XRechnung ist das reine XML-Format für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und das vorgeschriebene Format für alle Rechnungen an deutsche Behörden. Anders als ZUGFeRD, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert, enthält XRechnung ausschließlich maschinenlesbare strukturierte Daten ohne eine visuelle PDF-Schicht. Jede Rechnung an ein deutsches Bundesministerium, eine Landesbehörde oder eine Kommunalbehörde muss XRechnung oder ein gleichwertiges EN 16931-konformes Format verwenden. Mit der stufenweisen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zwischen 2025 und 2028 nach dem Wachstumschancengesetz ist XRechnung zunehmend auch für den privatwirtschaftlichen Bereich relevant. Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung ist und wie es technisch funktioniert, welche zwei Syntaxen unterstützt werden, was die Leitweg-ID ist und warum sie benötigt wird, wie Rechnungen über das OZG-RE-Portal eingereicht werden, worin der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt, was XRechnung 4.0 für Unternehmen bedeutet, und wie konforme XRechnung-Rechnungen ohne ERP erstellt und validiert werden können.
Was XRechnung ist
XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931. Es wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Zusammenarbeit mit dem IT-Planungsrat entwickelt, der die digitale Verwaltung über Bundes- und Landesebene koordiniert. XRechnung ist Teil der übergreifenden XEinkauf-Standards für die elektronische öffentliche Auftragsvergabe in Deutschland. Die Spezifikation und alle zugehörigen Validierungsartefakte werden von KoSIT unter xeinkauf.de gepflegt und veröffentlicht.
Eine CIUS, oder Core Invoice Usage Specification, ist eine national definierte Teilmenge des EN 16931-Semantikdatenmodells. EN 16931 legt fest, welche Daten eine konforme europäische E-Rechnung als abstraktes semantisches Modell enthalten muss. Eine CIUS wendet dieses abstrakte Modell auf einen spezifischen nationalen Kontext an, fügt Pflichtfelder hinzu, die über das EN 16931-Minimum hinausgehen, und legt Regeln für die Verwendung des Formats im jeweiligen Land fest. Genau das tut XRechnung für Deutschland: Es implementiert vollständig EN 16931 und ergänzt deutsche spezifische Pflichtanforderungen wie die Leitweg-ID, den Routing-Code für alle B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Eine ausführliche Erläuterung der zugrunde liegenden europäischen Norm finden Sie in unserem Leitfaden zur EN 16931.
XRechnung ist ein reines XML-Format. Das ist das Wichtigste beim Verständnis des Formats. Es gibt keine PDF-Schicht, keine visuelle Darstellung, keine menschenlesbare Komponente. Eine XRechnung-Datei ist eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Eine Person, die eine XRechnung-Datei in einem normalen Texteditor öffnet, sieht ausschließlich XML-Code mit Tags und Werten. Das Lesen einer XRechnung ohne einen dedizierten Viewer oder eine ERP-Systemintegration ist für nicht-technische Nutzer nicht praktikabel. Das ist eine bewusste Gestaltungsentscheidung: XRechnung ist vollständig auf die automatisierte Maschine-zu-Maschine-Verarbeitung ausgelegt, nicht auf die visuelle Prüfung durch Menschen.
Für Unternehmen und Kunden, die neben den strukturierten Daten auch ein menschenlesbares Dokument benötigen, bettet das XRECHNUNG-Referenzprofil von ZUGFeRD XRechnung-konformes XML in eine lesbare PDF/A-3-Datei ein. Dieses hybride Dokument besteht die XRechnung-Validierung und bleibt gleichzeitig visuell zugänglich. Den vollständigen Überblick über das ZUGFeRD-Format und alle sechs Profile bietet unser ZUGFeRD-Leitfaden für Deutschland.
Die zwei XRechnung-Syntaxen: UBL und CII
XRechnung unterstützt zwei XML-Syntaxen: Universal Business Language (UBL) 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Beide Syntaxen drücken dasselbe EN 16931-Semantikdatenmodell aus. Die Wahl zwischen ihnen ist eine technische Implementierungsentscheidung und keine inhaltliche. Eine XRechnung-Datei in UBL und eine in CII enthalten dieselben Rechnungsinformationen, ausgedrückt in unterschiedlichem XML-Vokabular.
