UE przyspiesza z e-fakturowaniem
E-fakturowanie nie jest już opcjonalne w dużej części Europy. To, co zaczęło się od mandatów dla zamówień publicznych (B2G), rozszerza się teraz szybko na transakcje B2B. Kilka państw członkowskich UE wprowadza lub już wprowadziło obowiązkowe e-fakturowanie między firmami prywatnymi — terminy rozłożone są od 2025 do 2028 roku.
Jeśli jesteś freelancerem lub właścicielem małej firmy w UE, ten artykuł jest Twoim kompendium.
Ramy ogólnounijne
Dyrektywa UE 2014/55/UE wymaga od wszystkich organów publicznych w UE akceptowania e-faktur. Obowiązuje od 2019, dotyczy wyłącznie B2G.
ViDA (VAT w erze cyfrowej) to inicjatywa UE, która stworzy ramy dla obowiązkowego e-fakturowania B2B i cyfrowego raportowania.
EN 16931 to europejska norma definiująca model danych e-faktur.
Niemcy
B2G: Obowiązkowe od listopada 2020 via platforma ZRE.
Harmonogram B2B:
- 1 stycznia 2025: Wszystkie firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury w formacie EN 16931.
- 1 stycznia 2027: Firmy z rocznym przychodem powyżej 800 000 € muszą wysyłać e-faktury.
- 1 stycznia 2028: Wszystkie pozostałe firmy muszą wysyłać e-faktury.
Akceptowane formaty: ZUGFeRD (profil EN 16931 lub wyższy), XRechnung, każdy format zgodny z EN 16931.
Francja
B2G: Obowiązkowe od 2020 via Chorus Pro.
Harmonogram B2B:
- 1 września 2026: Duże przedsiębiorstwa.
- 1 września 2027: Średnie przedsiębiorstwa (ETI) i MŚP (PME).
- 1 września 2028: Mikroprzedsiębiorstwa.
Infrastruktura: Sieć certyfikowanych platform PDP.
Akceptowane formaty: Factur-X, UBL i CII.
Uwaga: Francja wielokrotnie rewidowała ten harmonogram od pierwotnej daty startu w 2024 roku. Powyższe daty odzwierciedlają najnowszy oficjalny harmonogram, ale dalsze korekty są możliwe. Sprawdź na stronie francuskiego urzędu skarbowego (DGFiP) najnowsze informacje.
Włochy
Obowiązkowe e-fakturowanie B2B od stycznia 2019.
Infrastruktura: Wszystkie faktury przez SDI w formacie FatturaPA. Od stycznia 2024 włącznie z mikroprzedsiębiorstwami.
Hiszpania
Harmonogram B2B:
- 2026 (oczekiwany): Firmy z rocznym przychodem powyżej 8 mln €.
- 2027 (oczekiwany): Wszystkie pozostałe firmy.
Belgia
Harmonogram B2B:
- 1 stycznia 2026: Obowiązkowe e-fakturowanie B2B dla wszystkich firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
Infrastruktura: Peppol jest główną siecią dostarczania.
Polska
Harmonogram B2B:
- 1 lutego 2026: Obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw (roczny przychód powyżej 200 mln PLN).
- 1 kwietnia 2026: Obowiązkowe dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Infrastruktura: Platforma KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Co to oznacza dla Ciebie: Jeśli prowadzisz działalność w Polsce, musisz zaplanować integrację z KSeF. To wymóg specyficzny dla platformy, podobny do włoskiego SDI.
Holandia
B2G: Obowiązkowe od 2017 via Peppol.
B2B: Brak obecnego mandatu, ale szeroka dobrowolna adopcja Peppol.
Skandynawia (Szwecja, Dania, Norwegia, Finlandia)
B2G: Obowiązkowe we wszystkich krajach nordyckich via Peppol.
B2B: Brak uniwersalnego mandatu krajowego, ale Peppol dobrowolnie szeroko stosowany.
Słowacja
B2G: E-fakturowanie dla zamówień publicznych działa.
B2B: Brak ustalonego harmonogramu, oczekiwane dostosowanie do ViDA.
Tabela podsumowująca
| Kraj | Mandat B2G | Początek B2B | B2B pełne | Format / Platforma |
|---|---|---|---|---|
| Niemcy | 2020 | Sty 2025 (odbiór) | Sty 2028 (wszyscy wysyłają) | ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931 |
| Francja | 2020 | Wrz 2026 (duże) | Wrz 2028 (mikro) | Factur-X, UBL, CII via PDP |
| Włochy | 2014 | Sty 2019 (wszystkie) | Już aktywne | FatturaPA via SDI |
| Hiszpania | Aktywne | 2026 (oczekiwany) | 2027 (oczekiwany) | TBD (EN 16931 oczekiwany) |
| Belgia | Aktywne | Sty 2026 | Sty 2026 (wszystkie) | Peppol BIS Billing 3.0 |
| Polska | Aktywne | Lut 2026 (duże) | Kwi 2026 (wszystkie) | KSeF format krajowy |
| Holandia | 2017 | Brak mandatu | — | Peppol (dobrowolny) |
| Szwecja | Aktywne | Brak mandatu | — | Peppol (dobrowolny) |
| Dania | Aktywne | Brak mandatu | — | Peppol (dobrowolny) |
| Słowacja | Aktywne | Brak mandatu | — | EN 16931 (oczekiwany) |
Co powinieneś zrobić teraz?
1. Zacznij generować faktury zgodne z EN 16931 już dziś.
2. Znaj harmonogram swojego kraju. Sprawdź tabelę powyżej.
3. Wybierz odpowiedni format. Dla większości faktur B2B wystarcza Factur-X/ZUGFeRD. Dla organów rządowych lub rynków Peppol (Belgia, Skandynawia), zaplanuj dostęp do Peppol.
4. Używaj narzędzia, które automatyzuje compliance.
Jak Facturwise Cię przygotowuje
Facturwise automatycznie generuje faktury zgodne z Factur-X na profilu EN 16931. Każda faktura i nota kredytowa zawiera osadzony CII XML z wszystkimi wymaganymi polami, prawidłową strukturą PDF/A-3 i poprawnymi metadanymi. Już teraz spełniasz wymagania, które wiele krajów wdraża w latach 2025–2028.
Terminy się zbliżają, ale osiągnięcie zgodności nie musi być skomplikowane. Facturwise automatycznie generuje faktury Factur-X zgodne z EN 16931 — więc jesteś gotowy, niezależnie czy Twój obowiązek zaczyna się w 2026, 2027 czy 2028. Zacznij tworzyć zgodne faktury już dziś.