ZUGFeRD is het hybride e-factuurformaat van Duitsland en een van de twee officieel erkende formaten voor binnenlandse B2B-transacties onder de Duitse e-facturatieplicht, die met de Wachstumschancengesetz (de Duitse groeikansenwet) in maart 2024 werd ingevoerd. ZUGFeRD wordt in het Duits vaak E-Rechnung genoemd, het algemene woord voor elektronische factuur, hoewel ZUGFeRD specifiek verwijst naar het hybride formaat dat een door mensen leesbare PDF combineert met een machineleesbaar XML-bestand. Als je als Belgische of Nederlandse onderneming Duitse zakelijke klanten factureert of facturen ontvangt van Duitse leveranciers, is ZUGFeRD het formaat waar je vroeg of laat om gevraagd wordt. Deze gids legt uit wat ZUGFeRD is, hoe de hybride opbouw technisch werkt, wat de zes dataprofielen in de praktijk betekenen, wat het verschil is tussen ZUGFeRD en XRechnung, waarom ZUGFeRD en Factur-X technisch identiek zijn, wat er in versie 2.4 veranderde, wat de Duitse e-facturatieplicht vereist en wanneer, en hoe je ZUGFeRD-facturen maakt zonder ERP-systeem. Onderweg kijken we specifiek naar wat dit betekent voor een onderneming in België of Nederland die aan Duitse klanten verkoopt.
Wat ZUGFeRD is
ZUGFeRD staat voor Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, wat vrij vertaald de centrale gebruikershandleiding van het Duitse forum voor elektronische facturatie betekent. Het is een hybride e-factuurformaat dat een machineleesbaar XML-bestand combineert met een door mensen leesbaar PDF/A-3-document in één bestand. Het formaat werd ontwikkeld door het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), dat op 31 maart 2010 in Berlijn werd opgericht met deelname van Duitse federale en deelstaatministeries, het bureau van de Duitse bondskanselier en toonaangevende bedrijfsorganisaties. De eerste versie van ZUGFeRD verscheen in juni 2014.
Het woord hybride is de sleutel om te begrijpen wat ZUGFeRD onderscheidt van zowel een gewone PDF-factuur als een puur XML-formaat zoals XRechnung. Een ZUGFeRD-factuur is één enkel bestand dat twee volledige en gelijktijdige weergaven van dezelfde factuur bevat. De eerste laag is een gewone PDF die iedereen kan openen, lezen, afdrukken en visueel verwerken, net als elke andere factuur. De tweede laag is een gestructureerd XML-bestand dat in die PDF is ingebed en alle gegevensvelden van de factuur bevat in een formaat dat boekhoudsoftware, ERP-systemen en geautomatiseerde verwerkingsprocessen kunnen uitlezen en boeken zonder menselijke tussenkomst.
Beide lagen bevinden zich in één bestand. Geen van beide vervangt de ander. De PDF is geen verpakking om de XML, en de XML is geen samenvatting van de PDF. Het zijn twee volledige weergaven van dezelfde handelstransactie in hetzelfde document. Deze hybride aanpak is bewust ontworpen voor de realiteit van het Duitse bedrijfsleven: niet elke onderneming beschikt over een volledig geautomatiseerd systeem voor inkomende facturen, en niet elke leverancier kan garanderen dat de systemen van zijn klant klaar zijn voor pure XML-verwerking. Met ZUGFeRD kan de ontvanger de PDF altijd openen en handmatig verwerken indien nodig, terwijl de software van de ontvanger de XML automatisch uitleest als die mogelijkheid er is. Hetzelfde bestand dekt beide situaties zonder aanpassing.
Een belangrijk juridisch punt, bevestigd door het Duitse ministerie van Financiën (Bundesministerium der Finanzen, BMF): als er een verschil bestaat tussen de gegevens in de XML-laag en de gegevens in de door mensen leesbare PDF-laag van een ZUGFeRD-factuur, is de XML-inhoud juridisch doorslaggevend voor btw-doeleinden, inclusief het recht op btw-aftrek. De PDF is de leesbare weergave, maar de XML is de juridisch bindende factuur voor het belastingrecht.
De technische opbouw van een ZUGFeRD-factuur
De XML-structuur in een ZUGFeRD-factuur is gebaseerd op de internationale standaard UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). De container is de ISO-standaard PDF/A-3. De huidige versie, ZUGFeRD 2.4, is gebaseerd op UN/CEFACT CII D22B en is volledig achterwaarts compatibel met D16B.
PDF/A-3 is een specifieke archiefvariant van de PDF-standaard, uitgegeven door de ISO. Ze is ontworpen voor langdurige bewaring van documenten en staat het inbedden van willekeurige bijlagen in de PDF-container toe, waaronder XML-bestanden. Dat is precies het mechanisme dat het hybride formaat mogelijk maakt. Een gewone PDF kan gestructureerde gegevens niet zo betrouwbaar inbedden dat conforme software ze consistent kan uitlezen. PDF/A-3 biedt een gedefinieerde, gestandaardiseerde methode om het XML-bestand zo toe te voegen dat elke conforme toepassing precies weet waar het bestand zich bevindt en hoe het verwerkt moet worden.
