Zwei deutsche Standards, eine Verwirrung
Wer in Deutschland ein Unternehmen führt oder deutsche Kunden fakturiert, stößt unweigerlich auf zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind E-Rechnungsformate. Beide erfüllen EN 16931. Und beide tauchen auf, sobald die deutsche E-Rechnungspflicht zur Sprache kommt.
Welches brauchen Sie tatsächlich? Die Antwort hängt davon ab, wen Sie fakturieren.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Entwickelt wurde es vom FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, mit einem klaren Ziel: E-Rechnung praxistauglich machen, auch für Betriebe, die keinerlei technische Infrastruktur zur Verarbeitung elektronischer Daten haben.
Das Prinzip ist einfach. Sie nehmen eine ganz normale PDF-Rechnung und betten eine strukturierte XML-Datei darin ein. Die XML folgt dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-Format. Das Ergebnis ist ein hybrides Dokument: oben drauf menschenlesbar, darunter maschinenlesbar.
Ihr Kunde sieht eine gewöhnliche PDF-Rechnung. Hat seine Buchhaltungssoftware eine Importfunktion, extrahiert sie die XML und übernimmt die Daten automatisch. Falls nicht, funktioniert das PDF trotzdem einwandfrei.
Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD technisch identisch mit Factur-X, dem französischen Pendant. Gleiche XML, gleiche Struktur, zwei Bezeichnungen.
Wesentliche Merkmale:
- Hybrides PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML
- Funktioniert für jeden, keine spezielle Software beim Empfänger nötig
- Versand ist flexibel: E-Mail, Upload, Dateiablage
- Mehrere Profile von Minimum bis Extended
- Das EN 16931-Profil entspricht der vollen EN-16931-Compliance
Was ist XRechnung?
XRechnung ist Deutschlands nationaler Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand, also Bund, Länder und Kommunen. Entwickelt wurde er von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Seit November 2020 ist er für Lieferanten der Bundesverwaltung Pflicht.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD liefert XRechnung eine reine XML-Datei ohne PDF und ohne visuelle Darstellung. Die XML nutzt standardmäßig UBL (Universal Business Language), auch wenn CII technisch zulässig ist. Das Datenmodell entspricht EN 16931, ergänzt um deutsche Geschäftsregeln und Erweiterungen.
XRechnung-Dateien werden typischerweise über Behördenportale eingereicht: ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) für den Bund oder OZG-RE auf Landesebene. Einige Portale akzeptieren auch die Einreichung über Peppol.
Wesentliche Merkmale:
- Reines XML, kein PDF, kein visuelles Layout
- Basiert auf UBL (primär) oder CII
- EN-16931-konform mit deutschen Zusatzregeln
- Einreichung über Behördenportale (ZRE, OZG-RE, Peppol)
- Pflicht für B2G-Rechnungen (Rechnungen an Behörden) in Deutschland
Der Kernunterschied
So lässt es sich am einfachsten merken:
ZUGFeRD liefert ein PDF, das Menschen lesen können, mit XML, das Maschinen lesen können. Es funktioniert überall, für jeden.
XRechnung liefert XML, das Maschinen lesen können. Sonst nichts. Kein PDF, kein Rückfallformat für Empfänger, die die Rechnung einfach nur per E-Mail sehen wollen.
ZUGFeRD wurde für die Praxis entwickelt, wo die meisten kleinen Unternehmen Rechnungen noch per E-Mail versenden und viele Empfänger keinerlei automatisierte Verarbeitung haben. XRechnung wurde für öffentliche Beschaffungssysteme entwickelt, wo alles automatisiert ist und ein visuelles PDF nur stören würde.
Vergleich auf einen Blick
| Aspekt | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettete XML (hybrid) | Reine XML |
| XML-Standard | CII (UN/CEFACT) | UBL (primär) oder CII |
| EN-16931-konform | Ja (EN 16931-Profil und höher) | Ja (mit deutschen Erweiterungen) |
| Menschenlesbar | Ja, das PDF ist immer dabei | Nein, braucht Software zur Darstellung |
| Zustellweg | E-Mail, Upload, beliebiger Dateitransfer | Behördenportale (ZRE, OZG-RE, Peppol) |
| Empfänger-Setup nötig | Nein | Muss Einreichung über Portal oder Peppol unterstützen |
| Hauptanwendung | B2B, Freiberufler, KMU | B2G (Lieferanten der öffentlichen Hand) |
| Visuelle Gestaltung | Volle Kontrolle über das PDF-Layout | Keine, nur XML |
| Herausgeber | FeRD | KoSIT |
Wann welches Format?
Die Entscheidung ist recht klar.
Fakturieren Sie eine deutsche Behörde? Dann brauchen Sie XRechnung. Bundesbehörden verlangen es seit November 2020, die meisten Landesverwaltungen haben nachgezogen. Sie reichen die XML über das entsprechende Portal ein. Ein ZUGFeRD-PDF per E-Mail wird nicht akzeptiert.