UBL 2.1 wurde vom OASIS-Konsortium entwickelt und ist in europäischen E-Rechnungssystemen einschließlich Peppol BIS Billing 3.0 weit verbreitet. Wenn ein Unternehmen bereits Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versendet, wird UBL wahrscheinlich bereits eingesetzt, und die Wiederverwendung derselben Syntax für XRechnung verringert die Implementierungskomplexität. UN/CEFACT CII ist die Syntax, die ZUGFeRD und Factur-X verwenden. Wenn ein Unternehmen bereits ZUGFeRD-Rechnungen erstellt, ist CII vertraut, und das XRECHNUNG-Referenzprofil von ZUGFeRD verwendet genau diese Syntax.
Das OZG-RE-Portal und die entsprechenden Landesportale akzeptieren beide Syntaxen gleichermaßen. Unternehmen sollten die Syntax wählen, die ihre bestehende Rechnungssoftware am saubersten unterstützt. KoSIT stellt offizielle Testsuiten, XSD-Schemata und Schematron-Validierungsartefakte für beide Implementierungen von XRechnung unter den itplr-kosit-Repositories auf GitHub bereit.
Seit dem 1. Februar 2024 sind drei zusätzliche Felder in XRechnung unabhängig von der Syntax verpflichtend: BT-23 (Geschäftsprozesstyp), BT-34 (Elektronische Adresse des Verkäufers) und BT-49 (Elektronische Adresse des Käufers). Diese wurden im Rahmen der Harmonisierung zwischen XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 eingeführt und mit XRechnung Version 3.0.1 aufgenommen. Rechnungen, bei denen diese Felder fehlen, bestehen die KoSIT-Validierung nicht und werden vom OZG-RE-Portal abgelehnt.
Die Leitweg-ID: das Routing-System für öffentliche Auftraggeber
Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld in jeder XRechnung, die an eine deutsche Behörde eingereicht wird. Sie ist eine eindeutige hierarchische Routing-Kennung, die dem OZG-RE-Portal und entsprechenden Landesportalen mitteilt, welche Behörde und welche Abteilung innerhalb dieser Behörde die Rechnung erhalten soll. Ohne eine gültige Leitweg-ID wird eine XRechnung, die bei einem Bundes- oder Landesportal eingereicht wird, abgelehnt und nicht zur Zahlung verarbeitet.
Die Leitweg-ID folgt einer standardisierten Struktur. Die ersten zwei Stellen kennzeichnen die Verwaltungsebene: 99 steht für die Bundesverwaltung, die Ziffern 01 bis 16 kennzeichnen das jeweilige deutsche Bundesland. Die weiteren Komponenten identifizieren die spezifische Organisationseinheit und optional die Unterabteilung, gefolgt von einer Prüfziffer, die die Kennung validiert. Die vollständige Leitweg-ID kann bis zu 46 Zeichen lang sein.
Die Leitweg-ID wird vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellt, nicht vom Lieferanten. Vor der Einreichung einer XRechnung bei einer deutschen Behörde müssen Lieferanten die Leitweg-ID von ihrem Auftraggeber einholen. Diese Information sollte in der Bestellung, im Vertrag oder in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sein. Ist sie dort nicht angegeben, muss sie direkt bei der zuständigen Behörde vor der Rechnungsstellung angefordert werden. Eine XRechnung mit fehlender oder falscher Leitweg-ID wird abgelehnt und nicht zur Zahlung verarbeitet.
Ein wichtiger Hinweis, den das BMF ausdrücklich bestätigt hat: Die Leitweg-ID wird im B2B-Bereich zwischen privatwirtschaftlichen Unternehmen grundsätzlich nicht benötigt. Im B2B-Kontext kann das Käuferreferenzfeld für andere Referenzkennungen wie eine Bestellnummer verwendet werden. Die Leitweg-ID-Struktur ist ausschließlich eine deutsche B2G-Anforderung für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.
Das OZG-RE-Portal: die einzige Bundesplattform für die E-Rechnungsstellung
Seit dem 19. September 2025 ist das OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) die einzige Bundesplattform für die Einreichung elektronischer Rechnungen bei allen deutschen Bundesbehörden. Die Entscheidung zur Konsolidierung wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem Bundesministerium des Innern (BMI) am 19. November 2024 getroffen. Die Migration wurde in zwei Phasen im Jahr 2025 abgeschlossen, und die frühere ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) wurde vollständig abgeschaltet. Alle Bundesbehörden, sowohl die bisher die ZRE nutzenden Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung als auch die bisherigen OZG-RE-Nutzer der mittelbaren Bundesverwaltung, sind nun an das OZG-RE als einzige einheitliche Bundesplattform angebunden.