Het XML-bestand dat in een ZUGFeRD-factuur is ingebed, heet zugferd-invoice.xml. Die bestandsnaam onderscheidt een ZUGFeRD-factuur van een technisch identieke Factur-X-factuur, waar het ingebedde bestand factur-x.xml heet. Het onderliggende XML-schema, het datamodel en de profielen zijn voor beide formaten gemeenschappelijk.
De XML implementeert het semantische datamodel dat is vastgelegd in EN 16931, de Europese norm voor elektronische facturatie, uitgegeven door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) en verplicht gesteld door de EU-richtlijn 2014/55/EU. EN 16931 bepaalt welke gegevens een conforme Europese e-factuur moet bevatten, ongeacht het bestandsformaat of de syntaxis die wordt gebruikt om ze weer te geven. ZUGFeRD implementeert EN 16931 met behulp van de CII-syntaxis in een PDF/A-3-container. Daarom is een ZUGFeRD-factuur tegelijk een gewone PDF, een UN/CEFACT-CII-document en een EN 16931-conforme gestructureerde e-factuur. Meer over de Europese norm zelf lees je in onze uitleg van EN 16931.
De zes ZUGFeRD-profielen
ZUGFeRD definieert zes dataprofielen. Vijf ervan deelt het met Factur-X: MINIMUM, BASIC WL (Without Lines, oftewel zonder factuurregels), BASIC, EN 16931 (ook COMFORT genoemd) en EXTENDED. Het zesde is XRECHNUNG, een ZUGFeRD-specifiek referentieprofiel dat XRechnung-conforme gegevens in de hybride PDF/XML-container inbedt.
De profielen bepalen hoeveel gestructureerde gegevens er in de ingebedde XML aanwezig zijn. De zichtbare PDF-laag ziet er hetzelfde uit, ongeacht het gekozen profiel. Wat tussen de profielen verandert, is hoeveel machineleesbare informatie de software van de ontvanger automatisch kan uitlezen.
MINIMUM bevat alleen de essentiële identificatiegegevens in de XML: factuurnummer, factuurdatum, identificatie van verkoper en koper, valutacode en totaalbedragen op documentniveau, waaronder netto, btw en bruto. Er zijn geen factuurregels in de MINIMUM-XML. MINIMUM is niet EN 16931-conform en is geen geldige e-factuur volgens het Duitse btw-recht. In Duitsland functioneert MINIMUM alleen als boekhoudhulp (Buchungshilfe), niet als juridisch geldige e-factuur volgens §14 UStG. Een ZUGFeRD-factuur in het MINIMUM-profiel naar een Duitse B2B-klant sturen voldoet niet aan de e-facturatieplicht onder de Wachstumschancengesetz.
BASIC WL, waarbij WL staat voor Without Lines, voegt rijkere gegevens op kopniveau toe, waaronder betalingsvoorwaarden en btw-uitsplitsingen op kopniveau, maar bevat nog steeds geen gestructureerde factuurregelgegevens in de XML. Net als MINIMUM is BASIC WL niet EN 16931-conform en geldt het in het Duitse recht eveneens alleen als boekhoudhulp, niet als geldige e-factuur volgens §14 UStG.
BASIC voegt volledige factuurregelgegevens toe aan de XML-structuur, waaronder regelidentificatoren, aantallen, netto regelbedragen, eenheidsprijzen, btw-categorie per regel en artikelomschrijvingen. Met BASIC kan de boekhoudsoftware van de ontvanger de afzonderlijke factuurregels uit de XML uitlezen en boeken zonder handmatige herinvoer. BASIC is niet volledig EN 16931-conform, omdat het bepaalde optionele EN 16931-velden weglaat.
EN 16931, dat ZUGFeRD COMFORT noemt, is het ZUGFeRD-profiel dat het volledige EN 16931-datamodel implementeert en volledig EN 16931-conform is. Het is de juridisch geldige keuze voor Duitse B2B-e-facturatie onder de Wachstumschancengesetz. Het profiel bevat alle verplichte en voorwaardelijke velden van de Europese norm, waaronder kortingen en toeslagen op documentniveau, orderreferenties, informatie over de afrekenperiode en de volledige btw-uitsplitsing op zowel regel- als documentniveau. EN 16931 is het aanbevolen profiel voor Duitse B2B-facturatie, omdat het volledig voldoet aan de wettelijke eisen en interoperabiliteit garandeert met elk EN 16931-capabel systeem in de EU.
