ZUGFeRD es el formato híbrido de factura electrónica de Alemania y uno de los dos formatos oficialmente reconocidos para las transacciones B2B nacionales en el marco de la obligación alemana de factura electrónica, introducida con la Wachstumschancengesetz (la ley alemana de oportunidades de crecimiento) en marzo de 2024. En alemán, ZUGFeRD se denomina a menudo E-Rechnung, el término general para factura electrónica, aunque ZUGFeRD se refiere específicamente al formato híbrido que combina un PDF legible por personas con un archivo XML legible por máquina. Si tu empresa española factura a clientes empresariales alemanes o recibe facturas de proveedores alemanes, ZUGFeRD es el formato que tarde o temprano te pedirán. Esta guía explica qué es ZUGFeRD, cómo funciona técnicamente la estructura híbrida, qué significan los seis perfiles de datos en la práctica, cuál es la diferencia entre ZUGFeRD y XRechnung, por qué ZUGFeRD y Factur-X son técnicamente idénticos, qué cambió en la versión 2.4, qué exige la obligación alemana de factura electrónica y cuándo, y cómo crear facturas ZUGFeRD sin un sistema ERP. A lo largo del camino, vemos específicamente qué significa todo esto para una empresa española que vende a clientes en Alemania.
Qué es ZUGFeRD
ZUGFeRD son las siglas de Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, que traducido libremente significa la guía de usuario central del foro alemán para la factura electrónica. Es un formato híbrido de factura electrónica que combina un archivo XML legible por máquina con un documento PDF/A-3 legible por personas en un único archivo. El formato fue desarrollado por el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), constituido el 31 de marzo de 2010 en Berlín con la participación de ministerios federales y de los estados alemanes, la cancillería federal y destacadas organizaciones empresariales. La primera versión de ZUGFeRD se publicó en junio de 2014.
La palabra híbrido es la clave para entender qué distingue a ZUGFeRD tanto de una factura PDF normal como de un formato XML puro como XRechnung. Una factura ZUGFeRD es un único archivo que contiene dos representaciones completas y simultáneas de la misma factura. La primera capa es un PDF normal que cualquier persona puede abrir, leer, imprimir y procesar visualmente, igual que cualquier otra factura. La segunda capa es un archivo XML estructurado, incrustado en ese PDF, que contiene todos los campos de datos de la factura en un formato que el software de contabilidad, los sistemas ERP y los procesos de tratamiento automatizado pueden leer y contabilizar sin intervención humana.
Ambas capas están en un mismo archivo. Ninguna sustituye a la otra. El PDF no es una envoltura del XML, y el XML no es un resumen del PDF. Son dos representaciones completas de la misma operación comercial en el mismo documento. Este enfoque híbrido se diseñó deliberadamente para la realidad del tejido empresarial alemán: no toda empresa dispone de un sistema totalmente automatizado para las facturas entrantes, y no todo proveedor puede garantizar que los sistemas de su cliente estén preparados para el tratamiento de XML puro. Con ZUGFeRD, el destinatario siempre puede abrir el PDF y procesarlo manualmente si es necesario, mientras que su software extrae el XML automáticamente si tiene esa capacidad. El mismo archivo cubre ambos casos sin modificación.
Un punto jurídico importante, confirmado por el Ministerio de Hacienda alemán (Bundesministerium der Finanzen, BMF): si existe una discrepancia entre los datos de la capa XML y los datos de la capa PDF legible por personas de una factura ZUGFeRD, el contenido del XML es el jurídicamente determinante a efectos del IVA, incluida la deducción del IVA soportado. El PDF es la representación legible, pero el XML es la factura jurídicamente vinculante a efectos fiscales.
La arquitectura técnica de una factura ZUGFeRD
La estructura XML de una factura ZUGFeRD se basa en la norma internacional UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). El contenedor es la norma ISO PDF/A-3. La versión actual, ZUGFeRD 2.4, se basa en UN/CEFACT CII D22B y es totalmente compatible con versiones anteriores hasta D16B.
PDF/A-3 es una variante de archivo específica de la norma PDF, publicada por la ISO. Está diseñada para la conservación de documentos a largo plazo y permite incrustar archivos adjuntos arbitrarios en el contenedor PDF, incluidos archivos XML. Ese es precisamente el mecanismo que hace posible el formato híbrido. Un PDF normal no puede incrustar datos estructurados de forma que un software conforme pueda extraerlos de manera coherente. PDF/A-3 ofrece un método definido y normalizado para adjuntar el archivo XML de modo que cualquier aplicación conforme sepa exactamente dónde encontrarlo y cómo procesarlo.