Das OZG-RE akzeptiert XRechnung-Rechnungen und ist über mehrere Einreichungskanäle zugänglich: ein Web-Formular für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen, bei dem die Rechnungsdaten direkt im Browser eingegeben werden, den direkten XML-Datei-Upload für vorab erstellte XRechnung-Dateien, die E-Mail-Übermittlung mit der XRechnung-XML als Anhang an eine bei der Registrierung zugewiesene individuelle Adresse, sowie das Peppol-Netzwerk für die automatisierte Einreichung großer Rechnungsvolumina, für das keine OZG-RE-Registrierung erforderlich ist. Die Registrierung am OZG-RE-Portal ist kostenlos und kann auch über das ELSTER-Unternehmenskonto (Mein Unternehmenskonto) erfolgen.
Das OZG-RE akzeptiert keine PDF-Rechnungen. Nur XRechnung-konforme Rechnungen in reinem XML-Format sind gültige Einreichungen am OZG-RE-Portal. ZUGFeRD-Rechnungen im XRECHNUNG-Profil, die als XML-Datei ohne die PDF-Hülle eingereicht werden, werden ebenfalls akzeptiert, da sie die EN 16931-Anforderungen und die Nutzungsbedingungen des Portals erfüllen.
Auf Landes- und Kommunalebene betreibt jedes der 16 Bundesländer seine eigene E-Rechnungsinfrastruktur. Einige Länder nutzen das OZG-RE, andere haben eigene Landesportale, und einige Länder haben noch keine B2G-E-Rechnungspflicht für alle Lieferanten eingeführt. Die Anforderungen variieren je nach Bundesland und Kommunalbehörde erheblich. Lieferanten müssen die spezifischen Anforderungen immer direkt beim öffentlichen Auftraggeber vor der ersten Rechnungseinreichung klären.
XRechnung vs. ZUGFeRD: die wichtigsten Unterschiede für deutsche Unternehmen
XRechnung und ZUGFeRD sind beide offiziell anerkannte E-Rechnungsformate für Deutschland nach dem Wachstumschancengesetz, und beide implementieren EN 16931. Der grundlegende Unterschied ist struktureller Natur und hat erhebliche praktische Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Rechnungen empfangen und verarbeitet werden.
XRechnung ist reines XML ohne menschenlesbare Komponente. Jede Person, die eine XRechnung lesen muss, benötigt ein dediziertes Viewer-Tool. Die Steuerverwaltung stellt den kostenlosen ELSTER-Viewer unter e-rechnung.elster.de bereit, der sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Formate unterstützt. ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware bieten ebenfalls integrierte XRechnung-Viewer. Ohne einen Viewer ist das rohe XML für nicht-technische Personen nicht lesbar.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das dieselben XML-Daten in einem PDF/A-3-Dokument einbettet. Die PDF-Schicht ist menschenlesbar und kann wie jede andere Rechnung geöffnet, gedruckt und abgelegt werden. Die eingebettete XML-Schicht ist von jeder Software maschinell verarbeitbar, die das Format unterstützt. Dieselbe einzige Datei dient sowohl der visuellen Prüfung durch Menschen als auch der automatisierten Verarbeitung durch Maschinen. Das ist der Grund, warum ZUGFeRD in der deutschen B2B-Rechnungsstellung in der Übergangsphase allgemein bevorzugt wird, in der noch nicht alle Kundensysteme über eine vollständig automatisierte XML-Verarbeitung verfügen.
Für deutsche B2B-Transaktionen zwischen Privatunternehmen sind sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 nach dem Wachstumschancengesetz rechtsgültig. Das BMF hat bestätigt, dass sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL) die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen. Für deutsche B2G-Transaktionen an Bundesbehörden über das OZG-RE ist XRechnung das primäre vorgeschriebene Format. ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil, als XML-Datei eingereicht, wird ebenfalls akzeptiert, da es die EN 16931- und ERechV-Anforderungen erfüllt. Einen tieferen Vergleich der beiden Formate behandelt unser ZUGFeRD vs. XRechnung-Leitfaden.
Das BMF hat bestätigt, dass bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD im Falle einer Abweichung zwischen dem XML-Teil und der menschenlesbaren PDF-Darstellung der strukturierte XML-Teil für Umsatzsteuerzwecke maßgebend ist. Bei reinen XRechnung-Dateien ist das XML per Definition die einzige und rechtsverbindliche Version der Rechnung, da es keine PDF-Schicht gibt.
XRechnung und Peppol BIS 3.0: Harmonisierung und Gleichwertigkeit
XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 sind eng miteinander verwandt und werden zunehmend harmonisiert. Beide sind CIUS-Implementierungen von EN 16931 und beide unterstützen UBL 2.1 als eine ihrer Syntaxen. Seit XRechnung 3.0 den Deutschen Nationalen Regelwerk (DE-NRS) eingeführt hat, wird Peppol BIS Billing 3.0 für über das Peppol-Netzwerk übermittelte Rechnungen als funktional gleichwertig zu XRechnung 3.0 anerkannt. Deutsche Behörden, die über Peppol erreichbar sind, akzeptieren Peppol BIS 3.0-Rechnungen neben XRechnung.