EXTENDED bevat alle EN 16931-gegevens plus extra velden voor sectorspecifieke eisen. In ZUGFeRD 2.4 werd het EXTENDED-profiel uitgebreid met fiscaal conforme subregels, waarmee gegroepeerde regelstructuren zoals kits, bundels en samengestelde artikelen kunnen worden weergegeven, waarbij de afzonderlijke componenten onder een hoofdregel worden vermeld, elk met hun eigen btw-classificatie. EXTENDED is vooral relevant voor productie-, bouw-, handels- en logistiekbedrijven waarvan de facturen gedetailleerde product- en leveringsgegevens moeten dragen die verder gaan dan de EN 16931-kern. Voor de meeste freelancers, dienstverleners en kleinere ondernemingen biedt EXTENDED geen praktisch voordeel ten opzichte van EN 16931.
XRECHNUNG is een ZUGFeRD-specifiek referentieprofiel. Het bedt XRechnung-conforme XML-gegevens in de hybride PDF/XML-container in. Dat betekent dat de gestructureerde XML de XRechnung-validatieregels doorstaat, terwijl er nog steeds een door mensen leesbare PDF wordt geleverd voor ontvangers die geen pure XML kunnen verwerken. ZUGFeRD-facturen in het XRECHNUNG-profiel kunnen worden ingediend bij Duitse overheden die XRechnung vereisen, en zijn tegelijk leesbaar als een gewone PDF. Dat maakt het profiel bijzonder nuttig voor ondernemingen die zowel B2B-klanten (die ZUGFeRD verkiezen) als overheden (die XRechnung vereisen) vanuit één factuurwerkstroom bedienen.
Een belangrijke juridische opmerking voor ondernemingen die in Duitsland factureren: alleen de profielen EN 16931 (COMFORT), EXTENDED en XRECHNUNG leveren een juridisch geldige e-factuur in de Duitse zin. ZUGFeRD-facturen in de profielen MINIMUM, BASIC WL en BASIC zijn geen geldige e-facturen volgens §14 UStG en voldoen niet aan de plicht onder de Wachstumschancengesetz. Een stap-voor-stap-uitleg van wat een ZUGFeRD-bestand technisch conform maakt en hoe de ingebedde XML wordt gegenereerd, vind je in onze praktische gids voor het maken van een conforme Factur-X / ZUGFeRD-factuur.
ZUGFeRD versus XRechnung: wat is het verschil?
ZUGFeRD en XRechnung zijn allebei officieel erkende e-factuurformaten voor Duitse B2B- en B2G-transacties onder de Wachstumschancengesetz, en beide implementeren EN 16931. De verschillen zijn structureel en praktisch eerder dan juridisch.
ZUGFeRD is een hybride formaat: een PDF met ingebedde XML. Beide lagen bevinden zich in één bestand. De ontvanger leest de PDF visueel en de software van de ontvanger verwerkt de XML. De PDF is altijd beschikbaar als terugvaloptie als het systeem van de ontvanger de XML niet automatisch kan verwerken. XRechnung is een puur XML-formaat zonder door mensen leesbare PDF-laag. Het bevat alleen gestructureerde gegevens en is uitsluitend ontworpen voor verwerking tussen machines. Zonder speciale software kan een XRechnung-factuur door niemand worden gelezen.
Voor Duitse B2B-transacties tussen private ondernemingen voldoen beide formaten aan de wettelijke eis. ZUGFeRD heeft voor B2B over het algemeen de voorkeur, omdat het hybride formaat de drempel verlaagt in de overgangsperiode waarin nog niet alle Duitse ondernemingen over geautomatiseerde XML-verwerking beschikken. Voor Duitse B2G-transacties moeten facturen aan federale overheden als XRechnung worden ingediend en via het juiste overheidsportaal worden verzonden met het Leitweg-ID-routingnummer van de klant. Het XRECHNUNG-profiel van ZUGFeRD biedt echter een praktische middenweg: het bedt XRechnung-conforme XML in een leesbare PDF in en combineert zo B2G-conformiteit met menselijke leesbaarheid.
ZUGFeRD-facturatie aan de overheid wordt op deelstaat- en gemeenteniveau aanvaard als alternatief voor pure XRechnung, wat het praktisch maakt voor ondernemingen die zowel private klanten als overheden vanuit één werkstroom bedienen. Een uitgebreidere vergelijking van de twee formaten, met gebruiksscenario's, validatieverschillen en routing, vind je in onze gids over ZUGFeRD versus XRechnung.
ZUGFeRD en Factur-X: technisch identiek sinds 2020
ZUGFeRD en Factur-X, het Franse nationale e-factuurformaat, zijn technisch identiek. Dat is het geval sinds ZUGFeRD 2.1 en Factur-X 1.0 op 24 maart 2020 gezamenlijk werden uitgegeven door FeRD en FNFE-MPE. Daarvoor was ZUGFeRD 2.0 uit maart 2019 grotendeels compatibel, maar had het nog kleine verschillen. Vanaf versie 2.1 delen beide formaten hetzelfde XML-schema op basis van UN/CEFACT CII, dezelfde vijf kernprofielen en dezelfde PDF/A-3-containerstructuur.
