruktúry na spracovanie elektronických údajov.
Princíp je jednoduchý. Vezmete bežnú PDF faktúru, takú, ktorú ktokoľvek otvorí a prečíta, a vložíte do nej štruktúrovaný XML súbor. Tento XML sleduje formát CII (Cross Industry Invoice) od UN/CEFACT. Výsledkom je hybridný dokument: čitateľný pre človeka na povrchu, čitateľný pre stroj vo vnútri.
Váš klient vidí normálnu PDF faktúru. Ak jeho účtovný softvér to podporuje, vytiahne XML a automaticky importuje údaje. Ak nie, PDF funguje perfektne sám o sebe.
Od verzie 2.0 je ZUGFeRD technicky totožný s Factur-X, francúzskym ekvivalentom. Rovnaký XML, rovnaká štruktúra, dva názvy.
Hlavné vlastnosti:
- Hybridné PDF/A-3 s vloženým CII XML
- Funguje pre každého, u príjemcu nie je potrebný žiadny špeciálny softvér
- Flexibilné doručenie: e-mail, nahranie, zdieľanie súborov
- Viacero profilov od Minimum po Extended
- Profil EN 16931 zodpovedá plnej zhode s EN 16931
Čo je XRechnung?
XRechnung je nemecký národný štandard pre faktúry adresované verejnému sektoru, teda federálnym, regionálnym a obecným úradom. Vyvinula ho KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) a je povinný pre dodávateľov spolkovej správy od novembra 2020.
Na rozdiel od ZUGFeRD, XRechnung produkuje čistý XML súbor bez PDF a bez vizuálnej reprezentácie. XML štandardne používa syntax UBL (Universal Business Language), hoci CII je technicky prípustné. Dátový model zodpovedá EN 16931, doplnený o nemecké obchodné pravidlá.
Faktúry XRechnung sa zvyčajne podávajú cez portály verejnej správy: ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) na federálnej úrovni alebo OZG-RE na úrovni spolkových krajín. Niektoré portály prijímajú aj podanie cez sieť Peppol.
Hlavné vlastnosti:
- Čistý XML, bez PDF, bez vizuálneho rozloženia
- Založený na UBL (primárne) alebo CII
- Kompatibilný s EN 16931 s nemeckými pravidlami navyše
- Podávanie cez portály správy (ZRE, OZG-RE, Peppol)
- Povinný pre B2G fakturáciu v Nemecku
Základný rozdiel
Najjednoduchší spôsob, ako si to zapamätať:
ZUGFeRD vám dá PDF, ktorý ľudia vedia prečítať, s XML, ktorý stroje vedia prečítať. Funguje všade, pre každého.
XRechnung vám dá XML, ktorý stroje vedia prečítať. Bodka. Žiadne PDF, žiadna záložná možnosť pre ľudí, čo chcú faktúru jednoducho vidieť v e-maili.
ZUGFeRD bol navrhnutý pre reálny svet, kde väčšina malých firiem stále posiela faktúry e-mailom a mnohí príjemcovia nemajú žiadne automatizované spracovanie. XRechnung bol navrhnutý pre systémy verejného obstarávania, kde je všetko automatizované a vizuálne PDF by len prekážalo.
Porovnanie vedľa seba
| Aspekt | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formát | PDF + vložený XML (hybrid) | Čistý XML |
| XML štandard | CII (UN/CEFACT) | UBL (primárny) alebo CII |
| Zhoda s EN 16931 | Áno (profil EN 16931 a vyššie) | Áno (s nemeckými rozšíreniami) |
| Čitateľný pre človeka | Áno, PDF je vždy súčasťou | Nie, vyžaduje softvér na zobrazenie |
| Spôsob doručenia | E-mail, nahranie, prenos súborov | Portály správy (ZRE, OZG-RE, Peppol) |
| Nastavenie u príjemcu | Žiadne | Musí prijímať cez portál alebo Peppol |
| Hlavné využitie | B2B, živnostníci, malé firmy | B2G (dodávatelia verejného sektora) |
| Vizuálna úprava | Plná kontrola nad rozložením PDF | Žiadna, iba XML |
| Správca | FeRD | KoSIT |
Kedy ktorý formát?
Rozhodovací strom je pomerne jednoduchý.
Fakturujete nemeckému úradu? Potrebujete XRechnung. Spolkové úrady ho vyžadujú od novembra 2020 a väčšina spolkových krajín nasledovala. XML podávate cez príslušný portál. ZUGFeRD vo forme PDF poslaný e-mailom nebude prijatý.
Fakturujete súkromným firmám alebo fyzickým osobám? ZUGFeRD je praktická voľba. Klienti dostanú známe PDF. Ich účtovný softvér môže extrahovať XML, ak to podporuje. Ak nie, nič sa nepokazí. Zostávate v súlade bez toho, aby ste klientov nútili na novú platformu.
Ste živnostník alebo SZČO? Takmer isto ZUGFeRD. Drvivá väčšina živnostníkov fakturuje klientom v súkromnom sektore. Zákazky od verejného sektora s povinnosťou XRechnung sú pre jednotlivcov pomerne zriedkavé.
Nemecký mandát e-fakturácie
Nemecká povinnosť e-fakturácie pre B2B sa zavádza postupne:
- Január 2025: Všetky firmy musia byť schopné prijímať e-faktúry vo formáte EN 16931
- Január 2027: Firmy nad určitým prahom ročného obratu musia e-faktúry odosielať
- Január 2028: Všetky firmy musia e-faktúry odosielať
Mandát pre B2B transakcie akceptuje ZUGFeRD (CII) aj XRechnung (UBL). Zákonodarca nevybral víťaza, takže platí akýkoľvek formát v súlade s EN 16931.
Slovenský kontext
Na Slovensku sa e-fakturácia vyvíja vlastným smerom. Finančná správa SR pracuje na elektronickej fakturácii v rámci národných pravidiel. Ak však ako slovenský živnostník fakturujete klientom v Nemecku, je dobré vedieť, čo nemecká strana očakáva. ZUGFeRD im dá PDF, ktorý okamžite otvoria, so štruktúrovanými údajmi vnútri. Pre cezhraničnú fakturáciu je to bezproblémové riešenie.
Bežné mylné predstavy
„XRechnung nahrádza ZUGFeRD." Nie. Nemecký mandát výslovne akceptuje oboje. Slúžia rôznym cieľovým skupinám.
„ZUGFeRD je len PDF, nie je to skutočná e-faktúra." Nesprávne. ZUGFeRD faktúra v profile EN 16931 alebo vyššom obsahuje plne štruktúrovaný XML v súlade s EN 16931. PDF je vrstva čitateľná pre človeka. XML je to, čo z nej robí e-faktúru.
„Potrebujem XRechnung na každú faktúru v Nemecku." Len pre verejný sektor. V B2B funguje ZUGFeRD výborne a je zvyčajne praktickejší.
Ako to rieši Facturwise
Facturwise automaticky generuje faktúry v súlade so ZUGFeRD / Factur-X na profile EN 16931. Každá faktúra obsahuje vložený CII XML, správnu štruktúru PDF/A-3 a všetky povinné polia, vypočítané a overené.
Pre drvivú väčšinu živnostníkov a malých firiem to pokrýva potreby zhody v Nemecku aj v celej EÚ. Vytvoríte faktúru, odošlete ju, a vrstva e-fakturácie je už zabudovaná.
Neviete, ktorý formát potrebujete? V Facturwise každá faktúra automaticky obsahuje ZUGFeRD XML v profile EN 16931. Bez nastavovania, bez konfigurácie, bez znalosti XML. Začnite fakturovať zadarmo.