El archivo XML incrustado en una factura ZUGFeRD se llama zugferd-invoice.xml. Ese nombre de archivo distingue una factura ZUGFeRD de una factura Factur-X técnicamente idéntica, en la que el archivo incrustado se llama factur-x.xml. El esquema XML subyacente, el modelo de datos y los perfiles son comunes a ambos formatos.
El XML implementa el modelo de datos semántico definido en EN 16931, la norma europea para la factura electrónica, publicada por el Comité Europeo de Normalización (CEN) y de aplicación obligatoria en virtud de la Directiva de la UE 2014/55/UE. EN 16931 establece qué datos debe contener una factura electrónica europea conforme, con independencia del formato de archivo o la sintaxis que se utilice para representarlos. ZUGFeRD implementa EN 16931 mediante la sintaxis CII dentro de un contenedor PDF/A-3. Por eso una factura ZUGFeRD es a la vez un PDF normal, un documento UN/CEFACT CII y una factura electrónica estructurada conforme con EN 16931. Puedes leer más sobre la propia norma europea en nuestra explicación de EN 16931.
Los seis perfiles de ZUGFeRD
ZUGFeRD define seis perfiles de datos. Cinco los comparte con Factur-X: MINIMUM, BASIC WL (Without Lines, es decir, sin líneas de factura), BASIC, EN 16931 (también llamado COMFORT) y EXTENDED. El sexto es XRECHNUNG, un perfil de referencia específico de ZUGFeRD que incrusta datos conformes con XRechnung en el contenedor híbrido PDF/XML.
Los perfiles determinan cuántos datos estructurados hay en el XML incrustado. La capa PDF visible tiene el mismo aspecto sea cual sea el perfil elegido. Lo que cambia entre perfiles es la cantidad de información legible por máquina que el software del destinatario puede extraer automáticamente.
MINIMUM contiene solo los datos esenciales de identificación en el XML: número de factura, fecha de factura, identificación del vendedor y del comprador, código de moneda e importes totales a nivel de documento, incluidos el neto, el IVA y el bruto. No hay líneas de factura en el XML de MINIMUM. MINIMUM no es conforme con EN 16931 y no es una factura electrónica válida según la normativa alemana del IVA. En Alemania, MINIMUM funciona únicamente como ayuda contable (Buchungshilfe), no como factura electrónica jurídicamente válida según el §14 UStG. Enviar una factura ZUGFeRD en el perfil MINIMUM a un cliente B2B alemán no cumple la obligación de factura electrónica en el marco de la Wachstumschancengesetz.
BASIC WL, donde WL significa Without Lines, añade datos más completos a nivel de cabecera, incluidas las condiciones de pago y los desgloses de IVA a nivel de cabecera, pero sigue sin contener datos estructurados de líneas de factura en el XML. Al igual que MINIMUM, BASIC WL no es conforme con EN 16931 y en la normativa alemana también vale solo como ayuda contable, no como factura electrónica válida según el §14 UStG.
BASIC añade datos completos de las líneas de factura a la estructura XML, incluidos los identificadores de línea, las cantidades, los importes netos de línea, los precios unitarios, la categoría de IVA por línea y las descripciones de los artículos. Con BASIC, el software de contabilidad del destinatario puede extraer las líneas individuales del XML y contabilizarlas sin reintroducción manual. BASIC no es plenamente conforme con EN 16931, porque omite determinados campos opcionales de EN 16931.
EN 16931, que ZUGFeRD llama COMFORT, es el perfil de ZUGFeRD que implementa el modelo de datos completo de EN 16931 y es plenamente conforme con EN 16931. Es la opción jurídicamente válida para la factura electrónica B2B alemana en el marco de la Wachstumschancengesetz. El perfil contiene todos los campos obligatorios y condicionales de la norma europea, incluidos los descuentos y recargos a nivel de documento, las referencias de pedido, la información del periodo de facturación y el desglose completo del IVA tanto a nivel de línea como de documento. EN 16931 es el perfil recomendado para la facturación B2B alemana, porque cumple plenamente los requisitos legales y garantiza la interoperabilidad con cualquier sistema compatible con EN 16931 de la UE.