De enige verschillen tussen een ZUGFeRD-factuur en een Factur-X-factuur zijn de naam van het ingebedde XML-bestand (zugferd-invoice.xml tegenover factur-x.xml) en de merknaam. ZUGFeRD voegt het Duitse XRECHNUNG-referentieprofiel toe. Frankrijk voegt het EXTENDED-CTC-FR-referentieprofiel toe voor zijn B2B-hervorming, wat een deelverzameling van het EXTENDED-profiel is.
Deze technische gelijkheid heeft een zeer praktisch gevolg voor ondernemingen die zowel Duitse als Franse klanten factureren. Dezelfde factuursoftware die ZUGFeRD 2.4 voor Duitse B2B-klanten genereert, genereert ook Factur-X 1.0.8 voor Franse B2B-klanten. Het XML-schema is identiek en de enige aanpassing is de naam van het ingebedde XML-bestand. Als je naast Duitse klanten ook Franse klanten hebt, dekt één formaat dus beide markten zonder aparte hulpmiddelen. Meer over de Franse kant, waaronder het mandaat van september 2026 en de gecertificeerde PDP-platformen, lees je in onze volledige gids over Factur-X en Franse e-facturatie.
Wat er veranderde in ZUGFeRD 2.4
FeRD en FNFE-MPE gaven ZUGFeRD 2.4 en Factur-X 1.0.8 uit op 4 december 2025. De nieuwe versie trad in werking op 15 januari 2026. De update werd gedreven door twee parallelle behoeften.
De eerste was afstemming op de halfjaarlijkse update van de EN 16931-specificatie. De XML-schemabasis werd verschoven van UN/CEFACT CII D16B naar D22B om nauwkeuriger overeen te komen met EN 16931. De update voerde ook afrondingstoleranties in die toelaatbare afrondingsonnauwkeurigheden toestaan, zodat kleine afwijkingen in berekende btw-bedragen niet langer als validatiefouten worden behandeld. Belangrijk is dat de inhoud van de facturen niet verandert. Bedragen, btw, factuurregels en verplichte velden blijven dezelfde. De wijziging zit uitsluitend op het technische XML-structuurniveau, en de versie blijft volledig achterwaarts compatibel met ZUGFeRD 2.3.
De tweede behoefte was het ondersteunen van complexe factuurstructuren voor de Duitse en Franse mandaatimplementaties. Het EXTENDED-profiel werd uitgebreid met fiscaal conforme subregels, waarmee gegroepeerde productregels zoals kits, bundels en samengestelde artikelen kunnen worden gedragen, waarbij de afzonderlijke componenten elk hun eigen btw-classificatie nodig hebben. Elke subregel draagt nu een duidelijke aanduiding of die btw-relevant is. De specificatie werd ook bijgewerkt om fiscale aspecten te adresseren die het BMF aankaartte in zijn verklaring van 15 oktober 2025 over de eisen voor B2B-e-facturatie.
Bestaande implementaties hoeven niet opnieuw te worden opgebouwd, maar van factuursoftware moet worden bevestigd dat ze facturen genereert volgens het 2.4-schema voor facturen gedateerd vanaf 15 januari 2026.
ZUGFeRD en de Duitse e-facturatieplicht: de volledige tijdlijn 2025-2028
ZUGFeRD is een van de twee officieel erkende formaten onder de Duitse e-facturatieplicht, naast XRechnung. De hervorming werd vastgelegd met de Wachstumschancengesetz, die op 22 maart 2024 door de Duitse Bondsraad werd aangenomen. Het mandaat wijzigde §14 van de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz, UStG) en bepaalt wat een geldige elektronische factuur is en vanaf wanneer die wettelijk verplicht is. De plicht geldt voor binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die in Duitsland zijn gevestigd. Ze geldt niet voor B2C-transacties, transacties die volgens §4 UStG zijn vrijgesteld van btw, facturen onder 250 euro, vervoersbewijzen voor personenvervoer of grensoverschrijdende transacties.
1 januari 2025: Alle in Duitsland gevestigde ondernemingen moeten gestructureerde e-facturen in EN 16931-conforme formaten, waaronder ZUGFeRD, kunnen ontvangen. Dat is de ontvangstplicht. Een onderneming kan een conforme e-factuur van een leverancier niet weigeren. In 2025 en 2026 blijft het uitreiken van e-facturen voor de meeste ondernemingen optioneel, en papieren of PDF-facturen blijven toegestaan als de ontvanger ermee instemt.
1 januari 2027: Ondernemingen met een jaaromzet boven 800.000 euro in het voorgaande jaar moeten gestructureerde e-facturen uitreiken voor alle binnenlandse B2B-transacties binnen het toepassingsgebied. Papieren en PDF-facturen zijn voor deze ondernemingen niet langer toegestaan. De erkende formaten zijn XRechnung, ZUGFeRD vanaf het EN 16931-profiel en andere EN 16931-conforme syntaxissen.
