Die Lücke, über die kaum jemand spricht
In tausenden europäischer Unternehmen schlummert gerade ein Compliance-Problem, das nichts mit dem Empfang von Rechnungen zu tun hat. Die meisten Betriebe haben die Verarbeitung eingehender strukturierter E-Rechnungen bereits geregelt. Ihr ERP oder ihre Buchhaltungssoftware kann eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung verarbeiten, wenn ein Lieferant sie sendet. Die seit Januar 2025 geltende Empfangspflicht in Deutschland hat die Aufmerksamkeit aller auf diesen Bereich gelenkt, und die meisten Unternehmen haben sich angepasst.
Das Problem liegt in der anderen Richtung. Wenn dieselben Unternehmen ihren eigenen Kunden konforme strukturierte E-Rechnungen senden müssen, haben viele von ihnen dafür keine Möglichkeit. Ihr ERP verarbeitet Eingangsrechnungen zuverlässig. Es wurde nie dafür gebaut, Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Format zu erstellen. Mit der deutschen Versandpflicht ab Januar 2027 und der französischen Pflicht, die bereits 2026 greift, wird diese Lücke teuer.
Dieser Artikel erklärt, warum diese Lücke besteht, welche Systeme betroffen sind und was Unternehmen konkret tun, um das Problem zu lösen, ohne ihr gesamtes ERP auszutauschen.
Warum ERP-Systeme Eingangsrechnungen verarbeiten, aber keine konformen Ausgangsrechnungen erstellen können
Die Asymmetrie erscheint auf den ersten Blick seltsam. Wenn ein System eine ZUGFeRD-Datei lesen kann, warum kann es dann keine erstellen? Die Antwort liegt in der Entstehungszeit und dem ursprünglichen Einsatzzweck dieser Systeme.
Die meisten ERP-Systeme wurden rund um den Kreditorenworkflow herum gebaut. Lieferantenrechnungen erfassen, mit Bestellungen abgleichen, zur Freigabe weiterleiten, im Hauptbuch buchen: das sind die Kernfunktionen, für die Enterprise-Finanzsoftware entwickelt wurde. Der Rechnungseingang war seit Jahrzehnten eine Entwicklungspriorität.
Ausgangsrechnungen waren im ERP historisch betrachtet viel einfacher. Man bucht einen Auftrag, das System erstellt eine PDF-Datei und man verschickt sie per E-Mail. Die PDF sah professionell aus und enthielt alle notwendigen Informationen. Niemand brauchte eine maschinenlesbare XML-Einbettung, weil keine Vorschrift das verlangte.
ZUGFeRD und XRechnung haben die Spielregeln grundlegend verändert. Diese Formate verlangen, dass die Ausgangsrechnung nicht nur eine PDF ist, sondern ein spezielles Archivformat: PDF/A-3, mit einer eingebetteten XML-Datei, die dem semantischen Datenmodell der EN 16931 entspricht. Bei XRechnung gibt es gar keine PDF, nur reines XML. Die Erstellung beider Formate setzt technische Fähigkeiten voraus, die im ursprünglichen Design der meisten heute genutzten ERP-Systeme schlicht nicht vorhanden waren.
In welchen Systemen die ERP-Lücke bei Ausgangsrechnungen auftritt
Die fehlende E-Rechnung-Unterstützung für Ausgangsrechnungen im ERP zeigt sich am häufigsten in Unternehmen, die folgende Systeme einsetzen.
