Que sont Factur-X et ZUGFeRD ?
Si vous suivez l'évolution de la facturation électronique obligatoire dans l'UE, vous avez probablement croisé les noms Factur-X et ZUGFeRD. Ils semblent désigner des standards différents, mais il s'agit en réalité de la même spécification, maintenue conjointement par la France (FNFE-MPE) et l'Allemagne (FeRD). Factur-X est le nom français, ZUGFeRD le nom allemand. Techniquement, ils sont identiques.
L'idée de base est simple : on prend une facture PDF classique, lisible par tout humain, et on y intègre un fichier XML structuré que les machines peuvent traiter automatiquement. Le résultat est un document hybride. Votre client ouvre le PDF et voit une facture normale. Son logiciel de comptabilité ouvre le même fichier et en extrait toutes les données nécessaires sans aucune saisie manuelle.
Cette approche est particulièrement intéressante pour les indépendants et les petites entreprises, car le destinataire n'a pas besoin de logiciel spécial. Le PDF fonctionne toujours. Le XML est un bonus pour ceux dont les systèmes peuvent l'exploiter.
Pourquoi est-ce important maintenant ?
Plusieurs pays de l'UE déploient la facturation électronique obligatoire, et les échéances approchent rapidement. L'Allemagne exige que toutes les entreprises puissent recevoir des factures électroniques depuis janvier 2025, l'envoi obligatoire suivant en 2027. La France met en place son mandat progressivement depuis 2024. D'autres États membres suivent des parcours similaires.
La norme européenne EN 16931 définit à quoi doit ressembler une facture électronique valide au niveau des données. Factur-X et ZUGFeRD constituent l'un des moyens approuvés pour produire une facture conforme à EN 16931. Si vous facturez des clients en Allemagne, en France ou plus largement dans l'UE, ce format offre l'une des voies les plus simples vers la conformité.
Au-delà des exigences légales, il y a un avantage pratique. Les factures comportant des données structurées sont traitées plus rapidement. Elles restent moins longtemps dans les boîtes de réception en attente de saisie manuelle. Pour les indépendants et les petites entreprises, cela peut signifier être payé plus vite.
Le système de profils
Toutes les factures n'ont pas besoin du même niveau de détail. Factur-X définit plusieurs profils, chacun ajoutant davantage de données structurées au XML intégré.
Minimum contient juste assez pour identifier la facture : numéro, date, vendeur, acheteur et montant total. Il n'y a pas de lignes de détail. Ce profil sert principalement à l'archivage.
Basic WL (Without Lines) ajoute la devise, la ventilation fiscale et les informations de paiement, mais toujours sans lignes de détail. Il convient aux factures simples où les totaux suffisent.
Basic est le premier profil qui inclut des lignes avec prix, quantités et taux de TVA. Pour la plupart des petites entreprises, il couvre le cas d'usage typique.
EN 16931 est le profil pleinement conforme à la norme européenne. Il comprend tous les champs obligatoires définis par EN 16931, ce qui rend la facture valide pour la conformité transfrontalière et les flux compatibles Peppol.
Extended va au-delà de la norme européenne en ajoutant des champs optionnels pour des scénarios complexes.
Pour la conformité européenne, le profil EN 16931 est celui qui compte. En cas de doute, choisissez celui-ci.
Quels champs une facture conforme doit-elle contenir ?
EN 16931 définit un ensemble précis de champs obligatoires et conditionnels.
Informations du document : numéro de facture (unique dans votre système), date d'émission, code de type (380 pour une facture standard, 381 pour un avoir) et devise. Si les conditions de paiement prévoient une date d'échéance, elle figure ici aussi.
Informations du vendeur : raison sociale, adresse postale avec code pays et au moins un identifiant fiscal. Pour les entreprises de l'UE, c'est généralement le numéro de TVA intracommunautaire. Si votre pays utilise un numéro d'immatriculation (comme le SIREN en France ou le Handelsregister en Allemagne), il convient de l'inclure également, ainsi qu'une adresse électronique.
Informations de l'acheteur : même schéma que pour le vendeur.