1 januari 2028: Alle overige ondernemingen, ongeacht de omzet, moeten gestructureerde e-facturen uitreiken voor binnenlandse B2B-transacties binnen het toepassingsgebied. De enige ondernemingen die zijn vrijgesteld van de uitreikingsplicht, zijn die welke onder de Kleinunternehmerregelung vallen (de regeling voor kleine ondernemingen volgens §19 UStG), die vanaf 2025 geldt voor ondernemingen met een netto-omzet van ten hoogste 25.000 euro in het voorgaande jaar en ten hoogste 100.000 euro in het lopende jaar.
Duitsland hanteert een model van controle achteraf. Er is geen centraal overheidsplatform waar B2B-facturen doorheen moeten. Kopers en leveranciers wisselen facturen rechtstreeks uit via afgesproken kanalen zoals Peppol, e-mail, EDI of speciale portalen. De belastingdienst ontvangt standaard geen kopie in realtime, maar kan facturen opvragen tijdens een controle. Dat onderscheidt Duitsland fundamenteel van Frankrijk, dat vanaf september 2026 vereist dat alle binnenlandse B2B-facturen via een gecertificeerd PDP-platform lopen.
De bewaartermijn voor e-facturen in Duitsland werd verkort van tien naar acht jaar door de vierde Duitse wet voor lastenverlichting (Bürokratieentlastungsgesetz IV), met ingang van januari 2025. E-facturen moeten gedurende de hele periode in hun oorspronkelijke elektronische vorm worden bewaard, zodat echtheid, integriteit, leesbaarheid en machineleesbaarheid worden gewaarborgd in overeenstemming met de Duitse GoBD-eisen.
ZUGFeRD voor de Duitse overheid: federale en deelstaatportalen
Voor facturen aan Duitse overheden (B2G) bestaat de e-facturatieplicht al langer dan voor B2B. De EU-richtlijn 2014/55/EU verplichtte alle EU-overheden om uiterlijk in april 2020 EN 16931-conforme e-facturen te aanvaarden. Duitsland voerde dit uit via een combinatie van platformen op federaal en deelstaatniveau.
Op federaal niveau zijn de ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) en het OZG-RE-portaal de indieningskanalen voor facturen aan federale ministeries en overheidsdiensten. XRechnung is het vereiste formaat voor B2G-indieningen op federaal niveau. De Leitweg-ID is een routingnummer dat de klant verstrekt om ervoor te zorgen dat de factuur de juiste afdeling binnen de gedecentraliseerde Duitse overheidsfactuurinfrastructuur bereikt. Leveranciers moeten de Leitweg-ID bij hun overheidsklant opvragen voordat ze een factuur indienen.
Op deelstaat- en gemeenteniveau heeft elk van de zestien Duitse deelstaten zijn eigen e-facturatiewetgeving en zijn eigen portaal. De meeste mandaten op deelstaatniveau zijn tussen 2020 en 2022 ingevoerd, al varieert de uitvoering per deelstaat. ZUGFeRD wordt op deelstaat- en gemeenteniveau over het algemeen aanvaard als alternatief voor pure XRechnung.
ZUGFeRD-facturen maken zonder ERP-systeem
Om een ZUGFeRD-factuur te maken of ZUGFeRD-conforme uitvoer vanaf nul te genereren, heb je speciale factuursoftware nodig die de PDF/A-3-container produceert met een correct ingebed en schemavalide XML-bestand. De juiste ZUGFeRD-software genereert beide lagen automatisch op basis van je factuurgegevens, verwerkt de XMP-metadata correct en valideert de uitvoer voordat die beschikbaar wordt gesteld voor download. ZUGFeRD-facturen kunnen niet worden gemaakt met gewone PDF-hulpmiddelen, Word, Google Docs of generieke factuursoftware die alleen PDF-uitvoer produceert.
Voor freelancers en zelfstandigen die Duitse klanten factureren, is ZUGFeRD in het EN 16931-profiel het aanbevolen formaat. Een ZUGFeRD-factuur maken zonder ERP-systeem is eenvoudig met elk factuurprogramma dat ZUGFeRD-generatie als ingebouwde functie heeft. Voor ERP-gebruikers van wie het systeem geen conforme uitgaande ZUGFeRD-facturen genereert, kan een zelfstandig factuurprogramma dat conforme ZUGFeRD-uitvoer produceert naast het ERP-systeem draaien zonder integratie. Het ERP-systeem blijft de boekhouding, inkoop en rapportage afhandelen. Het zelfstandige programma handelt de uitgaande conforme e-facturen af. Meer over deze ERP-kloof en hoe je die dicht, lees je in onze gids over de kloof in uitgaande e-facturatie bij ERP-systemen.
Het Mustang-project en Valitool zijn veelgebruikte opensource-hulpmiddelen voor ZUGFeRD-generatie en lokale validatie. FeRD stelt officiële XSD-schema's en Schematron-artefacten voor alle profielen gratis ter beschikking op ferd-net.de.