Diese Gleichwertigkeit hat einen praktischen Vorteil für Unternehmen, die sowohl deutsche Behörden als auch internationale Kunden über Peppol fakturieren. Eine Peppol BIS 3.0 UBL-Implementierung kann beide Anwendungsfälle abdecken, sofern die Rechnung bei der Rechnungsstellung an deutsche Behörden die Leitweg-ID enthält und alle deutschen spezifischen Anforderungen der XRechnung-Version 3.0.1 einschließlich der Pflichtfelder BT-23, BT-34 und BT-49 erfüllt. Unternehmen müssen keine zwei separaten Rechnungserstellungsprozesse pflegen, wenn sie bereits Peppol-fähig sind. Den vollständigen Vergleich zwischen Factur-X und Peppol behandelt unser Factur-X vs. Peppol-Leitfaden.
Das Peppol-Netzwerk ist ein Übertragungsnetzwerk, kein Format. XRechnung-XML-Dateien können über Peppol an jede Behörde übermittelt werden, die an den deutschen Peppol-Zugangspunkt angeschlossen ist. Für das OZG-RE-Portal ist für die Peppol-Einreichung keine separate OZG-RE-Registrierung erforderlich, und bestehende Peppol-Registrierungen von der früheren ZRE wurden im Rahmen der Konsolidierung 2025 automatisch auf das OZG-RE migriert.
XRechnung für B2G-Rechnungen: die vollständige Geschichte der Pflicht
XRechnung ist in einem stufenweisen Rollout seit 2018 das vorgeschriebene Format für die deutsche B2G-Rechnungsstellung. Die Pflicht wurde durch das E-Rechnungsgesetz vom April 2017 und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) vom September 2017 eingeführt, die beide die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Bundesrecht umgesetzt haben.
November 2018: Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes mussten XRechnung-E-Rechnungen von Lieferanten annehmen und verarbeiten.
November 2019: Alle übrigen Bundesverwaltungsbehörden mussten XRechnung-E-Rechnungen annehmen und verarbeiten.
November 2020: Alle Lieferanten von Bundesauftraggebern wurden verpflichtet, XRechnung-E-Rechnungen für öffentliche Aufträge auszustellen und zu übermitteln. Direktbestellungen mit einem Nettowert von bis zu 1.000 Euro sind nach §3 Abs. 3 ERechV ausgenommen.
Auf Landes- und Kommunalebene wurde die B2G-Pflicht schrittweise eingeführt: November 2020 für Bremen zusammen mit der Bundespflicht, Januar 2022 für Hamburg, Saarland und Baden-Württemberg, April 2023 für Mecklenburg-Vorpommern, Januar 2024 für Rheinland-Pfalz und April 2024 für Hessen. Einige Bundesländer haben noch keine flächendeckende B2G-E-Rechnungspflicht eingeführt, und die Anforderungen variieren erheblich je nach Bundesland und Kommunalbehörde. Lieferanten müssen die Anforderungen immer beim öffentlichen Auftraggeber direkt klären.
XRechnung und die B2B-E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz
Obwohl XRechnung ursprünglich für den B2G-Bereich entwickelt wurde, wird es durch die B2B-E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz zunehmend auch für den privatwirtschaftlichen Bereich relevant. Das Gesetz schreibt XRechnung im B2B-Bereich nicht spezifisch vor, verlangt aber, dass Rechnungen in einem EN 16931-konformen strukturierten Format ausgestellt werden. XRechnung ist eine der anerkannten Optionen neben ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Die vollständige Liste der Pflichtangaben einer rechtsgültigen Rechnung in Deutschland enthält unser Leitfaden zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Januar 2025: Alle im Inland ansässigen Unternehmen müssen in der Lage sein, EN 16931-konforme E-Rechnungen einschließlich XRechnung zu empfangen. Das ist die Empfangspflicht. Für diese Empfangspflicht gibt es keinerlei Übergangsfristen. Ein Unternehmen kann eine gültige XRechnung seines Lieferanten nicht ablehnen.
Bis 31. Dezember 2026: Für in den Kalenderjahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate wie einfache PDF-Dateien versenden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze im Anwendungsbereich ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen für in diesem Jahr ausgeführte Umsätze noch sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versenden.
Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen unabhängig vom Umsatz müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Kleinunternehmer mit einem Vorjahres-Nettoumsatz von höchstens 25.000 Euro nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 konforme E-Rechnungen empfangen können. Die spezifischen Auswirkungen für Kleinunternehmer behandelt unser Leitfaden zur E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026, und für Freiberufler unser Leitfaden zur E-Rechnung für Freiberufler in Deutschland.
Deutschland verfolgt das Nachprüfungsmodell für B2B. Es gibt keine zentrale Behördenplattform, über die B2B-Rechnungen geleitet werden müssen, keine Echtzeit-Meldepflicht und keine Verpflichtung, Rechnungen in Echtzeit an Finanzbehörden zu übermitteln. Käufer und Verkäufer tauschen Rechnungen direkt über vereinbarte Kanäle wie Peppol, E-Mail, EDI oder dedizierte Portale aus. Finanzbehörden können Rechnungen bei einer Betriebsprüfung anfordern. Das unterscheidet Deutschland grundlegend von Frankreich, das ab September 2026 alle inländischen B2B-Rechnungen über eine zertifizierte PDP-Plattform leiten muss.
XRechnung 4.0: was Unternehmen wissen müssen
Im März 2026 kündigte KoSIT XRechnung 4.0 an und bezeichnete es als grundlegende Weiterentwicklung des Standards und nicht als ein inkrementelles Update. XRechnung 4.0 basiert auf EN 16931-1:2026, der aktualisierten Version der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die vom CEN im Februar 2026 verabschiedet wurde.
Die wesentliche strukturelle Änderung in XRechnung 4.0 ist die Abschaffung der strengen Regel ein Auftrag, eine Lieferung, eine Rechnung, die XRechnung 3.0 eingeschränkt hat. Version 4.0 wird die Zusammenfassung mehrerer Aufträge, Lieferungen und Kundenreferenzen in einer einzigen Rechnung unterstützen, was die Komplexität realer Lieferketten genauer abbildet. Umsatzsteuer- und Rundungskombinationen werden präzisiert. Neue Felder werden für detaillierte Bankinformationen, mehrere Zahlungsbedingungen, Skonti und Verzugszinsen hinzugefügt, die für die künftige deutsche Beteiligung an den ViDA-Digitalmeldesystemen benötigt werden.
XRechnung 4.0 wird mit Peppol BIS 4.0 harmonisiert, das auf EN 16931-1:2026 aufbaut und das BIS 3.0-Modell mit dem PINT-Modell (Peppol International Network) vereint. Diese Harmonisierung stärkt die Konvergenz zwischen XRechnung und Peppol und vereinfacht die grenzüberschreitende Rechnungsstellung für Unternehmen, die in mehreren EU-Märkten tätig sind.
Eine Vorabversion von XRechnung 4.0 wurde 2026 für Testzwecke veröffentlicht. Die endgültige Spezifikation hängt von der CEN-Genehmigung der aktualisierten UBL 2.5- und CII D25A-Syntaxbindungen ab. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Leitfadens wurde noch kein verpflichtendes Einführungsdatum bestätigt. Unternehmen, die XRechnung 3.0.x verwenden, bleiben vollständig konform und müssen erst migrieren, wenn KoSIT die endgültige Spezifikation und einen offiziellen Übergangszeitraum veröffentlicht. Die Vorbereitung auf die Änderungen am Datenmodell für Mehrauftragsrechnungen und die neuen Zahlungsfelder ist für Unternehmen mit komplexen B2G-Workflows empfehlenswert.
XRechnung-Rechnungen erstellen ohne ERP
Eine konforme XRechnung ohne ERP zu erstellen ist auf mehreren praktischen Wegen unkompliziert möglich. XRechnung-Rechnungen können nicht mit normalen PDF-Tools, Word, Google Docs oder generischer Rechnungssoftware erstellt werden, die ausschließlich visuellen PDF-Output erzeugt. Eine XRechnung-Datei ist ein einfaches XML-Dokument, das von Software erstellt werden muss, die validen UBL 2.1- oder UN/CEFACT CII-Output entsprechend der XRechnung-Spezifikation erzeugt und die KoSIT-Validierung besteht.
Für Freiberufler, Berater und kleine Unternehmen, die gelegentlich deutsche Behörden fakturieren, ist das Web-Formular des OZG-RE der einfachste Weg. Rechnungsdaten werden direkt im Browser eingegeben und das Portal erstellt eine gültige XRechnung-Datei zur Einreichung. Es ist keine Software-Installation erforderlich und es fallen keine Kosten an. Dieser Weg ist kostenlos und erfordert lediglich eine einmalige OZG-RE-Registrierung.