Lignes de détail : chaque ligne nécessite une description, la quantité, le prix unitaire (hors taxe), le taux et la catégorie de TVA, ainsi que le montant de la ligne. Les unités de mesure suivent les codes UN/ECE Recommandation 20 : « HUR » pour les heures, « DAY » pour les jours, « C62 » pour les pièces.
Récapitulatif de la TVA : pour chaque taux distinct, indiquez la base imposable, le montant de la taxe, le taux et le code de catégorie. La catégorie standard pour la TVA normale est « S ». Pour l'autoliquidation, c'est « AE ».
Totaux : somme de toutes les lignes (hors taxe), montant total de la taxe et montant TTC.
Informations de paiement : code du moyen de paiement (30 pour virement bancaire générique, 58 pour virement SEPA), IBAN et éventuellement BIC.
La structure XML
Le XML intégré suit le format Cross Industry Invoice (CII), version D16B de l'UN/CEFACT. Voici le squelette de base :
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregate..."
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<!-- Identifiant de profil -->
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:ExchangedDocument>
<!-- Numéro de facture, code type, date d'émission -->
</rsm:ExchangedDocument>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<!-- Lignes de détail -->
<!-- Données vendeur et acheteur -->
<!-- Informations de livraison -->
<!-- Paiement et récapitulatif fiscal -->
<!-- Totaux -->
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Vous n'avez pas besoin d'écrire ce XML à la main. Les outils de facturation compatibles Factur-X le génèrent automatiquement à partir de vos données.
Comment fonctionne l'intégration dans le PDF
Une facture Factur-X n'est pas un PDF avec un fichier XML à côté. Le XML est intégré à l'intérieur du PDF en tant que pièce jointe, conformément à la norme PDF/A-3. C'est ce qui en fait un véritable document hybride : un seul fichier, deux représentations.
Le PDF doit respecter PDF/A-3b, une norme d'archivage garantissant que le document pourra être ouvert de manière fiable dans des décennies. Cela implique un profil colorimétrique ICC, des métadonnées XMP et des marqueurs spécifiques.
Le fichier XML intégré s'appelle toujours factur-x.xml et est attaché avec une AFRelationship « Alternative ».
Erreurs courantes à éviter
Mauvais identifiant de profil. L'ID de guideline dans le XML doit correspondre exactement au profil visé. Pour la conformité EN 16931, il doit être urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931.
Codes de catégorie de TVA incorrects. TVA normale est « S », exonération est « E », autoliquidation est « AE », taux zéro est « Z ».
Totaux incohérents. La somme des lignes doit correspondre à la base imposable. La base plus la taxe doit donner le montant TTC. Un écart d'un centime provoque un échec de validation.
Adresse électronique manquante. EN 16931 exige une adresse électronique pour les deux parties.
Code de schéma d'identification incorrect. Lorsque vous incluez un numéro d'immatriculation, le schéma doit être un code ICD ISO 6523 valide. La France utilise 0002, l'Allemagne 0204, les Pays-Bas 0106.
Comment valider votre facture
Avant d'envoyer une facture Factur-X, faites-la passer par un validateur. ecosio propose un validateur en ligne sur ecosio.com. Chorus Pro est le portail du gouvernement français pour la facturation électronique. Les validateurs vérifient le XML, pas le PDF : extrayez d'abord le fichier factur-x.xml intégré.
Comment Facturwise gère tout cela
Facturwise génère automatiquement des factures conformes Factur-X. À chaque création de facture, le système produit le XML CII à partir de vos données, l'intègre dans un document PDF/A-3 avec les métadonnées appropriées, et produit un fichier unique à la fois lisible et exploitable par les machines.
Le XML est conforme au profil EN 16931, ce qui signifie qu'il respecte la norme européenne dès le départ. Données vendeur et acheteur, lignes de détail, ventilations fiscales, informations de paiement et coordonnées bancaires SEPA sont tous mappés aux champs CII appropriés.
Vous n'avez rien à configurer et pas besoin de comprendre le format XML. Remplissez votre facture comme d'habitude, et la couche de conformité travaille en arrière-plan.
Facturwise est un outil de facturation conçu pour les indépendants et les petites entreprises en Europe. Chaque facture inclut du XML Factur-X intégré au niveau EN 16931. Créez votre première facture gratuitement.