Handwerker & ZUGFeRD: E-Rechnungspflicht ab 2027 erklärt

TL;DR: Was für Handwerker ab 2027 gilt

Als Handwerker sind Sie ab 2027 von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen, aber nicht für jede Rechnung. Die Trennung ist klar:

• Rechnungen an Geschäftskunden (B2B): ab 2027 (bei > 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (für alle Unternehmen) als ZUGFeRD-konforme E-Rechnung.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Papier, PDF oder klassisches digitales Format bleiben erlaubt. Keine Pflicht.
• § 13b UStG Steuerschuldumkehr: gilt weiterhin bei Bauleistungen an Bauleister. Format-Pflicht und Steuerschuldumkehr sind voneinander unabhängig.

Sie müssen also nicht alle Rechnungen umstellen, sondern nur die für Geschäftskunden. Genau deshalb ist eine einzige Software, die beides automatisch erkennt, attraktiv.

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Die Handwerker-Realität: B2B und B2C im Mix

Die meisten deutschen Handwerker rechnen im Laufe eines Jahres mit verschiedenen Kundentypen ab:

• Privatkunden (Hausbesitzer, Mieter) für Reparaturen, Renovierungen, Installationen — B2C.
• Bauträger, Generalunternehmer, Bauunternehmen — B2B, häufig mit § 13b Reverse Charge.
• Hausverwaltungen, Immobilienfirmen — B2B, in der Regel normale Umsatzsteuer.
• Hotels, Restaurants, Geschäfte, Büros — B2B, normale Umsatzsteuer.
• Andere Handwerker als Subunternehmer — B2B, häufig mit § 13b Reverse Charge.

Jede dieser Kundengruppen hat leicht unterschiedliche steuerliche und ab 2027 auch formale Anforderungen. Die E-Rechnungspflicht legt eine weitere Ebene auf die bestehende Umsatzsteuer-Komplexität.

Die gute Nachricht: die Regel ist binär. Entweder ist der Kunde B2B und ZUGFeRD ist ab 2027 Pflicht, oder er ist B2C und Ihr bisheriges Format reicht weiter aus. Dazwischen gibt es nichts.

E-Rechnungspflicht-Zeitplan für Handwerker

Für die meisten kleinen Handwerksbetriebe und Soloselbstständigen ist der relevante Stichtag 2028, nicht 2027 — weil ihr Vorjahresumsatz unter der 800.000-€-Schwelle liegt. Wer 2026 darüber liegt, muss ab Januar 2027 umstellen.

Wenn Sie überwiegend Privatkunden bedienen, ändert sich für Sie praktisch wenig. Wenn Sie regelmäßig für Bauträger oder Gewerbekunden arbeiten, ändert sich alles.

ZUGFeRD nur für Geschäftskunden: Was ist mit Privatkunden?

Die häufigste Frage von Handwerkern: "Muss ich einem Hausbesitzer auch eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?"

Antwort: Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt ausdrücklich nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen sind außerhalb des Geltungsbereichs.

Konkret:

• Der Elektriker installiert Steckdosen für einen Hausbesitzer: PDF oder Papier, keine Änderung.
• Der Maler streicht eine Privatwohnung: PDF oder Papier, keine Änderung.
• Derselbe Maler streicht die Hotellobby: ZUGFeRD ab 2027/2028.
• Derselbe Elektriker verkabelt ein Bürogebäude für einen Bauträger: ZUGFeRD-Pflicht plus möglicher § 13b Reverse Charge.

Die Herausforderung für Handwerker ist nicht die technische Umsetzung — moderne Rechnungssoftware erledigt das automatisch. Die Herausforderung ist zu wissen, welcher Kundentyp welche Regel auslöst. Ein Tool zu wählen, das beides sauber abbildet, erspart Ihnen den operativen Aufwand.

Mehr Kontext zur Pflicht und zu Sanktionen finden Sie in unserem Leitfaden zu § 26a UStG Bußgeldern.

§ 13b UStG: Der Reverse-Charge-Fallstrick bei Bauleistungen

Hier wird es kniffliger. § 13b UStG (Steuerschuldumkehr) verlagert die Umsatzsteuerschuld vom Aussteller auf den Empfänger unter bestimmten Bedingungen.

Wann gilt § 13b für Handwerker?

Die relevante Vorschrift ist § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG: Bauleistungen an Unternehmen, die selbst Bauleistungen erbringen. Auch Photovoltaik-Installationen an Wohngebäuden gelten seit 2023 als Bauleistung (BMF-Schreiben). Für PV-Installateure gelten daher dieselben § 13b-Erwägungen wie für klassische Bauhandwerker, sobald sie für gewerbliche Auftraggeber arbeiten.