SAP ECC und S/4HANA
SAP ist das dominierende ERP im deutschen Unternehmens- und Mittelstandsbereich. Die Standard-SAP-Rechnungsausgabe erzeugt eine PDF-Datei, kein ZUGFeRD-konformes Dokument. Die Erstellung von XRechnung- oder ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen aus SAP heraus erfordert entweder SAP Document and Reporting Compliance (DRC) oder ein zertifiziertes Add-on eines SAP-Partners. Viele SAP-Kunden, insbesondere solche auf älteren ECC-Versionen oder mit Standardkonfigurationen ohne länderspezifische Anpassungen, haben das nicht im Einsatz. SAP DRC zu implementieren ist ein Projekt, das Zeit, Budget und interne IT-Ressourcen erfordert. Kleinere SAP-Kunden verfügen oft nicht über die Kapazitäten, dieses Projekt kurzfristig vor einer gesetzlichen Frist umzusetzen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV
Business Central ist weit verbreitet bei deutschen und europäischen Mittelstandsunternehmen. Die Situation ist hier sehr konkret: ZUGFeRD-Unterstützung für Ausgangsrechnungen wurde erst in Business Central Version 26.3 im Juli 2025 eingeführt. Vor dieser Version und in allen Versionen des älteren Dynamics NAV ist die Erstellung von ZUGFeRD- oder XRechnung-Ausgangsrechnungen nicht Teil des Standardfunktionsumfangs. Der BC-Standard unterstützte vor Version 26.3 nur das PEPPOL-Format nativ. Für ZUGFeRD oder XRechnung ist eine Drittanbieter-Erweiterung aus dem Microsoft AppSource Marketplace erforderlich. Unternehmen, die Business Central 22, 23 oder 24 betreiben, und praktisch alle Unternehmen, die noch auf NAV laufen, haben keine native Fähigkeit zur Erstellung konformer E-Rechnungen und bemerken das oft erst, wenn ein Kunde eine konforme Rechnung anfordert oder ein gesetzlicher Termin näher rückt.
Ältere und Legacy-Buchhaltungssysteme
Jede Buchhaltungs- oder ERP-Plattform, die älter als die EN-16931-Norm ist, welche 2017 veröffentlicht wurde, hat kein natives Konzept für strukturierte E-Rechnungen in ihrer Systemarchitektur. Unternehmen, die ältere Sage-Versionen, ältere Lexware-Installationen, selbst entwickelte ERP-Systeme oder branchenspezifische Finanzsoftware einsetzen, die vor 2020 in der aktiven Weiterentwicklung eingestellt wurde, befinden sich mit hoher Wahrscheinlichkeit in dieser Kategorie. Diese Systeme können PDF-Rechnungen erstellen. Sie können ohne erhebliche Individualprogrammierung oder einen Systemwechsel keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien erzeugen.
Tochtergesellschaften größerer Konzerne
Eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung eines größeren Unternehmens läuft oft auf dem zentralen ERP der Muttergesellschaft, das primär für die Bedürfnisse und den Heimatmarkt der Mutter konfiguriert ist. Wenn diese Tochtergesellschaft deutsche oder französische Kunden konform berechnen muss, fehlt im ERP möglicherweise das lokalisierte E-Rechnungs-Ausgabemodul für diese Märkte. Die IT-Abteilung der Muttergesellschaft hat eigene Prioritäten. Die Tochtergesellschaft steht einer gesetzlichen Frist gegenüber, ohne einen klaren Lösungsweg durch ihre eigenen Systeme.
Unternehmen mit getrennten Fakturierungs- und Buchhaltungssystemen
Viele kleinere Unternehmen führen ihre Buchhaltung in einem Tool und erstellen Kundenrechnungen über ein separates Fakturierungssystem. Das Buchhaltungstool übernimmt Kontoabgleich, Ausgabenverfolgung und Umsatzsteuervoranmeldungen. Das Fakturierungssystem erstellt PDF-Rechnungen. Keines davon wurde für strukturierte E-Rechnungen konzipiert, und die Integration beider Systeme zur Erzeugung konformer ZUGFeRD- oder XRechnung-Ausgaben erfordert Aufwand, den keiner der Anbieter bisher priorisiert hat.
Was die Pflicht konkret von Ihnen als Rechnungsaussteller verlangt
Präzision bei den gesetzlichen Anforderungen hilft, weder zu wenig noch zu viel zu investieren.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen für inländische deutsche B2B-Transaktionen zu versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle verbleibenden Unternehmen, unabhängig von Größe und Umsatz. Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2025, was bedeutet: Ihre deutschen Kunden sind heute schon gesetzlich verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen von Ihnen entgegenzunehmen.