Voor niet-Duitstaligen die ZUGFeRD-facturen in het Engels moeten maken of lezen, beschrijft onze ZUGFeRD-gids voor niet-Duitstaligen de praktische werkwijze.
Validatie van ZUGFeRD-facturen
ZUGFeRD-validatie verloopt op drie niveaus: het PDF/A-3-bestandsniveau, het XML-schemaniveau en het bedrijfsregelniveau.
Op bestandsniveau moet de PDF voldoen aan de PDF/A-3-norm. Hulpmiddelen zoals veraPDF valideren dit. Een PDF die niet PDF/A-3-conform is, is geen geldig ZUGFeRD-document, ook al is de ingebedde XML foutloos.
Op XML-schemaniveau moet de ingebedde XML welgevormd en geldig zijn ten opzichte van het XSD-schema voor het gedeclareerde profiel. ZUGFeRD levert voor elk profiel een XSD-schema en Schematron-artefacten (het XRECHNUNG-profiel gebruikt de validatieartefacten van XRechnung). Het profiel dat in de XMP-metadata van de PDF is gedeclareerd, moet overeenkomen met de werkelijke inhoud van de XML. Verklaart een factuur zich als EN 16931-profiel maar bevat de XML geen factuurregels, dan wordt ze door de Schematron-validatie afgewezen.
Op bedrijfsregelniveau controleren Schematron-regels voorwaarden die het XSD niet kan afdwingen, bijvoorbeeld of de totale btw-bedragen correct overeenkomen met de som van de btw-bedragen per factuurregel, of een btw-vrijstellingscode vergezeld gaat van een verklarende tekst, en of alle velden aanwezig zijn die voor het gedeclareerde profiel en het belastingscenario vereist zijn. De meest voorkomende ZUGFeRD-validatiefouten zijn rekenkundige verschillen in btw-bedragen (bedrijfsregels BR-CO-10, BR-CO-15, BR-CO-16), ontbrekende verplichte velden (BR-05, BR-15) en onjuiste btw-categoriecodes (BR-S-05, BR-Z-05, BR-AE-05).
Mustang Validator en Valitool zijn veelgebruikte gratis opensource-ZUGFeRD-validators. Om een ZUGFeRD-factuur tegen EN 16931 te valideren, upload je het bestand naar een van de hulpmiddelen en controleer je op XSD- en Schematron-fouten voordat je naar klanten verstuurt of bij een portaal indient. De Facturwise-validator is een gratis alternatief in de browser dat elke PDF of XML accepteert en direct een conformiteitsrapport oplevert, zonder account. Een uitgebreidere uitleg van elk validatieniveau, de meest voorkomende foutcodes en hoe je ze oplost, vind je in onze validatiegids voor Factur-X / ZUGFeRD.
ZUGFeRD en grensoverschrijdend factureren
Dit is het belangrijkste voor een onderneming in België of Nederland. De Duitse e-facturatieplicht geldt voor ondernemingen die in Duitsland zijn gevestigd. Een Belgische of Nederlandse onderneming is niet in Duitsland gevestigd en valt dus zelf niet onder het mandaat. Maar je Duitse zakelijke klant valt er wél onder. Duitse ondernemingen moeten sinds januari 2025 gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen, en vanaf 2027 of 2028 moeten ze die zelf uitreiken. In de praktijk betekent dit dat Duitse klanten je steeds vaker om ZUGFeRD zullen vragen, omdat het formaat rechtstreeks past in hun geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen. ZUGFeRD gaat dus over het Duitse deel van je facturatie.
Voor je binnenlandse facturatie gebruik je geen ZUGFeRD. In België wordt gestructureerde e-facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen verplicht vanaf 1 januari 2026, uitgewisseld via het Peppol-netwerk met het formaat Peppol BIS Billing 3.0. In Nederland is Peppol al breed ingeburgerd voor zowel de overheid als het bedrijfsleven. ZUGFeRD is geen Belgisch of Nederlands formaat: voor facturen aan Belgische of Nederlandse klanten en aan de overheid gebruik je Peppol BIS. De twee sporen bestaan naast elkaar: Peppol BIS voor je binnenlandse klanten, en ZUGFeRD voor je Duitse zakelijke klanten. Het zijn verschillende formaten, en een Peppol-factuur voldoet niet aan de behoefte van een Duitse klant aan een ZUGFeRD-factuur.
Als je Franse zakelijke klanten factureert, zijn ZUGFeRD en Factur-X technisch identiek, zodat een ZUGFeRD 2.4-factuur in het EN 16931-profiel tegelijk een geldige Factur-X 1.0.8-factuur is. Het enige verschil is de naam van het ingebedde XML-bestand. Zowel ZUGFeRD als Peppol BIS 3.0 implementeren EN 16931, dus de factuurgegevens zijn dezelfde; het bestandsformaat en het verzendnetwerk verschillen per land. De volledige vergelijking vind je in onze gids over Factur-X en Peppol.