EXTENDED contiene todos los datos de EN 16931 más campos adicionales para requisitos sectoriales específicos. En ZUGFeRD 2.4, el perfil EXTENDED se amplió con sublíneas fiscalmente conformes, que permiten representar estructuras de líneas agrupadas como kits, paquetes y artículos compuestos, en las que los componentes individuales se enumeran bajo una línea principal, cada uno con su propia clasificación de IVA. EXTENDED es relevante sobre todo para empresas de fabricación, construcción, comercio y logística cuyas facturas deben incluir datos de producto y de entrega detallados que van más allá del núcleo de EN 16931. Para la mayoría de los autónomos, las empresas de servicios y las pymes, EXTENDED no aporta ninguna ventaja práctica frente a EN 16931.
XRECHNUNG es un perfil de referencia específico de ZUGFeRD. Incrusta datos XML conformes con XRechnung en el contenedor híbrido PDF/XML. Esto significa que el XML estructurado supera las reglas de validación de XRechnung, al tiempo que sigue proporcionando un PDF legible por personas para los destinatarios que no pueden procesar XML puro. Las facturas ZUGFeRD en el perfil XRECHNUNG pueden presentarse ante las autoridades públicas alemanas que exigen XRechnung y, al mismo tiempo, pueden leerse como un PDF normal. Esto hace que el perfil sea especialmente útil para las empresas que facturan tanto a clientes B2B (que prefieren ZUGFeRD) como a autoridades públicas (que exigen XRechnung) desde un único flujo de trabajo.
Una nota jurídica importante para las empresas que facturan en Alemania: solo los perfiles EN 16931 (COMFORT), EXTENDED y XRECHNUNG producen una factura electrónica jurídicamente válida en el sentido alemán. Las facturas ZUGFeRD en los perfiles MINIMUM, BASIC WL y BASIC no son facturas electrónicas válidas según el §14 UStG y no cumplen la obligación en el marco de la Wachstumschancengesetz. En nuestra guía práctica para crear una factura conforme Factur-X / ZUGFeRD encontrarás una explicación paso a paso de qué hace que un archivo ZUGFeRD sea técnicamente conforme y cómo se genera el XML incrustado.
ZUGFeRD frente a XRechnung: cuál es la diferencia
ZUGFeRD y XRechnung son ambos formatos de factura electrónica oficialmente reconocidos para las transacciones B2B y B2G alemanas en el marco de la Wachstumschancengesetz, y ambos implementan EN 16931. Las diferencias son estructurales y prácticas más que jurídicas.
ZUGFeRD es un formato híbrido: un PDF con XML incrustado. Ambas capas están en un único archivo. El destinatario lee el PDF visualmente y su software procesa el XML. El PDF siempre está disponible como alternativa si el sistema del destinatario no puede procesar el XML automáticamente. XRechnung es un formato XML puro sin capa PDF legible por personas. Contiene únicamente datos estructurados y está diseñado exclusivamente para el procesamiento entre máquinas. Sin software específico, una factura XRechnung no puede ser leída por una persona.
Para las transacciones B2B alemanas entre empresas privadas, ambos formatos cumplen el requisito legal. ZUGFeRD suele preferirse para B2B, porque el formato híbrido reduce las barreras durante el periodo de transición, mientras no todas las empresas alemanas disponen de tratamiento automatizado de XML. Para las transacciones B2G alemanas, las facturas dirigidas a las autoridades federales deben presentarse como XRechnung y enviarse a través del portal público correcto con el número de enrutamiento Leitweg-ID del cliente. No obstante, el perfil XRECHNUNG de ZUGFeRD ofrece un punto intermedio práctico: incrusta XML conforme con XRechnung en un PDF legible y combina así la conformidad B2G con la legibilidad para personas.
La facturación B2G con ZUGFeRD se acepta a nivel de estado federado y municipal como alternativa a XRechnung puro, lo que la hace práctica para las empresas que facturan tanto a clientes privados como a autoridades públicas desde un único flujo de trabajo. Una comparación más detallada de los dos formatos, con casos de uso, diferencias de validación y enrutamiento, está en nuestra guía sobre ZUGFeRD frente a XRechnung.
ZUGFeRD y Factur-X: técnicamente idénticos desde 2020
ZUGFeRD y Factur-X, el formato nacional francés de factura electrónica, son técnicamente idénticos. Así es desde que ZUGFeRD 2.1 y Factur-X 1.0 se publicaron conjuntamente el 24 de marzo de 2020 por FeRD y FNFE-MPE. Antes de eso, ZUGFeRD 2.0, de marzo de 2019, era en gran medida compatible, pero presentaba pequeñas diferencias. A partir de la versión 2.1, ambos formatos comparten el mismo esquema XML basado en UN/CEFACT CII, los mismos cinco perfiles principales y la misma estructura de contenedor PDF/A-3.
