Was Chorus Pro ist und warum Sie es kennen müssen
Wer Leistungen an eine französische Behörde, eine Gemeinde, ein öffentliches Krankenhaus oder eine andere öffentliche Einrichtung erbringt, muss seine Rechnungen über Chorus Pro einreichen. Einen anderen Weg gibt es nicht. Seit dem 1. Januar 2020 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen, die den französischen öffentlichen Sektor beliefern, einschließlich Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen.
Die Plattform wird von der AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État), der staatlichen Finanztechnologiebehörde Frankreichs, betrieben. Chorus Pro bündelt alle Rechnungen an öffentliche Stellen, führt automatisierte Prüfungen durch und ermöglicht sowohl dem Auftragnehmer als auch der Behörde eine lückenlose Nachverfolgung jeder Rechnung bis zur Zahlung.
Die Einführungspflicht wurde schrittweise umgesetzt: Großunternehmen ab 2017, mittlere Unternehmen ab 2018, KMU ab 2019 und Kleinstunternehmen ab 2020. Heute gilt sie unabhängig von der Unternehmensgröße für jeden, der eine öffentliche Einrichtung in Frankreich beliefert.
Welche Informationen Sie vor der Rechnungserstellung brauchen
Hier entstehen die meisten Probleme. Chorus Pro verlangt Angaben, die auf einer normalen B2B-Rechnung nicht vorkommen. Fehlt eine davon oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgelehnt oder gesperrt.
Ihre eigene SIRET-Nummer. Die 14-stellige SIRET-Nummer Ihres Unternehmens ist Pflicht. Als in Frankreich registrierter Selbständiger haben Sie diese bei der Anmeldung beim URSSAF oder INSEE erhalten. Ausländische Unternehmen ohne SIRET müssen sich zunächst im französischen SIRENE-Register anmelden.
Die SIRET-Nummer der öffentlichen Einrichtung. Jede öffentliche Stelle in Frankreich hat eine eigene SIRET-Nummer. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner dort direkt danach, bevor Sie die Rechnung erstellen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die richtige Nummer selbst recherchieren können: Große Verwaltungen haben oft mehrere SIRET-Nummern für verschiedene interne Bereiche.
Die Nummer des Engagement Juridique (EJ). Das ist die Angabe, die am häufigsten fehlt und am häufigsten zu Ablehnungen führt. Das EJ ist die interne Referenznummer, mit der die öffentliche Stelle Ihren Auftrag oder Vertrag in ihrem Buchführungssystem erfasst. Ohne diese Nummer kann Chorus Pro Ihre Rechnung keiner genehmigten Ausgabe zuordnen und lehnt sie ab. Fragen Sie nach der EJ-Nummer, bevor Sie überhaupt mit der Rechnung beginnen.
Den Code Service. Einige Einrichtungen, besonders große Ministerien und Gebietskörperschaften, verlangen zusätzlich einen Code, der die intern zuständige Abteilung identifiziert. Wenn Ihr Ansprechpartner Ihnen keinen nennt, ist das Feld standardmäßig nicht verpflichtend. Fragen Sie trotzdem sicherheitshalber nach, um eine Sperrung zu vermeiden.
Die Vergabenummer. Wenn Ihre Leistung im Rahmen einer formellen öffentlichen Ausschreibung (Marché public) erbracht wird, benötigen Sie zusätzlich die Referenznummer des Auftrags.
Welche Rechnungsformate akzeptiert werden
Chorus Pro akzeptiert mehrere Dateiformate. Für Einzelunternehmer und kleinere Betriebe ist Factur-X die praktischste Wahl. Es handelt sich um eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber im Hintergrund strukturierte Daten, die die Plattform automatisch verarbeiten kann. Ihr Auftraggeber erhält ein Dokument, das er wie jedes andere PDF öffnen und lesen kann, während das eingebettete XML die technische Anforderung erfüllt.
Reine XML-Formate werden ebenfalls akzeptiert: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice). Diese sind bei größeren Organisationen mit automatisierten Beschaffungssystemen verbreitet, erzeugen aber keine lesbare Darstellung ohne entsprechende Software.
Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus. Chorus Pro konnte früher in bestimmten Situationen normale PDFs verarbeiten, aber das System entwickelt sich eindeutig in Richtung strukturierter Formate. Wer noch Standard-PDFs verschickt, sollte jetzt wechseln.