Für Unternehmen mit höherem Rechnungsvolumen ist dedizierte Rechnungssoftware mit integrierter XRechnung-Generierung die praktische Wahl. Viele deutsche Buchhaltungsprogramme einschließlich DATEV, Lexoffice und sevDesk unterstützen die XRechnung-Generierung seit 2020. Eigenständige XRechnung-Generatoren, die Rechnungsdaten als Eingabe akzeptieren und konformen XML-Output erzeugen, sind ebenfalls eine Option für Unternehmen, die keine Abo-Buchhaltungssoftware nutzen möchten. Eine schrittweise Anleitung zur Erstellung einer konformen Rechnung im hybriden Format bietet unser Leitfaden zur Erstellung einer Factur-X / ZUGFeRD-konformen Rechnung.
Für Unternehmen, die sowohl öffentliche Auftraggeber (mit XRechnung-Pflicht) als auch private B2B-Kunden (für die ZUGFeRD bevorzugt wird) fakturieren müssen, eliminiert ein einziges Rechnungstool, das beide Formate aus demselben Konto generiert, separate Workflows. Das XRECHNUNG-Profil von ZUGFeRD ist hier besonders praktisch: Es erzeugt eine einzige Datei, die für B2G-Einreichungen die XRechnung-Validierung besteht und gleichzeitig eine menschenlesbare PDF-Datei für B2B-Kunden enthält. Mehr zur ERP-Lücke bei XRechnung- und ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen behandelt unser Leitfaden zur ERP-Lücke bei Ausgangsrechnungen.
XRechnung-Rechnungen validieren vor der Einreichung
Die XRechnung-Validierung vor der Einreichung ist unerlässlich. Eine Rechnung, die die Validierung nicht besteht, wird vom OZG-RE-Portal oder dem ERP-System des Empfängers abgelehnt, verzögert die Zahlung und erfordert eine erneute Einreichung. KoSIT stellt ein offizielles Open-Source-Validierungstool und die zugehörige Validierungskonfiguration bereit, die XRechnung-Rechnungen gegen den vollständigen Regelwerksatz prüft.
Die Validierung erfolgt auf zwei Ebenen. Die erste ist die XSD-Schema-Validierung, die prüft, ob das XML wohlgeformt ist und ob alle Pflichtfelder für die deklarierte Syntax vorhanden und korrekt strukturiert sind. Die zweite ist die Schematron-Geschäftsregelvalidierung, die prüft, ob die Rechnungsdaten die logischen Bedingungen aus EN 16931 und der XRechnung-CIUS erfüllen. Häufige XRechnung-Validierungsfehler sind fehlende Pflichtfelder wie die Leitweg-ID bei B2G-Einreichungen und die mit Version 3.0.1 eingeführten Pflichtfelder BT-23, BT-34 und BT-49, falsche Steuergesamtbeträge und Umsatzsteuerkategoriecodes ohne die erforderlichen Begleitdaten.
Das KoSIT-Validierungstool ist kostenlos auf GitHub unter den itplr-kosit-Repositories verfügbar. Der ELSTER-Viewer unter e-rechnung.elster.de bietet eine kostenlose visuelle Darstellung von XRechnung-XML-Dateien, sodass Lieferanten überprüfen können, ob die Rechnungsdaten vollständig und korrekt sind, bevor sie die Rechnung einreichen. Eine kostenlose Browser-Alternative ist der Facturwise-Validator, der jedes PDF oder XML akzeptiert und sofort einen EN 16931-Konformitätsbericht erstellt, ohne Konto und ohne Kosten. Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Validierungsebenen, der häufigsten Fehlercodes und ihrer Behebung enthält unser Validierungs-Leitfaden für Factur-X / ZUGFeRD.
XRechnung für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung
XRechnung ist ein deutscher Nationalstandard und in den meisten grenzüberschreitenden Rechnungsstellungsszenarien nicht das erwartete Format. Für grenzüberschreitende Rechnungen an deutsche Behörden können ausländische Lieferanten XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 oder ein beliebiges EN 16931-konformes Format verwenden. Für ausländische Lieferanten, die bereits Peppol nutzen, ist Peppol BIS 3.0 die natürliche Wahl, da es über das DE-NRS-Regelwerk als funktional gleichwertig zu XRechnung anerkannt ist.