Eén factuurprogramma dat alle belangrijke EU-formaten ondersteunt, namelijk ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung en Peppol BIS 3.0, dekt Duitsland, Frankrijk, België en Nederland vanuit één account, zonder dat je aparte hulpmiddelen per markt nodig hebt.
Checklist voor ZUGFeRD-conformiteit
Bevestig dat je factuursoftware ZUGFeRD 2.4 in het EN 16931-profiel of hoger genereert. Controleer dat de naam van het ingebedde XML-bestand zugferd-invoice.xml is en dat de XMP-metadata het conformiteitsniveau correct declareert. Zorg ervoor dat de gegevens in de XML en de gegevens die zichtbaar zijn in de PDF overeenkomen, aangezien de XML doorslaggevend is voor btw-doeleinden bij elk verschil. Valideer minstens één testfactuur met Mustang Validator, Valitool of de gratis Facturwise-validator voordat je naar klanten verstuurt. Factureer je Duitse overheden, verduidelijk dan of de klant XRechnung via ZRE of OZG-RE vereist of dat het XRECHNUNG-profiel van ZUGFeRD wordt aanvaard, en vraag de Leitweg-ID op bij de overheidsklant voordat je indient. Bewaar ZUGFeRD-facturen in hun oorspronkelijke elektronische vorm gedurende minstens acht jaar om te voldoen aan de Duitse GoBD-archiveringseisen.
Veelgestelde vragen over ZUGFeRD en e-facturatie
Wat is ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) is het hybride e-factuurformaat van Duitsland. Het combineert een door mensen leesbaar PDF/A-3-document met een machineleesbaar XML-bestand in één bestand. Beide lagen bevatten dezelfde factuurgegevens: de PDF voor visuele controle en de XML voor automatische verwerking in boekhoudsoftware en ERP-systemen. ZUGFeRD implementeert de Europese norm EN 16931 en is een van de officieel erkende formaten onder de Duitse e-facturatieplicht. Het formaat is sinds juni 2014 in gebruik en is sinds versie 2.1 van maart 2020 technisch identiek aan het Franse formaat Factur-X.
Is ZUGFeRD verplicht in Duitsland?
ZUGFeRD kunnen ontvangen is sinds 1 januari 2025 verplicht voor alle Duitse ondernemingen, wat betekent dat elke onderneming inkomende ZUGFeRD-facturen en andere EN 16931-conforme e-facturen moet kunnen verwerken. De verplichting om ZUGFeRD uit te reiken geldt vanaf 1 januari 2027 voor ondernemingen met een netto-omzet boven 800.000 euro in het voorgaande jaar, en vanaf 1 januari 2028 voor alle overige ondernemingen. Kleinunternehmer, ondernemingen met een netto-omzet van ten hoogste 25.000 euro in het voorgaande jaar volgens §19 UStG, zijn vrijgesteld van de uitreikingsplicht maar moeten sinds januari 2025 wel conforme e-facturen kunnen ontvangen. Een Belgische of Nederlandse onderneming valt zelf niet onder de plicht, maar je Duitse klanten wel.
Wat is het verschil tussen ZUGFeRD en XRechnung?
ZUGFeRD is een hybride formaat dat een door mensen leesbare PDF en een ingebed XML-bestand combineert in één PDF/A-3-document. XRechnung is pure XML zonder PDF-laag, uitsluitend bedoeld voor verwerking tussen machines, en kan zonder speciale software niet visueel worden gelezen. Voor Duitse B2B-transacties tussen private ondernemingen zijn beide formaten juridisch geldig onder de Wachstumschancengesetz. Voor Duitse B2G-facturen aan federale overheden is XRechnung het vereiste formaat en moet die via ZRE of OZG-RE worden ingediend met de Leitweg-ID van de klant. Het XRECHNUNG-referentieprofiel van ZUGFeRD vormt een praktische middenweg: het bedt XRechnung-conforme XML in een leesbare PDF in en maakt zo B2G-conformiteit met menselijke leesbaarheid mogelijk.
Welk ZUGFeRD-profiel moet ik gebruiken voor Duitse B2B-facturatie?
Voor de meeste ondernemingen is het profiel EN 16931 (ook COMFORT genoemd) de juiste standaardkeuze. Het is het enige ZUGFeRD-profiel dat volledig EN 16931-conform en juridisch geldig is als B2B-e-factuur onder het Duitse btw-recht (§14 UStG). MINIMUM en BASIC WL zijn niet EN 16931-conform en gelden in Duitsland alleen als boekhoudhulp, niet als geldige e-facturen onder de Wachstumschancengesetz. BASIC bevat factuurregels maar is evenmin volledig EN 16931-conform. EXTENDED is alleen nodig voor ondernemingen met complexe, meerledige factuurstructuren zoals kits, bundels en samengestelde producten. Het XRECHNUNG-profiel is voor ondernemingen die zowel Duitse B2B-klanten als Duitse overheden vanuit één werkstroom factureren.