In der Praxis gilt § 13b, wenn Sie folgende Leistungen erbringen:

• Neubau, Sanierung, Reparatur oder Umbau eines Gebäudes oder Gebäudeteils
• An einen Kunden, der selbst Bauleister ist — typischerweise ein Generalunternehmer, Bauträger oder ein anderer Handwerker, der als Hauptauftragnehmer auftritt

Der Empfänger schuldet die Umsatzsteuer aus Ihrer Rechnung. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und fügen den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" hinzu.

Wann gilt § 13b NICHT?

• Empfänger ist eine Privatperson → normales B2C, kein § 13b
• Empfänger ist ein Unternehmen, aber kein Bauleister (Hotel, Restaurant, Geschäft, Büro, Hausverwaltung) → normale Umsatzsteuer, kein § 13b
• Die Leistung ist keine Bauleistung (z. B. Reinigung, Garten ohne Bauleistungsbezug, Planung/Architektur)

Praktische Folge: § 13b UStG und die E-Rechnungspflicht sind unabhängig voneinander. Ab 2027 gilt die Format-Pflicht (ZUGFeRD) für alle B2B-Rechnungen, einschließlich der § 13b-Reverse-Charge-Fälle. Das XML in einer ZUGFeRD-Rechnung muss die Steuerschuldumkehr korrekt abbilden. Jede gute ZUGFeRD-fähige Software erledigt das automatisch, sobald Sie die Rechnung als § 13b markieren.

Wenn Sie überwiegend als Subunternehmer für Generalunternehmer tätig sind, wird jede künftige B2B-Rechnung beide Elemente kombinieren: strukturiertes XML (ZUGFeRD) + Reverse-Charge-Hinweis (§ 13b). Ein dafür gebautes Tool ist deutlich einfacher als Word-Vorlagen mit der Hand zu pflegen.

Material und Arbeit auf einer Rechnung

Handwerker-Rechnungen kombinieren meist Material (z. B. Rohre, Fliesen, Kabel, Farbe) mit Arbeitsstunden. Einige Betriebe stellen das noch in getrennten Rechnungen aus, gesetzlich vorgeschrieben ist das aber nicht. ZUGFeRD-fähige Software kodiert jede Position separat im eingebetteten XML, sodass die Buchhaltungssoftware des Empfängers Material und Arbeit als unterschiedliche Posten erkennt.

Sie können auch pro Position unterschiedliche Steuersätze anwenden, wenn nötig:

• Regulär 19 % für die meisten Dienstleistungen und das meiste Material
• Ermäßigt 7 % in bestimmten Sonderfällen (im Handwerk selten relevant)

Für die meisten Klempner, Elektriker, Maler und ähnliche Gewerke ist 19 % über alle Positionen die Regel.

Konforme E-Rechnung für Handwerker: ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931

Eine konforme E-Rechnung im B2B-Geschäft muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Für deutsche Handwerker kommen in der Praxis drei Formate in Frage:

• ZUGFeRD auf Profil EN 16931 oder höher. Hybride PDF/A-3-Datei, die sowohl die sichtbare PDF als auch die strukturierten XML-Daten enthält. Standardwahl für die meisten deutschen Betriebe.
• XRechnung. Reines XML-Format. Verpflichtend bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G), z. B. kommunale Tiefbauarbeiten.
• Factur-X (technisch identisch mit ZUGFeRD), relevant bei grenzüberschreitenden Aufträgen nach Frankreich.

ZUGFeRD ist meist die richtige Standardwahl. Ihr Geschäftskunde sieht eine ganz normale PDF, während seine Buchhaltungssoftware das eingebettete XML automatisch ausliest. Eine zweite Datei ist nicht nötig. Tieferen Einblick gibt unser Leitfaden zur konformen ZUGFeRD-Rechnung.

FAQ: Handwerker-spezifische Fragen

Muss ich Privatkunden ZUGFeRD-Rechnungen schicken?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiter als Papier, PDF oder klassisches digitales Format ausgestellt werden. Ein Klempner, der einen Hausbesitzer abrechnet, nutzt eine normale PDF; derselbe Klempner muss ab 2027 an einen Bauträger ZUGFeRD senden.

Was, wenn meine Hausverwaltung sich als Bauleister sieht?