Las únicas diferencias entre una factura ZUGFeRD y una factura Factur-X son el nombre del archivo XML incrustado (zugferd-invoice.xml frente a factur-x.xml) y el nombre de marca. ZUGFeRD añade el perfil de referencia XRECHNUNG, específico de Alemania. Francia añade el perfil de referencia EXTENDED-CTC-FR para su reforma B2B, que es un subconjunto del perfil EXTENDED.
Esta identidad técnica tiene una consecuencia muy práctica para las empresas que facturan tanto a clientes alemanes como franceses. El mismo software de facturación que genera ZUGFeRD 2.4 para clientes B2B alemanes genera también Factur-X 1.0.8 para clientes B2B franceses. El esquema XML es idéntico y la única adaptación es el nombre del archivo XML incrustado. Si además de clientes alemanes tienes clientes franceses, un solo formato cubre ambos mercados sin herramientas separadas. Encontrarás más sobre la parte francesa, incluido el mandato de septiembre de 2026 y las plataformas PDP certificadas, en nuestra guía completa sobre Factur-X y la factura electrónica en Francia.
Qué cambió en ZUGFeRD 2.4
FeRD y FNFE-MPE publicaron ZUGFeRD 2.4 y Factur-X 1.0.8 el 4 de diciembre de 2025. La nueva versión entró en vigor el 15 de enero de 2026. La actualización respondió a dos necesidades paralelas.
La primera fue la adaptación a la actualización semestral de la especificación EN 16931. La base del esquema XML se trasladó de UN/CEFACT CII D16B a D22B para corresponderse con mayor precisión con EN 16931. La actualización también introdujo tolerancias de redondeo que permiten imprecisiones de redondeo admisibles, de modo que las pequeñas desviaciones en los importes de IVA calculados ya no se tratan como errores de validación. Es importante señalar que el contenido de las facturas no cambia. Los importes, el IVA, las líneas y los campos obligatorios siguen siendo los mismos. El cambio se sitúa exclusivamente en el nivel de la estructura técnica del XML, y la versión sigue siendo totalmente compatible con ZUGFeRD 2.3.
La segunda necesidad fue dar soporte a estructuras de factura complejas para las implementaciones de los mandatos alemán y francés. El perfil EXTENDED se amplió con sublíneas fiscalmente conformes, que permiten incluir líneas de producto agrupadas como kits, paquetes y artículos compuestos, en las que los componentes individuales necesitan cada uno su propia clasificación de IVA. Cada sublínea incluye ahora una indicación clara de si es relevante a efectos del IVA. La especificación también se actualizó para abordar aspectos fiscales que el BMF planteó en su comunicación del 15 de octubre de 2025 sobre los requisitos de la factura electrónica B2B.
Las implementaciones existentes no necesitan reconstruirse, pero conviene confirmar que el software de facturación genera facturas conformes con el esquema de la versión 2.4 para las facturas con fecha a partir del 15 de enero de 2026.
ZUGFeRD y la obligación alemana de factura electrónica: el calendario completo 2025-2028
ZUGFeRD es uno de los dos formatos oficialmente reconocidos en el marco de la obligación alemana de factura electrónica, junto con XRechnung. La reforma se estableció con la Wachstumschancengesetz, aprobada por el Consejo Federal alemán (Bundesrat) el 22 de marzo de 2024. El mandato modificó el §14 de la ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz, UStG) y define qué constituye una factura electrónica válida y a partir de cuándo es obligatoria por ley. La obligación se aplica a las transacciones B2B nacionales entre empresas sujetas al IVA establecidas en Alemania. No se aplica a las transacciones B2C, a las operaciones exentas de IVA según el §4 UStG, a las facturas de menos de 250 euros, a los billetes de transporte de viajeros ni a las transacciones transfronterizas.
1 de enero de 2025: Todas las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas en formatos conformes con EN 16931, incluido ZUGFeRD. Es la obligación de recepción. Una empresa no puede rechazar una factura electrónica conforme de un proveedor. Durante 2025 y 2026, la emisión de facturas electrónicas sigue siendo opcional para la mayoría de las empresas, y las facturas en papel o en PDF siguen permitidas si el destinatario lo acepta.
1 de enero de 2027: Las empresas con un volumen de negocio anual superior a 800.000 euros en el año anterior deben emitir facturas electrónicas estructuradas para todas las transacciones B2B nacionales incluidas en el ámbito de aplicación. Las facturas en papel y en PDF ya no se permiten para estas empresas. Los formatos reconocidos son XRechnung, ZUGFeRD a partir del perfil EN 16931 y otras sintaxis conformes con EN 16931.