Britische Unternehmen, die deutsche Behörden fakturieren, sollten XRechnung oder Peppol BIS 3.0 verwenden, die Leitweg-ID vom Auftraggeber einholen und über das OZG-RE oder das entsprechende Landesportal einreichen. Britische Unternehmen, die deutsche Privatunternehmen fakturieren, unterliegen nicht der deutschen B2B-Pflicht, die nur für im Inland ansässige Unternehmen gilt. Ihre deutschen Kunden können jedoch XRechnung oder ZUGFeRD für die automatisierte Rechnungsverarbeitung anfordern.
Für Unternehmen, die sowohl den deutschen als auch den französischen Markt abdecken müssen, sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identische Formate, sodass ein einziges Rechnungstool beide erzeugt. Für belgische und niederländische Kunden ist Peppol BIS 3.0 das korrekte Format, da Belgien es ab Januar 2026 für die B2B-E-Rechnungsstellung verpflichtend eingeführt hat und die Niederlande es intensiv nutzen. Ein einziges Rechnungstool, das XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS 3.0 unterstützt, deckt Deutschland, Frankreich, Belgien und die Niederlande aus einem Konto ab.
Checkliste für die XRechnung-Konformität
Bestätigen, dass die Rechnungssoftware gültiges XRechnung 3.0 in UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII-Syntax erzeugt. Sicherstellen, dass alle drei seit Version 3.0.1 verpflichtenden Felder befüllt sind: BT-23 (Geschäftsprozesstyp), BT-34 (Elektronische Adresse des Verkäufers) und BT-49 (Elektronische Adresse des Käufers). Die Leitweg-ID vor der ersten B2G-Rechnungseinreichung beim öffentlichen Auftraggeber einholen, da sie nachträglich nach der Einreichung nicht hinzugefügt werden kann. Jede Rechnung mit dem KoSIT-Validator oder dem kostenlosen Facturwise-Validator validieren, bevor sie an Kunden gesendet oder bei einem Portal eingereicht wird. Alle Bundesbehördenrechnungen über das OZG-RE einreichen, die einzige Bundesplattform seit September 2025. Für Landes- und Kommunalbehörden das korrekte Portal und den Einreichungskanal direkt beim Auftraggeber klären. XRechnung-Rechnungen in ihrer ursprünglichen XML-Form mindestens acht Jahre aufbewahren, um den GoBD-Archivierungsanforderungen nach §14b UStG zu genügen.
Häufig gestellte Fragen zu XRechnung und der E-Rechnungspflicht
Was ist XRechnung und worin unterscheidet es sich von ZUGFeRD?
XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification der europäischen Norm EN 16931, entwickelt und gepflegt von KoSIT. Es ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare PDF-Schicht, das für die vollautomatisierte Maschine-zu-Maschine-Verarbeitung konzipiert ist und seit dem 27. November 2020 für alle Lieferanten von Bundesauftraggebern verpflichtend ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das dieselben XML-Daten in einem menschenlesbaren PDF/A-3-Dokument einbettet. Für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden über das OZG-RE ist XRechnung das primäre vorgeschriebene Format. Für B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen sind beide rechtsgültig. ZUGFeRD wird für den B2B-Bereich allgemein bevorzugt, weil die PDF-Schicht ohne Spezialsoftware lesbar bleibt.
Ist XRechnung für deutsche Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht?
XRechnung und andere EN 16931-konforme Formate sind seit dem 27. November 2020 für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden verpflichtend. Für den B2B-Bereich verpflichtet das Wachstumschancengesetz alle in Deutschland ansässigen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, EN 16931-konforme E-Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach §19 UStG mit einem Vorjahres-Nettoumsatz von höchstens 25.000 Euro sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 konforme E-Rechnungen empfangen können.
Was ist die Leitweg-ID und warum wird sie in XRechnung benötigt?
Die Leitweg-ID ist eine verpflichtende Routing-Kennung in jeder XRechnung, die an eine deutsche Behörde eingereicht wird. Sie leitet die Rechnung an die korrekte Behörde und Abteilung weiter. Ohne eine gültige Leitweg-ID wird die Rechnung abgelehnt und nicht zur Zahlung verarbeitet. Die Leitweg-ID muss vom öffentlichen Auftraggeber eingeholt werden und sollte in der Bestellung oder im Vertrag enthalten sein. Das BMF hat ausdrücklich bestätigt, dass die Leitweg-ID im B2B-Bereich zwischen Privatunternehmen grundsätzlich nicht benötigt wird.
Wie reiche ich eine XRechnung bei deutschen Bundesbehörden ein?