Fakturieren Sie Privatunternehmen oder Privatpersonen? ZUGFeRD ist die praxistaugliche Wahl. Ihre Kunden bekommen ein vertrautes PDF. Deren Buchhaltungssoftware kann die XML extrahieren, falls sie es unterstützt. Falls nicht, geht nichts kaputt. Sie bleiben konform, ohne Ihre Kunden auf eine neue Plattform zu zwingen.
Sind Sie Freiberufler oder Einzelunternehmer? Fast sicher ZUGFeRD. Die allermeisten Freiberufler fakturieren Kunden aus der Privatwirtschaft. Behördenaufträge mit XRechnung-Pflicht sind für Soloselbstständige eher selten, und wenn, wissen Sie in der Regel vorher Bescheid.
Fakturieren Sie sowohl Behörden als auch privat? Dann brauchen Sie möglicherweise beides. ZUGFeRD für Ihre regulären B2B-Kunden, XRechnung für den gelegentlichen Behördenauftrag. Da beide EN 16931 umsetzen, ist das Datenmodell identisch. Der Unterschied liegt in der Verpackung und Zustellung.
Was sagt die E-Rechnungspflicht?
Die deutsche E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich kommt in Stufen:
- Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im EN-16931-Format (CII oder UBL) empfangen können
- Januar 2027: Unternehmen über einer bestimmten Jahresumsatzgrenze müssen E-Rechnungen senden
- Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden
Das Mandat akzeptiert für B2B-Transaktionen sowohl ZUGFeRD (CII) als auch XRechnung (UBL). Der Gesetzgeber hat keinen Sieger bestimmt, jedes EN-16931-konforme Format ist zulässig.
Für die meisten Kleinunternehmen und Freiberufler ist ZUGFeRD der Weg des geringsten Widerstands. Sie erzeugen ein PDF mit eingebetteter XML, senden es per E-Mail und haben damit Ihre Pflicht erfüllt. Keine Portale, keine Netzwerk-Registrierung, keine neue Infrastruktur.
Können ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander existieren?
Das tun sie bereits. Viele deutsche Unternehmen nutzen ZUGFeRD für den täglichen B2B-Rechnungsverkehr und wechseln nur dann zu XRechnung, wenn ein Behördenkunde es verlangt.
Die Daten, die in beide Formate einfließen, sind im Kern identisch. EN 16931 definiert die Felder, die Geschäftsregeln und die Steuerlogik. Der Unterschied ist die Verpackung. Wenn Ihr Rechnungstool korrekte EN-16931-Daten erzeugt, ist die Erstellung beider Formate vor allem eine Frage der Ausgabekonfiguration.
Häufige Missverständnisse
„XRechnung löst ZUGFeRD ab." Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht akzeptiert ausdrücklich sowohl CII (ZUGFeRD) als auch UBL (XRechnung). Keines wird abgeschafft. Sie bedienen unterschiedliche Zielgruppen.
„ZUGFeRD ist nur ein PDF und keine echte E-Rechnung." Falsch. Eine ZUGFeRD-Rechnung ab dem EN 16931-Profil enthält eine vollständig strukturierte, EN-16931-konforme XML. Das PDF ist die menschenlesbare Schicht oben drauf. Die XML macht es zur E-Rechnung.
„Ich brauche XRechnung für jede Rechnung in Deutschland." Nur wenn Sie Behörden fakturieren. Im B2B-Bereich funktioniert ZUGFeRD einwandfrei und ist meist praktischer.
„ZUGFeRD und Factur-X sind verschiedene Dinge." Seit Version 2.0 derselbe Standard. Factur-X ist die französische Bezeichnung, ZUGFeRD die deutsche. Technisch identisch.
Wie Facturwise das löst
Facturwise erzeugt automatisch ZUGFeRD-/Factur-X-konforme Rechnungen im EN 16931-Profil. Jede Rechnung enthält die eingebettete CII-XML, die korrekte PDF/A-3-Struktur und alle Pflichtfelder, berechnet und validiert.
Für die allermeisten Freiberufler und Kleinunternehmen deckt das die Compliance-Anforderungen in Deutschland und der EU ab. Sie erstellen eine Rechnung, versenden sie, und die E-Rechnungsschicht ist bereits integriert.
Falls Sie später XRechnung für einen konkreten Behördenauftrag brauchen, basiert das zugrunde liegende Datenmodell bereits auf EN 16931. Ihr Compliance-Fundament steht.
Unsicher, wo Sie mit der E-Rechnungspflicht stehen? Bei Facturwise enthält jede Rechnung automatisch ZUGFeRD-konforme XML im EN-16931-Profil. Ohne Einrichtung, ohne Konfiguration, ohne XML-Kenntnisse. Jetzt kostenlos Rechnungen erstellen.