1 de enero de 2028: Todas las demás empresas, con independencia de su volumen de negocio, deben emitir facturas electrónicas estructuradas para las transacciones B2B nacionales incluidas en el ámbito de aplicación. Las únicas empresas exentas de la obligación de emisión son las acogidas a la Kleinunternehmerregelung (el régimen de pequeñas empresas según el §19 UStG), que desde 2025 se aplica a las empresas con un volumen de negocio neto no superior a 25.000 euros en el año anterior y no superior a 100.000 euros en el año en curso.
Alemania aplica un modelo de control posterior. No existe una plataforma estatal central por la que deban pasar las facturas B2B. Compradores y proveedores intercambian las facturas directamente a través de canales acordados como Peppol, el correo electrónico, EDI o portales específicos. La administración tributaria no recibe por defecto una copia en tiempo real, pero puede solicitar las facturas durante una inspección. Esto diferencia fundamentalmente a Alemania de Francia, que a partir de septiembre de 2026 exige que todas las facturas B2B nacionales pasen por una plataforma PDP certificada.
El plazo de conservación de las facturas electrónicas en Alemania se redujo de diez a ocho años mediante la cuarta ley alemana de reducción de burocracia (Bürokratieentlastungsgesetz IV), con efecto desde enero de 2025. Las facturas electrónicas deben conservarse durante todo ese periodo en su formato electrónico original, garantizando la autenticidad, la integridad, la legibilidad y la legibilidad por máquina conforme a los requisitos alemanes GoBD.
ZUGFeRD para el sector público alemán: portales federales y de los estados
Para las facturas dirigidas a las autoridades públicas alemanas (B2G), la obligación de factura electrónica existe desde hace más tiempo que para B2B. La Directiva de la UE 2014/55/UE obligó a todas las autoridades de la UE a aceptar facturas electrónicas conformes con EN 16931 a más tardar en abril de 2020. Alemania lo aplicó mediante una combinación de plataformas a nivel federal y de los estados.
A nivel federal, la ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) y el portal OZG-RE son los canales de presentación de facturas a los ministerios y organismos federales. XRechnung es el formato exigido para las presentaciones B2G a nivel federal. El Leitweg-ID es un número de enrutamiento que el cliente facilita para garantizar que la factura llegue al departamento correcto dentro de la infraestructura descentralizada de facturación del sector público alemán. Los proveedores deben solicitar el Leitweg-ID a su cliente del sector público antes de presentar una factura.
A nivel de estado federado y municipal, cada uno de los dieciséis estados alemanes tiene su propia legislación de factura electrónica y su propio portal. La mayoría de los mandatos a nivel de estado se han implantado entre 2020 y 2022, aunque la aplicación varía según el estado. ZUGFeRD se acepta por lo general a nivel de estado y municipal como alternativa a XRechnung puro.
Crear facturas ZUGFeRD sin un sistema ERP
Para crear una factura ZUGFeRD o generar resultados conformes con ZUGFeRD desde cero, necesitas un software de facturación específico que produzca el contenedor PDF/A-3 con un archivo XML correctamente incrustado y válido según el esquema. El software ZUGFeRD adecuado genera ambas capas automáticamente a partir de los datos de tu factura, gestiona correctamente los metadatos XMP y valida el resultado antes de ponerlo a disposición para su descarga. Las facturas ZUGFeRD no pueden crearse con herramientas PDF habituales, Word, Google Docs ni software de facturación genérico que solo produzca resultados en PDF.
Para los autónomos y trabajadores por cuenta propia que facturan a clientes alemanes, ZUGFeRD en el perfil EN 16931 es el formato recomendado. Crear una factura ZUGFeRD sin un sistema ERP es sencillo con cualquier herramienta de facturación que incluya la generación de ZUGFeRD como función integrada. Para los usuarios de ERP cuyo sistema no genera facturas ZUGFeRD de salida conformes, una herramienta de facturación independiente que produzca resultados ZUGFeRD conformes puede funcionar junto al ERP sin necesidad de integración. El ERP sigue ocupándose de la contabilidad, las compras y los informes. La herramienta independiente se ocupa de las facturas de salida conformes. Encontrarás más sobre esta carencia de los ERP y cómo resolverla en nuestra guía sobre la carencia de los ERP en las facturas electrónicas de salida.
El proyecto Mustang y Valitool son herramientas de código abierto muy utilizadas para la generación y la validación local de ZUGFeRD. FeRD pone a disposición de forma gratuita los esquemas XSD y los artefactos Schematron oficiales de todos los perfiles en ferd-net.de.