Is ZUGFeRD hetzelfde als Factur-X?
Ja, technisch gezien wel. Sinds ZUGFeRD 2.1 in maart 2020 verscheen, zijn ZUGFeRD en Factur-X technisch identieke formaten. Ze delen hetzelfde XML-schema op basis van UN/CEFACT CII, dezelfde vijf kernprofielen en dezelfde PDF/A-3-containerstructuur. De enige verschillen zijn de naam van het ingebedde XML-bestand, zugferd-invoice.xml voor ZUGFeRD en factur-x.xml voor Factur-X, en de merknaam. ZUGFeRD voegt het Duitslandspecifieke XRECHNUNG-referentieprofiel toe, en Frankrijk voegt EXTENDED-CTC-FR toe voor zijn B2B-hervorming. Een onderneming die al ZUGFeRD 2.4 voor Duitse klanten genereert, genereert daarmee het technisch identieke formaat als Factur-X 1.0.8 voor Franse klanten, zonder dat er een apart hulpmiddel nodig is.
Hoe valideer ik een ZUGFeRD-factuur?
ZUGFeRD-validatie verloopt op drie niveaus. Eerst moet de PDF voldoen aan de PDF/A-3-norm, wat wordt gecontroleerd met hulpmiddelen zoals veraPDF. Vervolgens moet het ingebedde XML-bestand de XSD-schemavalidatie voor het gedeclareerde profiel doorstaan, zodat alle verplichte velden aanwezig en correct gestructureerd zijn. Ten slotte controleren Schematron-bedrijfsregels of het totale btw-bedrag overeenkomt met de som van de btw-bedragen op de factuurregels, of verplichte velden zijn ingevuld en of de btw-categorieën correct zijn. Mustang Validator en Valitool zijn veelgebruikte gratis opensource-ZUGFeRD-validators voor lokale controle. De Facturwise-validator op facturwise.com/validate accepteert ook ZUGFeRD-facturen en levert direct een EN 16931-conformiteitsrapport, zonder account en zonder kosten.
Moeten Kleinunternehmer ZUGFeRD gebruiken?
Kleinunternehmer, ondernemingen met een netto-omzet van ten hoogste 25.000 euro in het voorgaande jaar volgens §19 UStG, zijn vrijgesteld van de plicht om e-facturen uit te reiken onder de Wachstumschancengesetz en hoeven geen ZUGFeRD-facturen uit te reiken. Ze moeten wel ZUGFeRD en andere EN 16931-conforme e-facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen sinds 1 januari 2025. Vanaf 2027 en 2028 zullen grotere klanten ZUGFeRD verplicht gaan uitreiken, en een Kleinunternehmer moet die facturen kunnen ontvangen en verwerken, ook al blijft de onderneming zelf vrijgesteld van het verzenden ervan.
Moeten Belgische of Nederlandse ondernemingen ZUGFeRD gebruiken?
Belgische en Nederlandse ondernemingen vallen juridisch niet onder de Duitse e-facturatieplicht, omdat die plicht geldt voor ondernemingen die in Duitsland zijn gevestigd. Maar zodra je Duitse zakelijke klanten factureert, valt je klant er wel onder en moet die gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. In de praktijk zullen Duitse klanten daarom steeds vaker om ZUGFeRD vragen, omdat het formaat rechtstreeks in hun geautomatiseerde factuurverwerking past. ZUGFeRD is relevant voor het Duitse deel van je facturatie. Voor je binnenlandse facturatie gebruik je Peppol BIS: in België is gestructureerde e-facturatie tussen ondernemingen verplicht vanaf 1 januari 2026, en in Nederland is Peppol al breed in gebruik. Het zijn verschillende formaten voor verschillende markten.
ZUGFeRD-facturen maken met Facturwise
Facturwise maakt automatisch ZUGFeRD 2.4-conforme facturen in het EN 16931-profiel. Elke factuur die je maakt is een volledig hybride PDF/A-3-bestand met de gestructureerde zugferd-invoice.xml ingebed, klaar voor elk Duits systeem voor inkomende facturen, voor federale overheden via het XRECHNUNG-profiel of voor grensoverschrijdend gebruik als Factur-X voor Franse klanten. Geen XML-configuratie, geen aparte hulpmiddelen, geen extra stappen. Maak je eerste ZUGFeRD-factuur gratis.
Dit artikel is informatief en vormt geen juridisch, fiscaal of compliance-advies. De Wachstumschancengesetz, de uitvoeringsdetails van §14 UStG, de eisen aan de ZUGFeRD-profielen en de erkende formaatspecificaties evolueren voortdurend, en details kunnen na publicatie wijzigen. Raadpleeg voor beslissingen die je onderneming aangaan een gekwalificeerde boekhouder of belastingadviseur.