Seit dem 19. September 2025 ist das OZG-RE die einzige Bundesplattform für die Einreichung von XRechnung-Rechnungen bei deutschen Bundesbehörden. Die frühere ZRE ist vollständig abgeschaltet. Das OZG-RE akzeptiert Einreichungen über das Web-Formular, den XML-Datei-Upload, die E-Mail und das Peppol-Netzwerk. Die Registrierung ist für Nicht-Peppol-Kanäle kostenlos. Für Landes- und Kommunalbehörden das korrekte Portal und den Einreichungskanal direkt beim Auftraggeber klären, da die Anforderungen je nach Bundesland variieren. Immer die Leitweg-ID des Auftraggebers in jede B2G-Rechnung eintragen.
Kann XRechnung auch für B2B-Rechnungen verwendet werden?
XRechnung ist für innerdeutsche B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen rechtsgültig, da es EN 16931-konform ist. Für den B2B-Bereich wird jedoch ZUGFeRD allgemein bevorzugt, weil die PDF-Schicht ohne Spezialsoftware lesbar ist. Die Leitweg-ID ist nur für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich, nicht für B2B-Transaktionen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und Peppol BIS 3.0?
Sowohl XRechnung als auch Peppol BIS Billing 3.0 sind CIUS-Implementierungen von EN 16931 und unterstützen UBL 2.1-Syntax. Seit XRechnung 3.0 das Deutsche Nationale Regelwerk (DE-NRS) eingeführt hat, wird Peppol BIS 3.0 für über das Peppol-Netzwerk übermittelte Rechnungen als funktional gleichwertig zu XRechnung 3.0 anerkannt. Deutsche Behörden, die über Peppol erreichbar sind, akzeptieren Peppol BIS 3.0 neben XRechnung. Der wesentliche Unterschied ist der Übertragungskanal: OZG-RE oder Landesportale für direkte XRechnung-Einreichung, das Peppol-Netzwerk für Peppol BIS 3.0. Beide erfordern die Leitweg-ID für deutsche B2G-Rechnungen.
Wie validiere ich eine XRechnung-Rechnung kostenlos?
KoSIT stellt ein kostenloses Open-Source-XRechnung-Validierungstool unter den itplr-kosit-Repositories auf GitHub bereit. Der ELSTER-Viewer unter e-rechnung.elster.de bietet eine kostenlose visuelle Darstellung von XRechnung-XML-Dateien. Der Facturwise-Validator akzeptiert XRechnung-Dateien und erstellt sofort einen EN 16931-Konformitätsbericht ohne Konto und ohne Kosten. Die Validierung vor der Einreichung ist entscheidend, da ungültige Rechnungen ohne Zahlungsverarbeitung abgelehnt werden.
Was ist XRechnung 4.0 und sollte ich mich schon vorbereiten?
XRechnung 4.0 wurde von KoSIT im März 2026 angekündigt und basiert auf EN 16931-1:2026. Es hebt die Einschränkung ein Auftrag, eine Lieferung, eine Rechnung von Version 3.0 auf, fügt Felder für mehrere Zahlungsbedingungen, Skonti und Verzugszinsen hinzu und harmonisiert sich mit Peppol BIS 4.0. Eine Vorabversion wurde 2026 für Tests veröffentlicht. Ein verpflichtendes Einführungsdatum wurde noch nicht bestätigt. Unternehmen, die XRechnung 3.0.x verwenden, bleiben vollständig konform. Die Vorbereitung auf die Datenmodelländerungen für Mehrauftragsrechnungen ist für Unternehmen mit komplexen B2G-Workflows empfehlenswert.
XRechnung-konforme Rechnungen mit Facturwise erstellen
Facturwise erstellt automatisch konforme XRechnung-Dateien für die Einreichung bei deutschen Bundes- und Landesbehörden über das OZG-RE-Portal. Jede Rechnung wird gegen die KoSIT-Validierungsregeln geprüft, bevor sie verfügbar gemacht wird, und unterstützt sowohl die UBL- als auch die CII-Syntax. Mit Leitweg-ID-Unterstützung und integrierter ZUGFeRD-Generierung im selben Konto, sodass B2G- und B2B-Rechnungen aus demselben Workflow erstellt werden können. Keine XML-Konfiguration, keine separaten Tools, keine zusätzlichen Schritte. Erstellen Sie Ihre erste XRechnung kostenlos.
Dieser Artikel ist informativ und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung dar. Das Wachstumschancengesetz, die Umsetzungsdetails zu §14 UStG, die XRechnung-Spezifikation, die Anforderungen des OZG-RE-Portals und die landesrechtlichen B2G-Regelungen entwickeln sich weiter, und Details können sich nach Veröffentlichung ändern. Für Entscheidungen, die Ihr Unternehmen betreffen, konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Steuerberater, Buchhalter oder Ihren AP-/IT-Integrationspartner.