Para quienes no hablan alemán y necesitan crear o leer facturas ZUGFeRD en inglés, nuestra guía de ZUGFeRD para no germanohablantes describe el procedimiento práctico.
Validación de facturas ZUGFeRD
La validación de ZUGFeRD se realiza en tres niveles: el nivel del archivo PDF/A-3, el nivel del esquema XML y el nivel de las reglas de negocio.
A nivel de archivo, el PDF debe cumplir la norma PDF/A-3. Herramientas como veraPDF validan esto. Un PDF que no es conforme con PDF/A-3 no es un documento ZUGFeRD válido, aunque el XML incrustado sea perfecto.
A nivel de esquema XML, el XML incrustado debe estar bien formado y ser válido frente al esquema XSD del perfil declarado. ZUGFeRD proporciona, para cada perfil, un esquema XSD y artefactos Schematron (el perfil XRECHNUNG utiliza los artefactos de validación de XRechnung). El perfil declarado en los metadatos XMP del PDF debe coincidir con el contenido real del XML. Si una factura se declara como perfil EN 16931 pero el XML no contiene líneas de factura, la validación Schematron la rechazará.
A nivel de reglas de negocio, las reglas Schematron comprueban condiciones que el XSD no puede imponer, por ejemplo si los importes totales de IVA coinciden correctamente con la suma de los importes de IVA de las líneas, si un código de exención de IVA va acompañado de un texto explicativo, y si están presentes todos los campos exigidos para el perfil declarado y el escenario fiscal. Los errores de validación de ZUGFeRD más frecuentes son las discrepancias aritméticas en los importes de IVA (reglas de negocio BR-CO-10, BR-CO-15, BR-CO-16), los campos obligatorios ausentes (BR-05, BR-15) y los códigos de categoría de IVA incorrectos (BR-S-05, BR-Z-05, BR-AE-05).
Mustang Validator y Valitool son validadores de ZUGFeRD de código abierto y gratuitos muy utilizados. Para validar una factura ZUGFeRD frente a EN 16931, sube el archivo a una de las herramientas y comprueba si hay errores de XSD y de Schematron antes de enviarla a los clientes o presentarla en un portal. El validador de Facturwise es una alternativa gratuita en el navegador que acepta cualquier PDF o XML y genera al instante un informe de conformidad, sin cuenta. Una explicación más detallada de cada nivel de validación, los códigos de error más frecuentes y cómo corregirlos está en nuestra guía de validación de Factur-X / ZUGFeRD.
ZUGFeRD y la facturación transfronteriza
Esto es lo más importante para una empresa española. La obligación alemana de factura electrónica se aplica a las empresas establecidas en Alemania. Una empresa española no está establecida en Alemania y, por tanto, no está sujeta al mandato. Pero tu cliente empresarial alemán sí lo está. Las empresas alemanas deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas desde enero de 2025 y, a partir de 2027 o 2028, deben emitirlas ellas mismas. En la práctica, esto significa que los clientes alemanes te pedirán cada vez más ZUGFeRD, porque el formato encaja directamente en su procesamiento automatizado de facturas entrantes. Por tanto, ZUGFeRD se refiere a la parte alemana de tu facturación.
Para tu facturación nacional en España no utilizas ZUGFeRD. España emplea el formato Facturae para la facturación al sector público a través de la plataforma FACe, donde la factura electrónica es obligatoria para las administraciones públicas desde 2015. Además, España está implantando una obligación de factura electrónica entre empresas en el marco de la ley Crea y Crece; la fecha de entrada en vigor depende del reglamento de desarrollo y se aplicará de forma escalonada según el volumen de negocio de la empresa. ZUGFeRD no es un formato español: para tus facturas nacionales utilizas Facturae, y ZUGFeRD lo usas específicamente para tus clientes alemanes. Son formatos diferentes, y una factura Facturae no satisface la necesidad de un cliente alemán de recibir una factura ZUGFeRD.
Si facturas a clientes empresariales franceses, ZUGFeRD y Factur-X son técnicamente idénticos, de modo que una factura ZUGFeRD 2.4 en el perfil EN 16931 es al mismo tiempo una factura Factur-X 1.0.8 válida. La única diferencia es el nombre del archivo XML incrustado. Para clientes en Bélgica y los Países Bajos, ZUGFeRD no es el formato adecuado: ambos países utilizan Peppol BIS 3.0 a través de la red Peppol. Tanto ZUGFeRD como Peppol BIS 3.0 implementan EN 16931, por lo que los datos de la factura son los mismos; lo que cambia de un país a otro es el formato de archivo y la red de envío. La comparación completa está en nuestra guía sobre Factur-X y Peppol.