Eine strukturierte E-Rechnung im deutschen Kontext bedeutet ein Dokument, das der EN 16931 entspricht. In der Praxis heißt das für das deutsche B2B-Umfeld entweder eine ZUGFeRD-Rechnung, also eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-XML-Datenschicht auf EN-16931-Profilebene, oder eine XRechnung, also eine reine CII- oder UBL-XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Eine per E-Mail versendete Standard-PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung, unabhängig davon, wie vollständig und korrekt sie alle Pflichtangaben enthält.
Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung drohen steuerliche Nachteile und im Einzelfall Bußgelder nach Paragraph 26a UStG. Relevanter ist in der Praxis, dass größere deutsche Unternehmen mit automatisierten Kreditorensystemen bereits heute einfache PDF-Rechnungen zurückweisen, weil ihre Software daraus keine strukturierten Daten extrahieren kann. Diese Ablehnung passiert bereits im Markt und wird zur Regel werden, je mehr Unternehmen ihre Prozesse vor der Frist 2027 automatisieren.
Für Unternehmen mit französischen Kunden ist die Lage noch dringlicher. Die französische Empfangspflicht gilt bereits seit September 2026, was bedeutet, dass französische Unternehmen Factur-X-Rechnungen über eine zertifizierte Plateforme Agréée empfangen können müssen. Die Versandpflicht für alle Unternehmen gilt ab September 2027.
Die drei Wege, mit denen Unternehmen diese Lücke schließen
Das bestehende ERP erweitern
Für SAP-Nutzer bedeutet das die Implementierung von SAP Document and Reporting Compliance oder eines zertifizierten Partnermoduls. Für Business-Central-Nutzer die Installation einer konformen Erweiterung aus dem Microsoft AppSource Marketplace. Dieser Ansatz hält alle Rechnungsdaten in einem System, was für größere Organisationen, die auf Datenkonsistenz im ERP angewiesen sind, ein nachvollziehbares Argument ist.
Die realistische Herausforderung sind Kosten und Zeitplan. Eine SAP-DRC-Implementierung ist ein Projekt, das Monate und häufig fünfstellige Euro-Beträge an Beratung, Lizenzierung und internem IT-Aufwand erfordert. Eine Business-Central-Erweiterung ist schneller und günstiger, erfordert aber trotzdem IT-Beteiligung, Tests und Rollout. Für ein Unternehmen, das Mitte 2026 vor einer Frist im Januar 2027 steht, ist das Zeitfenster für ein ordentliches ERP-Erweiterungsprojekt kürzer als es auf den ersten Blick wirkt.
Das ERP ersetzen
Manche Unternehmen nutzen die E-Rechnungspflicht als Anlass, ihren gesamten Finanzbereich zu modernisieren. Das kann strategisch sinnvoll sein, wenn das bestehende System ohnehin zur Ablösung vorgesehen war. Ein ERP-Wechsel speziell zum Schließen einer Ausgangsrechnungslücke ist jedoch ein außerordentlich teurer und langsamer Lösungsansatz für ein Problem, das schnellere Alternativen hat. ERP-Wechsel dauern typischerweise 6 bis 18 Monate und tragen erhebliche Umsetzungsrisiken. Diese Option ist nur sinnvoll, wenn der Systemwechsel unabhängig von der E-Rechnungspflicht bereits auf der Roadmap stand.
Ein spezialisiertes Ausgangsrechnungstool parallel zum ERP einsetzen
Das ist der Ansatz, der für die größte Zahl der betroffenen Unternehmen praktisch sinnvoll ist, insbesondere für Mittelständler, Agenturen und Tochtergesellschaften. Ihr ERP übernimmt weiterhin alles, was es heute gut kann: Kreditoren, Hauptbuch, interne Finanzberichterstattung, Umsatzsteuervoranmeldungen. Ein spezialisiertes Rechnungstool erstellt die Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden in konformem ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Format.
