Czym są Factur-X i ZUGFeRD?
Jeśli śledzisz rozwój obowiązkowego e-fakturowania w UE, na pewno natrafiłeś na nazwy Factur-X i ZUGFeRD. Brzmią jak dwa różne standardy, ale w rzeczywistości to ta sama specyfikacja. Factur-X to nazwa francuska, ZUGFeRD to niemiecka. Technicznie są identyczne.
Podstawowa idea jest prosta: bierzesz zwykłą fakturę PDF, czytelną dla każdego człowieka, i osadzasz w niej strukturalny plik XML, który maszyny mogą przetwarzać automatycznie. Wynikiem jest dokument hybrydowy. Twój klient otwiera PDF i widzi normalną fakturę. Oprogramowanie księgowe tego klienta otwiera ten sam plik i automatycznie wyciąga wszystkie potrzebne dane bez ręcznego wprowadzania.
To podejście jest szczególnie atrakcyjne dla freelancerów i małych firm, ponieważ odbiorca nie potrzebuje specjalnego oprogramowania. PDF zawsze działa. Plik XML to bonus dla tych, których systemy mogą go wykorzystać.
Dlaczego to teraz ważne?
Kilka krajów UE wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie, a terminy zbliżają się szybko. Niemcy wymagają od firm przyjmowania e-faktur od stycznia 2025 roku, z obowiązkowym wysyłaniem od 2027. Francja wdraża swój mandat etapami od 2024 roku. Inne państwa członkowskie podążają podobną drogą.
Europejski standard EN 16931 definiuje, jak powinna wyglądać prawidłowa e-faktura na poziomie danych. Factur-X i ZUGFeRD to jeden z zatwierdzonych sposobów dostarczenia faktury zgodnej z EN 16931.
Oprócz wymogów prawnych jest praktyczna korzyść: faktury z ustrukturyzowanymi danymi są przetwarzane szybciej. Dla freelancerów może to oznaczać szybsze otrzymanie zapłaty.
System profili
Nie każda faktura potrzebuje tego samego poziomu szczegółowości. Factur-X definiuje kilka profili z rosnącą ilością danych strukturalnych.
Minimum zawiera tylko tyle, ile potrzeba do identyfikacji faktury: numer, data, sprzedawca, nabywca i kwota łączna. Bez pozycji.
Basic WL dodaje walutę, podział podatkowy i informacje o płatności, ale nadal bez pozycji.
Basic to pierwszy profil zawierający pozycje z cenami, ilościami i stawkami VAT.
EN 16931 to profil w pełni zgodny z europejskim standardem, zawierający wszystkie wymagane pola.
Extended wykracza poza standard europejski z opcjonalnymi polami dla złożonych scenariuszy.
Dla zgodności z UE najważniejszy jest profil EN 16931.
Jakie pola powinna zawierać zgodna faktura?
Informacje o dokumencie: numer faktury (unikalny w systemie), data wystawienia, kod typu (380 dla faktury standardowej, 381 dla noty kredytowej) i waluta.
Informacje o sprzedawcy: nazwa firmy, adres pocztowy z kodem kraju i co najmniej jeden identyfikator podatkowy, zwykle numer VAT. Numer rejestracyjny firmy i adres e-mail powinny być również uwzględnione.
Informacje o nabywcy: taka sama struktura jak sprzedawca.
Pozycje: każda pozycja wymaga opisu, ilości, ceny jednostkowej (netto), stawki i kategorii VAT oraz sumy pozycji. Jednostki miary według UN/ECE Zalecenie 20: „HUR" dla godzin, „DAY" dla dni, „C62" dla sztuk.
Podsumowanie VAT: dla każdej odrębnej stawki podajesz podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę i kod kategorii. Standardowy VAT to „S", odwrotne obciążenie to „AE".
Sumy: suma wszystkich pozycji (netto), łączna kwota VAT i suma brutto z VAT.
Informacje o płatności: kod środka płatności (30 dla przelewu bankowego, 58 dla SEPA), IBAN i opcjonalnie BIC.
Struktura XML
Osadzony XML stosuje format Cross Industry Invoice (CII) z UN/CEFACT. Dzieli się na trzy główne bloki: ExchangedDocumentContext (identyfikacja profilu), ExchangedDocument (metadane faktury) i SupplyChainTradeTransaction (strony handlowe, pozycje, obliczenia podatkowe i sumy).
Nie musisz pisać tego XML ręcznie. Narzędzia do fakturowania obsługujące Factur-X generują go automatycznie.
Jak działa osadzanie w PDF
Faktura Factur-X to nie jest PDF z plikiem XML obok. XML jest osadzony wewnątrz PDF jako załącznik, zgodnie ze standardem PDF/A-3. To czyni go prawdziwym dokumentem hybrydowym: jeden plik, dwie reprezentacje.
PDF musi spełniać PDF/A-3b. Osadzony plik XML zawsze nosi nazwę factur-x.xml i jest dołączony z AFRelationship „Alternative".
Częste błędy
Zły identyfikator profilu. Dla zgodności z EN 16931 identyfikator musi wynosić urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931.
Nieprawidłowe kody kategorii VAT. Standardowy VAT to „S", zwolniony to „E", odwrotne obciążenie to „AE", stawka zerowa to „Z".
Niespójne sumy. Suma pozycji musi być równa podstawie opodatkowania. Nawet różnica jednego grosza powoduje błąd walidacji.
Brak adresu elektronicznego. EN 16931 wymaga adresu elektronicznego dla obu stron.
Zły kod schematu rejestracji. Kod schematu musi być prawidłowym kodem ISO 6523 ICD. Polska używa 0223, Niemcy 0204, Francja 0002.
Walidacja faktury
Przed wysłaniem faktury Factur-X przepuść ją przez walidator. ecosio oferuje walidator online na ecosio.com. Walidatory sprawdzają XML, nie PDF, więc najpierw wyodrębnij osadzony plik factur-x.xml.
Jak Facturwise to obsługuje
Facturwise automatycznie generuje faktury zgodne z Factur-X. System buduje CII-XML z danych faktury, osadza go w dokumencie PDF/A-3 z odpowiednimi metadanymi i dostarcza jeden plik, który jest zarówno czytelny, jak i możliwy do automatycznego przetworzenia.
XML jest zgodny z profilem EN 16931. Nie musisz niczego konfigurować. Wypełnij fakturę jak zwykle, a warstwa zgodności działa w tle.
Facturwise to narzędzie do fakturowania stworzone dla freelancerów i małych firm w Europie. Każda faktura zawiera osadzony XML Factur-X na poziomie EN 16931. Utwórz swoją pierwszą fakturę za darmo.