Una sola herramienta de facturación que admita todos los formatos importantes de la UE, es decir, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung y Peppol BIS 3.0, cubre Alemania, Francia, Bélgica y los Países Bajos desde una única cuenta, sin necesidad de herramientas separadas para cada mercado.
Lista de comprobación para la conformidad con ZUGFeRD
Confirma que tu software de facturación genera ZUGFeRD 2.4 en el perfil EN 16931 o superior. Comprueba que el nombre del archivo XML incrustado es zugferd-invoice.xml y que los metadatos XMP declaran correctamente el nivel de conformidad. Asegúrate de que los datos del XML y los datos visibles en el PDF coinciden, ya que el XML es el determinante a efectos del IVA en caso de cualquier discrepancia. Valida al menos una factura de prueba con Mustang Validator, Valitool o el validador de Facturwise gratuito antes de enviarla a los clientes. Si facturas a autoridades públicas alemanas, aclara si el cliente exige XRechnung a través de ZRE u OZG-RE o si se acepta el perfil XRECHNUNG de ZUGFeRD, y solicita el Leitweg-ID al cliente del sector público antes de presentar la factura. Conserva las facturas ZUGFeRD en su formato electrónico original durante al menos ocho años para cumplir los requisitos de archivo GoBD alemanes.
Preguntas frecuentes sobre ZUGFeRD y la factura electrónica
¿Qué es ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) es el formato híbrido de factura electrónica de Alemania. Combina un documento PDF/A-3 legible por personas con un archivo XML legible por máquina en un único archivo. Ambas capas contienen los mismos datos de la factura: el PDF para la revisión visual y el XML para el procesamiento automático en software de contabilidad y sistemas ERP. ZUGFeRD implementa la norma europea EN 16931 y es uno de los formatos oficialmente reconocidos en el marco de la obligación alemana de factura electrónica. Está en uso desde junio de 2014 y es técnicamente idéntico al formato francés Factur-X desde la versión 2.1 de marzo de 2020.
¿Es ZUGFeRD obligatorio en Alemania?
Poder recibir ZUGFeRD es obligatorio para todas las empresas alemanas desde el 1 de enero de 2025, lo que significa que toda empresa debe poder procesar las facturas ZUGFeRD entrantes y otras facturas electrónicas conformes con EN 16931. La obligación de emitir ZUGFeRD se aplica desde el 1 de enero de 2027 a las empresas con un volumen de negocio neto superior a 800.000 euros en el año anterior, y desde el 1 de enero de 2028 a todas las demás empresas. Los Kleinunternehmer, empresas con un volumen de negocio neto no superior a 25.000 euros en el año anterior según el §19 UStG, están exentos de la obligación de emisión, pero deben poder recibir facturas electrónicas conformes desde enero de 2025. Una empresa española no está sujeta a la obligación, pero tus clientes alemanes sí.
¿Cuál es la diferencia entre ZUGFeRD y XRechnung?
ZUGFeRD es un formato híbrido que combina un PDF legible por personas y un archivo XML incrustado en un único documento PDF/A-3. XRechnung es XML puro sin capa PDF, está pensado exclusivamente para el procesamiento entre máquinas y no puede leerse visualmente sin software específico. Para las transacciones B2B alemanas entre empresas privadas, ambos formatos son jurídicamente válidos en el marco de la Wachstumschancengesetz. Para las facturas B2G alemanas dirigidas a las autoridades federales, XRechnung es el formato exigido y debe presentarse a través de ZRE u OZG-RE con el Leitweg-ID del cliente. El perfil de referencia XRECHNUNG de ZUGFeRD ofrece un punto intermedio práctico: incrusta XML conforme con XRechnung en un PDF legible y permite así la conformidad B2G manteniendo la legibilidad para personas.
¿Qué perfil de ZUGFeRD debo usar para la facturación B2B en Alemania?
Para la mayoría de las empresas, el perfil EN 16931 (también llamado COMFORT) es la opción estándar correcta. Es el único perfil de ZUGFeRD plenamente conforme con EN 16931 y jurídicamente válido como factura electrónica B2B según la normativa alemana del IVA (§14 UStG). MINIMUM y BASIC WL no son conformes con EN 16931 y en Alemania funcionan solo como ayuda contable, no como facturas electrónicas válidas en el marco de la Wachstumschancengesetz. BASIC incluye líneas de factura, pero tampoco es plenamente conforme con EN 16931. EXTENDED solo es necesario para empresas con estructuras de factura complejas y de varios niveles, como kits, paquetes y productos compuestos. El perfil XRECHNUNG es para empresas que necesitan facturar tanto a clientes B2B alemanes como a autoridades públicas alemanas desde un único flujo de trabajo.