Prüfen, nicht annehmen. Standard-Hausverwaltungen (die Mietshäuser verwalten) sind keine Bauleister im Sinne des § 13b UStG. Sie verwalten Immobilien, sie bauen sie nicht. Wenn die Hausverwaltung anderer Meinung ist, bitten Sie um ihre § 13b-Freistellungsbescheinigung, bevor Sie eine Reverse-Charge-Rechnung ausstellen. Der Standard für Hausverwaltungen ist die normale Umsatzsteuer.

Was ist eine Bauleistung genau?

§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG definiert Bauleistung als Arbeiten an einem Gebäude oder Gebäudeteil. Das umfasst Neubau, Umbau, Abriss, Reparatur, Wartung und Sanierung. Nicht erfasst sind: Planung und Bauüberwachung (Architektenleistung), reine Materiallieferung ohne Einbau, Garten ohne Bauleistungsbezug, Reinigung, Gerüstvermietung ohne Aufstellungsarbeiten u. ä.

Was passiert, wenn ich nach 2027 weiter PDFs an Geschäftskunden schicke?

Zwei Konsequenzen. Erstens droht ein Bußgeld nach § 26a UStG von bis zu 5.000 € pro Verstoß (selten bei einmaligen Fehlern verhängt, aber real). Zweitens, und unmittelbarer: Ihre Geschäftskunden riskieren den Verlust des Vorsteuerabzugs aus Ihrer Rechnung und werden sie zurückweisen und eine konforme Version verlangen. Details im vollständigen Leitfaden zu § 26a UStG-Bußgeldern.

Brauche ich teure Software?

Nein. ZUGFeRD-fähige SaaS für Handwerker startet typischerweise bei 10-25 € pro Monat. Einige Anbieter, darunter Facturwise, bieten kostenlose Tarife für die ersten Rechnungen. Im Vergleich zu ERP-Integrationen (SAP, DATEV) mit mehreren tausend Euro Einrichtungskosten ist SaaS für Ein- oder Zwei-Personen-Handwerksbetriebe die offensichtlich richtige Wahl.

Was, wenn ich Kleinunternehmer-Handwerker bin?

Wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registriert sind (relevant für sehr kleine Betriebe mit unter 25.000 € Vorjahresumsatz, gedeckelt auf 100.000 € im laufenden Jahr), sind Sie vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiter PDFs oder Papier ausstellen. Sie müssen aber E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Mehr im Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung.

Was, wenn mein Geschäftskunde noch keine E-Rechnungen empfangen kann?

Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes deutsche Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wenn Ihr Kunde das nicht kann, ist das sein Problem nach § 14 UStG, nicht Ihres. Sie müssen trotzdem konforme Rechnungen ausstellen. Eine ZUGFeRD-Rechnung hat den Vorteil, als normale PDF lesbar zu sein — selbst wenn die Buchhaltungssoftware des Empfängers das XML ignoriert, kann er die PDF problemlos öffnen.

Vorbereitung: 3 praktische Wege

1. ZUGFeRD-fähige Rechnungssoftware nutzen. Für die meisten Handwerker mit Ein- oder Zwei-Personen-Betrieb der richtige Weg. Eine Software wie Facturwise erstellt automatisch jede B2B-Rechnung als ZUGFeRD-konforme hybride PDF, erledigt § 13b mit einem Häkchen und lässt B2C-Rechnungen einfach. Kostenlos für die ersten 5 Rechnungen.

2. ZUGFeRD in bestehende Buchhaltungssoftware integrieren. Wenn Sie bereits DATEV, Lexware oder sevDesk nutzen, prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Konfiguration ZUGFeRD auf EN 16931-Profil ausgibt. Ältere Versionen können das nicht.

3. Auslagerung an den Steuerberater. Funktioniert, ist aber teuer pro Rechnung und langsam bei häufigen Abrechnungen.

Breitere EU-Perspektive zu Bußgeldern und Fristen finden Sie in unserem Leitfaden zur Vermeidung von E-Rechnungs-Bußgeldern in der EU.

Fazit: Handwerker-Compliance ist binär, nicht komplex

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 wirkt kompliziert, bis man sie auf eine Frage pro Rechnung reduziert: Ist dieser Kunde B2B oder B2C? Wenn B2B, ZUGFeRD senden. Wenn B2C, dasselbe Format wie letztes Jahr. § 13b Steuerschuldumkehr ist eine separate Frage, die zusätzlich zur Format-Pflicht greift, nicht statt ihr.

Ein dafür gebautes Tool beantwortet beide Fragen automatisch, sobald Sie den Kunden korrekt zuordnen. Die Hürde ist nicht die technische Konformität, sondern ein Tool zu wählen, das Sie zwischen den Aufträgen nicht ausbremst.

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