Die EU macht bei der E-Rechnung ernst
Die E-Rechnung ist in weiten Teilen Europas keine Option mehr. Was mit Mandaten für die öffentliche Beschaffung (B2G) begann, weitet sich nun rasant auf B2B-Transaktionen aus. Mehrere EU-Mitgliedstaaten führen die verpflichtende E-Rechnung zwischen Privatunternehmen ein oder haben sie bereits eingeführt — die Fristen staffeln sich von 2025 bis 2028.
Wenn Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer in der EU tätig sind, ist dieser Artikel Ihre Referenz. Wir schlüsseln die Fristen Land für Land auf, damit Sie genau wissen, wann Ihre Pflichten beginnen.
Der EU-weite Rahmen
EU-Richtlinie 2014/55/EU verlangt von allen öffentlichen Stellen in der EU, E-Rechnungen zu akzeptieren. Dies gilt seit 2019 und betrifft nur die B2G-Fakturierung.
ViDA (VAT in the Digital Age) ist die EU-Initiative, die einen Rahmen für die verpflichtende B2B-E-Rechnung und digitale Meldepflichten in allen Mitgliedstaaten schaffen wird. Während ViDA die Richtung vorgibt, warten einzelne Länder nicht — viele haben eigene nationale Mandate vor dem EU-weiten Zeitplan gestartet.
EN 16931 ist der europäische Standard, der das Datenmodell für E-Rechnungen definiert. Jede konforme E-Rechnung — ob im UBL- oder CII-Format (Factur-X/ZUGFeRD) — muss diesem Standard entsprechen.
Deutschland
Deutschland gehört zu den aktivsten Treibern der B2B-E-Rechnung.
B2G: Seit November 2020 für Bundeslieferanten verpflichtend. Rechnungen laufen über die ZRE-Plattform (Zentraler Rechnungseingang) im XRechnung- oder Peppol-Format.
B2B-Zeitplan:
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im EN-16931-Format empfangen können. Papier- und einfache PDF-Rechnungen dürfen nicht mehr abgelehnt werden.
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
- 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden, unabhängig von der Größe.
Akzeptierte Formate: ZUGFeRD (EN 16931-Profil oder höher), XRechnung, jedes EN-16931-konforme Format.
Was das für Sie bedeutet: Wenn Sie deutsche Kunden fakturieren, sollten Sie bereits konforme E-Rechnungen erzeugen. Ab 2027 oder 2028 bleibt keine Wahl mehr.
Frankreich
Frankreich führt sein Mandat in mehreren Phasen ein.
B2G: Seit 2020 verpflichtend über Chorus Pro.
B2B-Zeitplan:
- 1. September 2026: Große Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen und E-Reporting-Daten übermitteln.
- 1. September 2027: Mittlere Unternehmen (ETI) und kleine/mittlere Unternehmen (PME) müssen sich anschließen.
- 1. September 2028: Kleinstunternehmen müssen sich anschließen.
Infrastruktur: Frankreich baut ein Netzwerk zertifizierter Plattformen (PDP — Plateforme de Dématérialisation Partenaire) auf.
Akzeptierte Formate: Factur-X, UBL und CII.
Hinweis: Frankreich hat diesen Zeitplan seit dem ursprünglichen Start 2024 mehrfach überarbeitet. Die obigen Daten entsprechen dem aktuellen offiziellen Stand, aber weitere Anpassungen sind möglich. Prüfen Sie die französische Steuerbehörde (DGFiP) für die neuesten Informationen.
Italien
Italien war EU-Vorreiter — die B2B-E-Rechnung wurde bereits 2019 verpflichtend.
B2B und B2C: Seit 1. Januar 2019 für alle umsatzsteuerregistrierten Unternehmen verpflichtend. Seit 1. Januar 2024 einschließlich Kleinstunternehmen.
Infrastruktur: Alle Rechnungen müssen über das SDI (Sistema di Interscambio) laufen, im FatturaPA-Format.
Spanien
B2B-Zeitplan:
- 2026 (voraussichtlich): Unternehmen mit Jahresumsatz über 8 Millionen € müssen E-Rechnungen ausstellen.