¿ZUGFeRD es lo mismo que Factur-X?
Sí, técnicamente. Desde que ZUGFeRD 2.1 se publicó en marzo de 2020, ZUGFeRD y Factur-X son formatos técnicamente idénticos. Comparten el mismo esquema XML basado en UN/CEFACT CII, los mismos cinco perfiles principales y la misma estructura de contenedor PDF/A-3. Las únicas diferencias son el nombre del archivo XML incrustado, zugferd-invoice.xml para ZUGFeRD y factur-x.xml para Factur-X, y el nombre de marca. ZUGFeRD añade el perfil de referencia XRECHNUNG, específico de Alemania, y Francia añade EXTENDED-CTC-FR para su reforma B2B. Una empresa que ya genera ZUGFeRD 2.4 para clientes alemanes genera con ello el formato técnicamente idéntico a Factur-X 1.0.8 para clientes franceses, sin necesidad de una herramienta independiente.
¿Cómo valido una factura ZUGFeRD?
La validación de ZUGFeRD se realiza en tres niveles. Primero, el PDF debe cumplir la norma PDF/A-3, lo que se comprueba con herramientas como veraPDF. A continuación, el XML incrustado debe superar la validación del esquema XSD del perfil declarado, de modo que todos los campos obligatorios estén presentes y correctamente estructurados. Por último, las reglas de negocio Schematron comprueban que el importe total del IVA coincide con la suma de los importes de las líneas, que los campos obligatorios están cumplimentados y que las categorías de IVA son correctas. Mustang Validator y Valitool son validadores de ZUGFeRD de código abierto y gratuitos muy utilizados para la comprobación local. El validador de Facturwise en facturwise.com/validate también acepta facturas ZUGFeRD y genera al instante un informe de conformidad con EN 16931, sin cuenta y sin coste.
¿Deben los Kleinunternehmer usar ZUGFeRD?
Los Kleinunternehmer, empresas con un volumen de negocio neto no superior a 25.000 euros en el año anterior según el §19 UStG, están exentos de la obligación de emitir facturas electrónicas en el marco de la Wachstumschancengesetz y no necesitan emitir facturas ZUGFeRD. Sin embargo, deben poder recibir ZUGFeRD y otras facturas electrónicas conformes con EN 16931 de sus proveedores desde el 1 de enero de 2025. A partir de 2027 y 2028, los clientes más grandes empezarán a emitir ZUGFeRD de forma obligatoria, y un Kleinunternehmer debe poder recibir y procesar esas facturas, aunque la propia empresa siga exenta de enviarlas.
¿Deben las empresas españolas usar ZUGFeRD?
Las empresas españolas no están sujetas jurídicamente a la obligación alemana de factura electrónica, ya que esa obligación se aplica a las empresas establecidas en Alemania. Pero en cuanto facturas a clientes empresariales alemanes, tu cliente sí está sujeto y debe poder recibir facturas electrónicas estructuradas. En la práctica, los clientes alemanes pedirán cada vez más ZUGFeRD, porque el formato encaja directamente en su procesamiento automatizado de facturas. ZUGFeRD es relevante para la parte alemana de tu facturación. Para tu facturación nacional en España utilizas el formato Facturae, y se está implantando una obligación de factura electrónica B2B en el marco de la ley Crea y Crece. Son formatos distintos para mercados distintos: ZUGFeRD para tus clientes alemanes y Facturae para España.
Crear facturas ZUGFeRD con Facturwise
Facturwise crea automáticamente facturas conformes con ZUGFeRD 2.4 en el perfil EN 16931. Cada factura que creas es un archivo PDF/A-3 totalmente híbrido con el archivo zugferd-invoice.xml estructurado incrustado, listo para cualquier sistema alemán de facturas entrantes, para las autoridades federales a través del perfil XRECHNUNG o para el uso transfronterizo como Factur-X para clientes franceses. Sin configuración XML, sin herramientas separadas, sin pasos adicionales. Crea tu primera factura ZUGFeRD gratis.
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni de cumplimiento normativo. La Wachstumschancengesetz, los detalles de aplicación del §14 UStG, los requisitos de los perfiles de ZUGFeRD y las especificaciones de los formatos reconocidos evolucionan continuamente, y los detalles pueden cambiar tras la publicación. Para las decisiones que afecten a tu empresa, consulta a un asesor fiscal o contable cualificado.