So übermitteln Sie Ihre Rechnung
Erstellen Sie unter chorus-pro.gouv.fr ein kostenloses Konto, falls Sie noch keins haben.
Wählen Sie im Dashboard „Déposer une facture" (Rechnung einreichen) und entscheiden Sie sich für eine Einreichungsmethode. Für die meisten Freiberufler und kleine Betriebe ist das Webportal die unkomplizierteste Lösung: Factur-X-Datei hochladen, die geforderten Felder ausfüllen (SIRET der empfangenden Einrichtung, EJ-Nummer, ggf. Code Service) und bestätigen.
Für höhere Volumina bietet Chorus Pro auch EDI-Anbindung und API-Integration, mit denen Softwaresysteme Rechnungen automatisch einreichen können. Das ist in der Regel für größere Unternehmen relevant, die monatlich viele Rechnungen verarbeiten.
Was die Statusmeldungen bedeuten
Nach der Einreichung zeigt Chorus Pro einen Status an, der sich im Laufe der Bearbeitung ändert.
Déposée (Eingereicht): Die Datei wurde empfangen und die automatische Prüfung läuft.
Complète (Vollständig): Die Rechnung hat die Prüfungen von Chorus Pro bestanden und wurde an die Einrichtung weitergeleitet. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die gesetzliche Zahlungsfrist. Für den französischen Staat und die meisten öffentlichen Stellen beträgt sie 30 Tage, wobei einzelne Einrichtungen je nach ihrer rechtlichen Klassifizierung bis zu 50 Tage haben können.
En cours de traitement (In Bearbeitung): Die öffentliche Stelle hat die Rechnung erhalten und bearbeitet sie intern.
Mise en paiement (Zur Zahlung angewiesen): Der Zahlungsauftrag wurde ausgestellt. Die Überweisung sollte in wenigen Tagen eingehen.
Suspendue (Gesperrt): Die Einrichtung hat die Rechnung vorläufig zurückgehalten, weil eine Information fehlt oder bestätigt werden muss. Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Ansprechpartner auf, um zu erfahren, was benötigt wird.
Rejetée (Abgelehnt): Die Rechnung wurde nicht akzeptiert. Der Ablehnungsgrund wird in der Oberfläche angezeigt. Die häufigsten Ursachen sind eine fehlende oder falsche EJ-Nummer, eine falsche SIRET-Nummer, ein fehlender Code Service oder ein nicht konformes Dateiformat.
Eine Ablehnung bedeutet nicht, dass Sie nicht bezahlt werden. Sie müssen die Rechnung korrigieren und erneut einreichen. Lesen Sie den Ablehnungsgrund sorgfältig, bevor Sie Änderungen vornehmen, damit Sie das tatsächliche Problem beheben.
Der Zusammenhang mit der breiteren E-Rechnungspflicht in Frankreich
Chorus Pro ist Teil eines größeren Vorhabens. Frankreich führt derzeit eine E-Rechnungspflicht ein, die strukturierte elektronische Rechnungen auch für private B2B-Transaktionen vorschreiben wird. Chorus Pro selbst wird zu einer erweiterten Plattform namens Portail Public de Facturation (PPF) weiterentwickelt, die als öffentliche Infrastruktur sowohl für B2G- als auch für B2B-E-Rechnungen dienen soll.
Wer bereits Factur-X-Rechnungen gemäß EN 16931 für öffentliche Auftraggeber in Frankreich erstellt, ist für diese Umstellung gut aufgestellt. Die Format- und Datenanforderungen sind für das kommende B2B-Mandat dieselben. Die Übermittlungsinfrastruktur ändert sich, aber das erzeugte Dokument bleibt kompatibel.
Facturwise erstellt automatisch Factur-X-Rechnungen im EN-16931-Profil, dem von Chorus Pro akzeptierten Format. Sie füllen Ihre Rechnung wie gewohnt aus und die strukturierte Datei wird im Hintergrund erstellt. Wenn Sie mit dem französischen öffentlichen Sektor arbeiten und Ihr aktuelles Tool kein konformes Factur-X erzeugt, erstellen Sie kostenlos ein Konto und testen Sie es.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Anforderungen rund um Chorus Pro und die E-Rechnungspflicht können sich ändern. Wenden Sie sich bei spezifischen Fragen an die AIFE oder einen qualifizierten Fachberater.