- 2027 (voraussichtlich): Alle übrigen Unternehmen.
Belgien
B2B-Zeitplan:
- 1. Januar 2026: Verpflichtende B2B-E-Rechnung für alle umsatzsteuerregistrierten Unternehmen.
Infrastruktur: Peppol ist das primäre Zustellungsnetzwerk.
Polen
B2B-Zeitplan:
- 1. Februar 2026: Verpflichtend für große Unternehmen (Jahresumsatz über 200 Mio. PLN).
- 1. April 2026: Verpflichtend für alle übrigen umsatzsteuerregistrierten Unternehmen.
Infrastruktur: Alle Rechnungen müssen über die KSeF-Plattform (Krajowy System e-Faktur) ausgestellt werden.
Niederlande
B2G: Seit 2017 verpflichtend für Lieferanten der Zentralregierung via Peppol.
B2B: Kein aktuelles Mandat, aber breite freiwillige Peppol-Nutzung.
Skandinavien (Schweden, Dänemark, Norwegen, Finnland)
B2G: In allen nordischen Ländern verpflichtend via Peppol.
B2B: Noch keine flächendeckende nationale Pflicht, aber Peppol ist freiwillig weit verbreitet.
Slowakei
B2G: E-Rechnung für öffentliches Beschaffungswesen vorhanden.
B2B: Noch kein fester Zeitplan, Ausrichtung an ViDA erwartet.
Übersichtstabelle
| Land | B2G-Mandat | B2B-Start | B2B vollständig | Format / Plattform |
|---|---|---|---|---|
| Deutschland | 2020 | Jan 2025 (Empfang) | Jan 2028 (alle senden) | ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931 |
| Frankreich | 2020 | Sep 2026 (groß) | Sep 2028 (Kleinst) | Factur-X, UBL, CII via PDP |
| Italien | 2014 | Jan 2019 (alle) | Bereits aktiv | FatturaPA via SDI |
| Spanien | Aktiv | 2026 (vorauss.) | 2027 (vorauss.) | TBD (EN 16931 erwartet) |
| Belgien | Aktiv | Jan 2026 | Jan 2026 (alle) | Peppol BIS Billing 3.0 |
| Polen | Aktiv | Feb 2026 (groß) | Apr 2026 (alle) | KSeF nationales Format |
| Niederlande | 2017 | Kein Mandat | — | Peppol (freiwillig) |
| Schweden | Aktiv | Kein Mandat | — | Peppol (freiwillig) |
| Dänemark | Aktiv | Kein Mandat | — | Peppol (freiwillig) |
| Slowakei | Aktiv | Kein Mandat | — | EN 16931 (erwartet) |
Was sollten Sie jetzt tun?
1. Beginnen Sie heute mit EN-16931-konformen Rechnungen. Auch wenn die Sendepflicht in Ihrem Land noch nicht gilt — die Empfangspflicht besteht möglicherweise schon.
2. Kennen Sie den Zeitplan Ihres Landes. Prüfen Sie die Tabelle oben und markieren Sie die relevanten Daten.
3. Wählen Sie das richtige Format. Für die meisten B2B-Rechnungen reicht Factur-X/ZUGFeRD. Für Behörden oder Peppol-Märkte (Belgien, Skandinavien) planen Sie Peppol-Zugang ein.
4. Nutzen Sie ein Tool, das Compliance automatisiert. Manuelles Erstellen von XML-Dateien ist für den Alltag nicht realistisch.
Wie Facturwise Sie vorbereitet
Facturwise erzeugt automatisch Factur-X-konforme Rechnungen im EN-16931-Profil. Jede Rechnung und Gutschrift enthält die eingebettete CII-XML mit allen Pflichtfeldern, korrekter PDF/A-3-Struktur und richtigen Metadaten. Sie erfüllen die Anforderungen, die viele Länder zwischen jetzt und 2028 einführen — schon heute.
Die Fristen rücken näher, aber Compliance muss nicht kompliziert sein. Facturwise erstellt automatisch EN-16931-konforme Factur-X-Rechnungen — damit Sie bereit sind, egal ob Ihre Pflicht 2026, 2027 oder 2028 greift. Jetzt konforme Rechnungen erstellen.