Die Aufgabenteilung ist klar und erfordert kein ERP-Integrationsprojekt. Ihre Finanzabteilung nutzt das Rechnungstool zur Erstellung und zum Versand der Kundenrechnungen. Am Monatsende exportieren sie eine DATEV-kompatible Datei für den Steuerberater oder gleichen die Rechnungen manuell mit dem ERP-Hauptbuch ab. Kein monatelanger Implementierungsaufwand. Keine Beratungskosten für die Formatkonfiguration. Keine Abhängigkeit vom Compliance-Roadmap Ihres ERP-Anbieters. Dieser Ansatz funktioniert besonders gut für Unternehmen, die an einen definierten Kundenstamm fakturieren, statt täglich Tausende automatisierter Transaktionen durch ERP-Workflows zu verarbeiten.
Checkliste für Unternehmen mit dieser Lücke
Vor der nächsten Rechnung an einen deutschen oder französischen Geschäftskunden sollten Sie folgendes prüfen:
- Kann Ihr aktuelles System eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter EN-16931-konformer CII-XML-Datenschicht erstellen? Das ist die ZUGFeRD-Anforderung.
- Kann Ihr aktuelles System eine reine XML-Datei in CII- oder UBL-Syntax gemäß EN 16931 erstellen? Das ist die XRechnung-Anforderung.
- Haben Sie Ihre aktuelle Rechnungsausgabe mit einem ZUGFeRD-Validator geprüft? Ein bestandener Test bestätigt die Konformität, ein fehlgeschlagener zeigt genau, was fehlt oder falsch ist.
- Haben deutsche Kunden bereits nach einem anderen Rechnungsformat gefragt oder PDF-Rechnungen abgelehnt?
- Haben Sie französische Kunden, die ab September 2026 Factur-X-Rechnungen benötigen?
- Gibt es ein IT-Budget und ein Projekt, das diese Lücke vor Januar 2027 schließt?
- Haben Sie Ihren Steuerberater zu diesem Thema befragt? Dieser wird dieselbe Frage von immer mehr Mandanten gestellt bekommen und sucht nach einer Empfehlung.
Häufige Fehler beim Umgang mit dieser Lücke
Die PDF für konform halten, weil sie alle richtigen Informationen enthält
Eine PDF mit Firmenname, USt-IdNr., Rechnungsdatum, Positionsbeträgen und Bankverbindung ist keine ZUGFeRD-Rechnung. Die gesetzliche Anforderung betrifft nicht die Sichtbarkeit der Informationen im Dokument, sondern deren Kodierung in maschinenlesbarem XML in einem spezifischen strukturierten Format. Das Buchhaltungssystem Ihres Kunden liest die XML-Datenschicht, nicht den gedruckten Text der PDF.
Auf den ERP-Anbieter warten, der das Problem nativ löst
ERP-Anbieter arbeiten an nativer E-Rechnungsunterstützung, aber mit unterschiedlicher Geschwindigkeit und für unterschiedliche Versionen ihrer Plattformen. Darauf zu vertrauen, dass Ihr Anbieter das Benötigte vor Januar 2027 liefert, ist ein Risiko. Den aktuellen Stand Ihrer spezifischen Version und Konfiguration zu prüfen, nicht was für eine künftige Version angekündigt ist, ist der notwendige Ausgangspunkt. Business Central 26.3 unterstützt ZUGFeRD. Business Central 24 nicht. Das sind grundlegend verschiedene Ausgangslagen.
Das Thema als IT-Projekt behandeln statt als Finanzentscheidung
Die fehlende E-Rechnung-Unterstützung für Ausgangsrechnungen im ERP ist ein Compliance-Problem, kein Infrastrukturproblem. Finanzabteilungen, die es an die IT weitergeben und dann warten, stellen oft fest, dass sie immer noch warten, wenn die Fristen näher rücken. Die schnellsten verfügbaren Lösungen erfordern fast keinen IT-Einsatz und können innerhalb von Stunden in Betrieb genommen werden. Wer das Thema als Finanzentscheidung mit einem IT-Anteil begreift statt als IT-Projekt mit einem Finanzanteil, handelt schneller.
Die Ausgabe nicht vor dem Versand an Kunden testen
Ein System oder Tool, das ZUGFeRD-Konformität verspricht, erzeugt nicht immer vollständig konforme Ausgaben in der Praxis. Profilabweichungen, fehlende Pflichtfelder, falsche Umsatzsteuerkategoriecodes und arithmetische Inkonsistenzen sind häufig. Die eigene Rechnungsausgabe vor dem Versand an einen Kunden durch einen Validator zu prüfen, bestätigt die Konformität oder zeigt genau, was zu korrigieren ist. Der kostenlose Facturwise ZUGFeRD-Validator prüft die EN-16931-Konformität Feld für Feld und erfordert weder Konto noch Registrierung.
Einen vollständigen Überblick über E-Rechnungsfristen in allen EU-Ländern bietet der Leitfaden zu E-Rechnungsfristen nach Ländern.
Häufig gestellte Fragen
Kann SAP ZUGFeRD- und XRechnung-Ausgangsrechnungen nativ erstellen?
In der Standardkonfiguration nicht. SAP benötigt entweder SAP DRC oder ein zertifiziertes Partnerprodukt. Die Standard-PDF-Ausgabe von SAP erfüllt die EN-16931-Anforderungen nicht.
Unterstützt Microsoft Dynamics 365 Business Central den ZUGFeRD-Versand standardmäßig?
Erst ab Version 26.3 vom Juli 2025. Ältere BC-Versionen und alle NAV-Versionen benötigen eine Drittanbieter-Erweiterung aus dem Microsoft AppSource Marketplace.
Müssen wir unser ERP ersetzen, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
Nein. Viele Unternehmen setzen ein spezialisiertes Rechnungstool parallel zum bestehenden ERP ein, das die konformen Ausgangsrechnungen erstellt, während das ERP Kreditoren und Buchhaltung übernimmt.
Ab wann müssen konforme E-Rechnungen an deutsche Geschäftskunden versendet werden?
Ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Ab Januar 2028 für alle verbleibenden Unternehmen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025.
Warum kann unser ERP Eingangsrechnungen verarbeiten, aber keine konformen Ausgangsrechnungen erstellen?
ERP-Systeme wurden primär für Kreditorenworkflows entwickelt. ZUGFeRD und XRechnung erfordern EN-16931-konformen XML-Output, eine technische Anforderung, die beim Design der meisten vor 2017 entwickelten Systeme nicht berücksichtigt wurde.
Können wir Facturwise für Ausgangsrechnungen nutzen und unser ERP für alles andere behalten?
Ja. Ihr ERP übernimmt Kreditoren, Hauptbuch und Finanzberichterstattung. Facturwise erstellt konforme Ausgangsrechnungen in ZUGFeRD 2.4, Factur-X 1.0.8 und XRechnung. Monatlicher DATEV-Export für den Steuerberater ist verfügbar.
Welche Formate erstellt Facturwise für Ausgangsrechnungen?
ZUGFeRD 2.4 und Factur-X 1.0.8 auf EN-16931-Profilebene, womit die deutsche und französische E-Rechnungspflicht abgedeckt wird. XRechnung wird zusätzlich für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber unterstützt. Alle Formate werden automatisch und ohne Konfigurationsaufwand erstellt.
Betrifft dieses Problem nur große Unternehmen mit SAP?
Nein. Die fehlende E-Rechnung-Unterstützung für Ausgangsrechnungen im ERP betrifft Unternehmen jeder Größe, von kleinen Agenturen mit älterer Buchhaltungssoftware über mittelständische Betriebe auf Business Central bis zu Tochtergesellschaften, deren Mutter-ERP nie für den deutschen Markt konfiguriert wurde.
Facturwise erstellt konforme Ausgangsrechnungen in ZUGFeRD 2.4, Factur-X 1.0.8 und XRechnung und deckt damit die deutsche und französische E-Rechnungspflicht aus einem einzigen Konto ab, ohne ERP-Integrationsprojekt. Wenn Ihr aktuelles System Eingangsrechnungen verarbeitet, aber keine konformen Ausgangsrechnungen erstellen kann, sind Sie in wenigen Minuten einsatzbereit. Facturwise kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.
Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. E-Rechnungsvorschriften sind komplex und entwickeln sich weiter. Für spezifische Hinweise zu Ihrer Situation und Ihren Systemen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater.