ZUGFeRD ist das hybride E-Rechnungsformat Deutschlands und eines der beiden offiziell anerkannten Formate für inländische B2B-Transaktionen im Rahmen der durch das Wachstumschancengesetz eingeführten E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format verbindet eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei in einem einzigen Dokument. Wer deutsche Geschäftskunden fakturiert, Rechnungen von deutschen Lieferanten empfängt oder verstehen möchte, was die stufenweise E-Rechnungspflicht für das eigene Unternehmen bedeutet, kommt an ZUGFeRD nicht vorbei. Dieser Leitfaden erklärt, was ZUGFeRD ist, wie die hybride Architektur technisch funktioniert, was die sechs Datenprofile in der Praxis bedeuten, worin der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt, warum ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch sind, was sich in Version 2.4 geändert hat, was die E-Rechnungspflicht von Unternehmen verlangt und wann, sowie wie ZUGFeRD-Rechnungen ohne ERP erstellt werden können.
Was ZUGFeRD ist
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem menschenlesbaren PDF/A-3-Dokument in einer einzigen Datei vereint. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, das am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Bundes- und Landesministerien, des Bundeskanzleramts und führender Wirtschaftsverbände unter dem Dach der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung gegründet wurde. Die erste Version von ZUGFeRD wurde im Juni 2014 veröffentlicht.
Das Wort hybrid ist der Schlüssel zum Verständnis des Formats. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige Datei, die zwei vollständige und gleichzeitige Darstellungen derselben Rechnung enthält. Die erste Schicht ist eine normale PDF-Datei, die jede Person öffnen, lesen, drucken und visuell prüfen kann, genau wie jede andere Rechnung. Die zweite Schicht ist eine strukturierte XML-Datei, die in dieses PDF eingebettet ist und sämtliche Rechnungsdaten in einem Format enthält, das Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und automatisierte Verarbeitungsprozesse ohne menschlichen Eingriff auslesen und verbuchen können.
Beide Schichten befinden sich in einer einzigen Datei. Keine ersetzt die andere. Das PDF ist keine Hülle für das XML, und das XML ist keine Zusammenfassung des PDF. Es sind zwei vollständige Darstellungen desselben Geschäftsvorgangs im selben Dokument. Dieser hybride Ansatz wurde gezielt für die Realität des deutschen Mittelstands entwickelt: Nicht jedes Unternehmen verfügt über ein vollautomatisiertes Eingangsrechnungssystem, und nicht jeder Lieferant kann garantieren, dass die Systeme seiner Kunden für die reine XML-Verarbeitung bereit sind. Mit ZUGFeRD kann der Empfänger die PDF-Datei bei Bedarf jederzeit manuell öffnen und prüfen, während die Software das XML automatisch ausliest. Dieselbe Datei dient beiden Anwendungsfällen ohne Anpassung.
Ein wichtiger rechtlicher Hinweis, der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bestätigt wird: Weichen XML-Daten und der menschenlesbare PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander ab, ist der strukturierte XML-Teil für Umsatzsteuerzwecke einschließlich des Vorsteuerabzugs rechtlich maßgebend. Das PDF ist die lesbare Darstellung, aber das XML ist die rechtsverbindliche Rechnung für das Steuerrecht.
Die technische Architektur einer ZUGFeRD-Rechnung
Die XML-Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Der Container ist der ISO-Standard PDF/A-3. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.4 basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist vollständig abwärtskompatibel zu D16B.
PDF/A-3 ist eine spezifische Archivierungsvariante des PDF-Standards, die von der ISO veröffentlicht wurde. Sie ist für die langfristige Dokumentenaufbewahrung ausgelegt und erlaubt das Einbetten beliebiger Dateianhänge in den PDF-Container, einschließlich XML-Dateien. Das ist der Mechanismus, der das hybride Format ermöglicht. Ein normales PDF kann strukturierte Daten nicht so zuverlässig einbetten, dass konforme Software sie konsistent extrahieren kann. PDF/A-3 stellt eine definierte, normierte Methode bereit, um die XML-Datei so anzuhängen, dass jede konforme Anwendung genau weiß, wo sie die Datei findet und wie sie zu verarbeiten ist.
Die in eine ZUGFeRD-Rechnung eingebettete XML-Datei trägt den Namen zugferd-invoice.xml. Dieser Dateiname unterscheidet eine ZUGFeRD-Rechnung von einer technisch identischen Factur-X-Rechnung, in der die entsprechende Datei factur-x.xml heißt. Das XML-Schema, das Datenmodell und die Profile sind zwischen beiden Formaten identisch.
Das XML implementiert das Datensemantikmodell der EN 16931, der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht und durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend eingeführt wurde. EN 16931 legt fest, welche Daten eine konforme europäische E-Rechnung enthalten muss, unabhängig vom verwendeten Dateiformat oder der Syntax. ZUGFeRD implementiert EN 16931 mithilfe der CII-Syntax in einem PDF/A-3-Container. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit gleichzeitig eine normale PDF-Datei, ein UN/CEFACT-CII-Dokument und eine EN 16931-konforme strukturierte E-Rechnung. Eine ausführliche Erläuterung der europäischen Norm finden Sie in unserem Leitfaden zur EN 16931.
Die sechs ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD definiert sechs Datenprofile. Fünf davon teilt es mit Factur-X: MINIMUM, BASIC WL (Without Lines, also ohne Einzelpositionen), BASIC, EN 16931 (auch COMFORT genannt) und EXTENDED. Das sechste ist XRECHNUNG, ein ZUGFeRD-spezifisches Referenzprofil, das XRechnung-konforme Daten in den hybriden PDF/XML-Container einbettet.
Die Profile legen fest, wie viele strukturierte Daten im eingebetteten XML vorhanden sind. Die sichtbare PDF-Darstellung sieht unabhängig vom gewählten Profil gleich aus. Was sich zwischen den Profilen unterscheidet, ist der Umfang der Informationen, die die Software des Empfängers automatisch extrahieren kann.
MINIMUM enthält nur die wesentlichen Identifikationsdaten im XML: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Identifikation von Verkäufer und Käufer, Währungscode sowie Gesamtbeträge auf Dokumentebene. Es gibt keine Einzelpositionen im MINIMUM-XML. MINIMUM ist nicht EN 16931-konform und keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuerrechts. In Deutschland gilt MINIMUM lediglich als Buchungshilfe und nicht als rechtsgültige E-Rechnung nach §14 UStG. Das BMF hat ausdrücklich bestätigt, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt.
BASIC WL, wobei WL für Without Lines steht, ergänzt das XML um detailliertere Kopfdaten einschließlich Zahlungsbedingungen und Steueraufschlüsselungen auf Kopfebene, enthält aber weiterhin keine strukturierten Einzelpositionsdaten im XML. Wie MINIMUM ist BASIC WL nicht EN 16931-konform und gilt im deutschen Recht ebenfalls nur als Buchungshilfe, nicht als rechtsgültige E-Rechnung nach §14 UStG.
BASIC ergänzt die XML-Struktur um vollständige Einzelpositionsdaten, einschließlich Positionskennungen, Mengen, Nettopositionsbeträgen, Stückpreisen, Steuerkategorie pro Position und Positionsbezeichnungen. Mit BASIC kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers Einzelpositionen aus dem XML extrahieren und ohne manuelle Nacherfassung direkt auf dem Sachkonto verbuchen. BASIC ist nicht vollständig EN 16931-konform, da es bestimmte optionale EN 16931-Felder weglässt.
EN 16931, im ZUGFeRD-Kontext auch COMFORT genannt, ist das ZUGFeRD EN 16931-Profil, das das vollständige EN 16931-Datenmodell implementiert und vollständig EN 16931-konform ist. Es ist die rechtsverbindliche Wahl für die deutsche B2B-E-Rechnungsstellung unter dem Wachstumschancengesetz. Das Profil enthält alle obligatorischen und bedingten Felder der europäischen Norm, darunter Rabatte und Zuschläge auf Dokumentebene, Bestellreferenzen, Abrechnungszeitrauminformationen und die vollständige Steueraufschlüsselung auf Positions- und Dokumentebene.
EXTENDED enthält alle EN 16931-Daten sowie zusätzliche Felder für branchenspezifische Anforderungen. In ZUGFeRD 2.4 wurde das EXTENDED-Profil um steuerrechtskonforme Unterpositionen erweitert, die es ermöglichen, Gruppierungsstrukturen wie Kits, Bündelprodukte und zusammengesetzte Artikel abzubilden, bei denen Einzelkomponenten mit eigener Umsatzsteuerzuordnung unter einer übergeordneten Position aufgeführt werden. EXTENDED ist vor allem für Fertigungs-, Bau-, Handels- und Logistikunternehmen relevant, deren Rechnungen detailliertere Produkt- und Lieferdaten benötigen, die über den EN 16931-Kern hinausgehen. Für die meisten Freiberufler, Dienstleistungsunternehmen und KMU bietet EXTENDED keinen praktischen Mehrwert gegenüber EN 16931.
XRECHNUNG ist ein ZUGFeRD-spezifisches Referenzprofil. Es bettet XRechnung-konforme XML-Daten in den hybriden PDF/XML-Container ein. Das bedeutet, dass das strukturierte XML die XRechnung-Validierungsregeln besteht, während weiterhin eine menschenlesbare PDF-Datei für Empfänger bereitgestellt wird, die kein reines XML verarbeiten können. ZUGFeRD-Rechnungen im XRECHNUNG-Profil können bei deutschen Behörden eingereicht werden, die XRechnung verlangen, und sind gleichzeitig als normale PDF lesbar. Das macht dieses Profil besonders nützlich für Unternehmen, die sowohl B2B-Kunden (die ZUGFeRD bevorzugen) als auch öffentliche Auftraggeber (die XRechnung erfordern) aus einem einzigen Rechnungsworkflow heraus bedienen.
Wichtiger rechtlicher Hinweis für deutsche Unternehmen: Das BMF hat ausdrücklich bestätigt, dass nur die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen. MINIMUM, BASIC WL und BASIC erfüllen diese Voraussetzungen nicht und gelten lediglich als Buchungshilfen nach §14 UStG. Eine schrittweise Anleitung, wie eine konforme ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut wird und wie das eingebettete XML entsteht, bietet unser praktischer Leitfaden zur Erstellung einer Factur-X / ZUGFeRD-konformen Rechnung.
ZUGFeRD vs. XRechnung: was ist der Unterschied?
ZUGFeRD und XRechnung sind beide offiziell anerkannte E-Rechnungsformate für deutsche B2B- und B2G-Transaktionen, und beide implementieren EN 16931. Die Unterschiede sind struktureller und praktischer Natur, nicht rechtlicher.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Beide Schichten befinden sich in einer einzigen Datei. Der Empfänger liest die PDF-Datei visuell und seine Software verarbeitet das XML. Die PDF-Datei steht immer als Fallback zur Verfügung, wenn das System des Empfängers das XML nicht automatisch verarbeiten kann. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbaren PDF-Anteil. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist für die rein maschinelle Verarbeitung konzipiert. Ohne spezielle Software kann eine XRechnung von keiner Person gelesen werden.
Für deutsche B2B-Transaktionen zwischen Privatunternehmen erfüllen beide Formate die rechtliche Anforderung. ZUGFeRD wird für B2B allgemein bevorzugt, da das hybride Format in der Übergangszeit die Hürde senkt, wenn noch nicht alle deutschen Unternehmen über automatisierte XML-Verarbeitung verfügen. Für deutsche B2G-Transaktionen an Bundesbehörden ist XRechnung das vorgeschriebene Format und muss über das korrekte Behördenportal mit der Leitweg-ID des Kunden eingereicht werden. Das XRECHNUNG-Profil von ZUGFeRD bietet jedoch einen praktischen Mittelweg: Es bettet XRechnung-konformes XML in eine lesbare PDF-Datei ein und verbindet so B2G-Konformität mit menschlicher Lesbarkeit.
ZUGFeRD B2G-Rechnungsstellung wird auf Landes- und Kommunalebene als Alternative zu reiner XRechnung akzeptiert, was es für Unternehmen, die sowohl private Kunden als auch öffentliche Auftraggeber bedienen, praktisch macht. Einen ausführlichen Vergleich der beiden Formate, einschließlich Anwendungsfälle und Validierungsunterschiede, finden Sie in unserem ZUGFeRD vs. XRechnung Leitfaden.
ZUGFeRD und Factur-X: technisch identisch seit 2020
ZUGFeRD und Factur-X, das französische nationale E-Rechnungsformat, sind technisch identisch. Das ist seit der gemeinsamen Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 am 24. März 2020 durch FeRD und FNFE-MPE der Fall. Davor war ZUGFeRD 2.0 vom März 2019 weitgehend kompatibel, wies aber noch geringfügige Unterschiede auf. Ab Version 2.1 teilen beide Formate dasselbe XML-Schema auf Basis von UN/CEFACT CII, dieselben fünf Kernprofile und dieselbe PDF/A-3-Containerstruktur.
Die einzigen Unterschiede zwischen einer ZUGFeRD-Rechnung und einer Factur-X-Rechnung sind der Name der eingebetteten XML-Datei (zugferd-invoice.xml gegenüber factur-x.xml) und der Markenname. ZUGFeRD ergänzt das deutsche XRECHNUNG-Referenzprofil. Frankreich ergänzt das EXTENDED-CTC-FR-Referenzprofil für seine B2B-Reform, das ein Subset des EXTENDED-Profils ist.
Diese technische Identität hat eine sehr praktische Konsequenz für Unternehmen, die sowohl deutsche als auch französische Kunden fakturieren. ZUGFeRD für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung wird durch diese Identität mit Factur-X erheblich vereinfacht, da ein Format beide Länder ohne separate Tools oder separate Implementierungen abdeckt. Dieselbe Rechnungssoftware, die ZUGFeRD 2.4 für deutsche B2B-Kunden erstellt, erstellt Factur-X 1.0.8 für französische B2B-Kunden. Das XML-Schema ist identisch und die einzige Anpassung auf Empfängerseite betrifft den Namen der eingebetteten XML-Datei.
Was sich in ZUGFeRD 2.4 geändert hat
FeRD und FNFE-MPE haben ZUGFeRD 2.4 und Factur-X 1.0.8 am 4. Dezember 2025 veröffentlicht. Die neue Version ist seit dem 15. Januar 2026 in Kraft. Die Aktualisierung wurde durch zwei parallele Anforderungen ausgelöst.
Die erste war die Ausrichtung an der halbjährlichen Aktualisierung der EN 16931-Spezifikation. Die XML-Schema-Grundlage wurde von UN/CEFACT CII D16B auf D22B umgestellt, um EN 16931 präziser zu entsprechen. Außerdem wurden Rundungstoleranzen eingeführt, die zulässige Rundungsungenauigkeiten erlauben, sodass geringe Abweichungen bei berechneten Steuerbeträgen nicht mehr als Validierungsfehler behandelt werden. Wichtig: Der Inhalt der Rechnungen ändert sich nicht. Beträge, Steuern, Positionen und Pflichtangaben bleiben unverändert. Die Änderung betrifft ausschließlich die technische XML-Struktur. Die Version bleibt vollständig abwärtskompatibel zu ZUGFeRD 2.3.
Die zweite Triebkraft war die Notwendigkeit, komplexe Rechnungsstrukturen für die deutschen und französischen Mandatsimplementierungen zu unterstützen. Das EXTENDED-Profil wurde um steuerrechtskonforme Unterpositionen erweitert, die es ermöglichen, Gruppierungsstrukturen wie Kits, Bündelprodukte und zusammengesetzte Artikel abzubilden, bei denen Einzelkomponenten eine eigene Umsatzsteuerzuordnung benötigen. Jede Unterposition trägt nun eine eindeutige Kennzeichnung, ob sie umsatzsteuerlich relevant ist. Die Spezifikation wurde außerdem angepasst, um steuerliche Aspekte zu berücksichtigen, die das BMF in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 zu den B2B-E-Rechnungsanforderungen adressiert hat. Zusätzlich wurden neue Elemente im EXTENDED-Profil ergänzt, um die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungsverpflichtung und dem EXTENDED-CTC-FR-Referenzprofil sicherzustellen.
Bestehende Implementierungen müssen nicht neu aufgebaut werden. Die Rechnungssoftware sollte jedoch bestätigen, dass sie für ab dem 15. Januar 2026 datierte Rechnungen das Schema der Version 2.4 verwendet.
ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht: der vollständige Zeitplan 2025 bis 2028
ZUGFeRD ist eines der beiden offiziell anerkannten Formate im Rahmen der deutschen E-Rechnungspflicht, neben XRechnung. Die Pflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, das vom Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet wurde. Es änderte §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und definiert, was eine gültige elektronische Rechnung ist und ab wann sie rechtlich vorgeschrieben ist. Die Pflicht gilt für inländische B2B-Transaktionen zwischen im Inland ansässigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern. Ausgenommen sind B2C-Transaktionen, Leistungen, die nach §4 UStG steuerfrei sind, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und grenzüberschreitende Transaktionen. Die vollständige Liste der Pflichtangaben für eine rechtsgültige Rechnung in Deutschland enthält unser Leitfaden zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Januar 2025: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen in EN 16931-konformen Formaten einschließlich ZUGFeRD zu empfangen. Das ist die Empfangspflicht. Ein Unternehmen kann eine konforme E-Rechnung seines Lieferanten nicht ablehnen. Im Zeitraum 2025 und 2026 bleibt die Ausstellung von E-Rechnungen für die meisten Unternehmen optional und Papier- oder PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für alle inländischen B2B-Umsätze im Anwendungsbereich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig. Die anerkannten Formate sind XRechnung, ZUGFeRD ab dem EN 16931-Profil und andere EN 16931-konforme Syntaxen.
Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen unabhängig vom Umsatz müssen für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind lediglich Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen, die ab 2025 für Unternehmen mit einem Vorjahres-Nettoumsatz von höchstens 25.000 Euro und einem laufenden Jahres-Nettoumsatz von höchstens 100.000 Euro gilt. Die Auswirkungen der Pflicht für Kleinunternehmer behandelt unser Leitfaden zur E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026. Für Freiberufler und Selbstständige bietet unser Leitfaden zur E-Rechnung für Freiberufler in Deutschland den praktischen Workflow.
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 ZUGFeRD-Rechnungen empfangen können, auch wenn sie von der Ausstellungspflicht befreit sind. Größere Kunden von Kleinunternehmern werden ab 2027 und 2028 ZUGFeRD-Rechnungen verpflichtend ausstellen, und der Kleinunternehmer muss in der Lage sein, diese zu empfangen.
Deutschland verfolgt das Nachprüfungsmodell. Es gibt keine zentrale Behördenplattform, über die B2B-Rechnungen geleitet werden müssen. Käufer und Verkäufer tauschen Rechnungen direkt über vereinbarte Kanäle wie Peppol, E-Mail, EDI oder dedizierte Portale aus. Die Finanzbehörden erhalten standardmäßig keine Echtzeitkopie, können aber bei einer Betriebsprüfung Rechnungen anfordern. Das unterscheidet Deutschland grundlegend von Frankreich, das ab September 2026 alle inländischen B2B-Rechnungen über eine zertifizierte PDP-Plattform leiten muss.
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen in Deutschland wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ab Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. E-Rechnungen müssen über diesen Zeitraum in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahrt werden und dabei Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und maschinelle Lesbarkeit gemäß den GoBD-Anforderungen sicherstellen.
ZUGFeRD für die B2G-Rechnungsstellung: Bundes- und Landesportale
Für Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) besteht die E-Rechnungspflicht schon deutlich länger als für B2B. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete alle EU-Behörden bis April 2020, EN 16931-konforme E-Rechnungen anzunehmen. Deutschland setzte dies durch eine Kombination aus bundes- und landesweiten Plattformen um.
Auf Bundesebene sind die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und das OZG-RE-Portal die Einreichungskanäle für Rechnungen an Bundesministerien und Bundesbehörden. XRechnung ist das vorgeschriebene Format für B2G-Einreichungen auf Bundesebene. Die Leitweg-ID ist eine Routing-Nummer, die der Auftraggeber mitteilt, um sicherzustellen, dass die Rechnung die korrekte Stelle innerhalb der dezentralen öffentlichen Rechnungsinfrastruktur Deutschlands erreicht. Die Leitweg-ID muss vor der Einreichung vom öffentlichen Auftraggeber erfragt werden.
Auf Landes- und Kommunalebene hat jedes der 16 Bundesländer seine eigene E-Rechnungsgesetzgebung und sein eigenes Portal. Die meisten Landesmandatsregelungen wurden zwischen 2020 und 2022 eingeführt, wobei die Umsetzung je nach Bundesland variiert. ZUGFeRD wird auf Landes- und Kommunalebene allgemein als Alternative zu reiner XRechnung akzeptiert.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen ohne ERP
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen oder ZUGFeRD-konformen Output von Grund auf zu generieren, ist eine dedizierte Rechnungssoftware erforderlich, die den PDF/A-3-Container mit einer korrekt eingebetteten und schemavaliden XML-Datei erzeugt. Die richtige ZUGFeRD-Software generiert beide Schichten automatisch aus den Rechnungsdaten, setzt die XMP-Metadaten korrekt und validiert das Ergebnis, bevor es zum Download bereitgestellt wird. ZUGFeRD-Rechnungen können nicht mit normalen PDF-Tools, Word, Google Docs oder generischer Rechnungssoftware erstellt werden, die ausschließlich PDF-Output erzeugt.
Für Freiberufler und Selbstständige in Deutschland ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 das empfohlene Format für die gesamte inländische B2B-Rechnungsstellung. ZUGFeRD-Rechnungen ohne ERP zu erstellen ist mit jeder Rechnungssoftware unkompliziert, die ZUGFeRD-Generierung als integrierte Funktion enthält. Für ERP-Nutzer, deren System keine konformen ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen nativ erzeugt, kann ein eigenständiges Rechnungstool, das konformen ZUGFeRD-Output produziert, ohne Integration neben dem ERP betrieben werden. Das ERP übernimmt weiterhin Buchhaltung, Einkauf und Reporting. Das eigenständige Tool übernimmt die konformen Ausgangsrechnungen. Mehr zu dieser Lücke und ihrer Schließung bietet unser Leitfaden zur ZUGFeRD-Lücke bei ERP-Ausgangsrechnungen.
Das Mustang-Projekt und Valitool sind weit verbreitete Open-Source-Tools zur ZUGFeRD-Erstellung und lokalen Validierung. FeRD stellt offizielle XSD-Schemata und Schematron-Artefakte für alle Profile auf ferd-net.de kostenfrei bereit.
Für Nicht-Deutschsprachige, die ZUGFeRD-Rechnungen auf Englisch erstellen oder lesen müssen, bietet unser ZUGFeRD-Leitfaden für nicht deutschsprachige Anwender den praktischen Workflow.
Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen
Die ZUGFeRD-Validierung erfolgt auf drei Ebenen: der PDF/A-3-Dateiebene, der XML-Schema-Ebene und der Geschäftsregelebene.
Auf Dateiebene muss das PDF dem PDF/A-3-Standard entsprechen. Tools wie veraPDF validieren dies. Eine PDF-Datei, die nicht PDF/A-3-konform ist, ist keine gültige ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn das eingebettete XML fehlerfrei ist.
Auf XML-Schema-Ebene muss das eingebettete XML wohlgeformt und gegenüber dem XSD-Schema des deklarierten Profils valide sein. ZUGFeRD stellt fünf XSD-Schemata und Schematron-Artefakte bereit, jeweils eines pro Profil (das XRECHNUNG-Profil verwendet XRechnung-Validierungsartefakte). Das in den XMP-Metadaten des PDF deklarierte Profil muss mit dem tatsächlichen Inhalt des XML übereinstimmen. Deklariert eine Rechnung das Profil EN 16931, enthält das XML jedoch keine Einzelpositionen, wird sie durch die Schematron-Validierung abgelehnt.
Auf Geschäftsregelebene prüfen Schematron-Regeln Bedingungen, die das XSD nicht erzwingen kann: ob Steuergesamtbeträge korrekt der Summe der positionsbezogenen Steuerbeträge entsprechen, ob ein Steuerbefreiungscode von einem erläuternden Text begleitet wird, und ob alle Felder vorhanden sind, die für das deklarierte Profil und das Steuerszenario erforderlich sind. Die häufigsten ZUGFeRD-Validierungsfehler sind arithmetische Unstimmigkeiten bei Steuerbeträgen (Geschäftsregeln BR-CO-10, BR-CO-15, BR-CO-16), fehlende Pflichtangaben (BR-05, BR-15) und falsche Umsatzsteuerkategoriecodes (BR-S-05, BR-Z-05, BR-AE-05).
Mustang Validator und Valitool sind weit verbreitete kostenlose Open-Source-ZUGFeRD-Validatoren. Um eine ZUGFeRD-Rechnung gegen EN 16931 zu validieren, die Datei in eines der Tools hochladen und vor dem Versand an Kunden oder der Einreichung bei einem Portal auf XSD- und Schematron-Fehler prüfen. Eine kostenlose Browser-Alternative ist der Facturwise-Validator, der jedes PDF oder XML akzeptiert und sofort einen Konformitätsbericht erstellt, ohne Konto. Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Validierungsebenen, der häufigsten Fehlercodes und ihrer Behebung enthält unser Validierungs-Leitfaden für Factur-X / ZUGFeRD.
ZUGFeRD für grenzüberschreitende Rechnungsstellung
ZUGFeRD vereinfacht die grenzüberschreitende Rechnungsstellung durch seine technische Identität mit Factur-X erheblich. Ein Unternehmen, das deutsche B2B-Kunden mit ZUGFeRD 2.4 im Profil EN 16931 fakturiert, erstellt gleichzeitig Rechnungen, die für französische B2B-Kunden als Factur-X 1.0.8 gültig sind. Der einzige Unterschied ist der Name der eingebetteten XML-Datei. Das macht ZUGFeRD zum natürlichen Ausgangspunkt für jedes Unternehmen mit deutschen und französischen Kunden.
Für belgische und niederländische Kunden ist ZUGFeRD nicht das geeignete Format. Belgien hat Peppol BIS Billing 3.0 ab Januar 2026 für die B2B-Rechnungsstellung verpflichtend eingeführt, und die Niederlande nutzen Peppol intensiv für den öffentlichen und privaten Sektor. Peppol erwartet reines XML und ist nicht mit der hybriden PDF/XML-Struktur von ZUGFeRD kompatibel. Für belgische und niederländische Kunden ist Peppol BIS 3.0 das korrekte Format. Sowohl ZUGFeRD als auch Peppol BIS 3.0 implementieren EN 16931, sodass die Rechnungsdaten identisch sind. Das Dateiformat und der Übermittlungskanal unterscheiden sich je nach Land. Den vollständigen Vergleich behandelt unser Factur-X vs. Peppol Leitfaden.
Ein einziges Rechnungstool, das alle vier wichtigen EU-Formate unterstützt, also ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und Peppol BIS 3.0, deckt Deutschland, Frankreich, Belgien und die Niederlande aus einem Konto ab, ohne separate Tools für jeden Markt zu benötigen.
Checkliste für ZUGFeRD-Konformität
Bestätigen, dass die Rechnungssoftware ZUGFeRD 2.4 im Profil EN 16931 oder höher erzeugt. Prüfen, dass der Name der eingebetteten XML-Datei zugferd-invoice.xml ist und die XMP-Metadaten das Konformitätsniveau korrekt deklarieren. Sicherstellen, dass die Daten im XML und die im PDF sichtbaren Daten übereinstimmen, da das XML bei Abweichungen für Umsatzsteuerzwecke maßgebend ist. Mindestens eine Testrechnung mit dem Mustang Validator, Valitool oder dem kostenlosen Facturwise-Validator validieren, bevor die erste Rechnung an Kunden versendet wird. Für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden klären, ob der Auftraggeber XRechnung über ZRE oder OZG-RE erfordert oder ob das XRECHNUNG-Profil von ZUGFeRD akzeptiert wird, und die Leitweg-ID beim öffentlichen Auftraggeber erfragen. ZUGFeRD-Rechnungen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form mindestens acht Jahre aufbewahren, um den GoBD-Archivierungsanforderungen zu genügen.
Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD und der E-Rechnungspflicht
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das hybride E-Rechnungsformat Deutschlands. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer maschinenlesbaren XML-Datei in einer einzigen Datei. Beide Schichten enthalten dieselben Rechnungsdaten: das PDF für die visuelle Prüfung und das XML für die automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme. ZUGFeRD implementiert die europäische Norm EN 16931 und ist eines der offiziell anerkannten Formate im Rahmen der deutschen E-Rechnungspflicht. Es ist seit Juni 2014 im Einsatz und seit Version 2.1 vom März 2020 technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.
Ist ZUGFeRD in Deutschland Pflicht?
ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle deutschen Unternehmen Pflicht, d.h. jedes Unternehmen muss in der Lage sein, eingehende ZUGFeRD- und andere EN 16931-konforme E-Rechnungen zu verarbeiten. Die Ausstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahres-Nettoumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer mit einem Vorjahres-Nettoumsatz von höchstens 25.000 Euro nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 konforme E-Rechnungen empfangen können.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei und eine eingebettete XML-Datei in einem einzigen PDF/A-3-Dokument kombiniert. XRechnung ist reines XML ohne PDF-Schicht und ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung konzipiert. Für deutsche B2B-Transaktionen zwischen Privatunternehmen sind beide Formate nach dem Wachstumschancengesetz rechtsgültig. Für deutsche B2G-Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung vorgeschrieben und muss über ZRE oder OZG-RE mit der Leitweg-ID des Auftraggebers eingereicht werden. Das XRECHNUNG-Profil von ZUGFeRD bietet einen praktischen Mittelweg: Es bettet XRechnung-konformes XML in eine lesbare PDF-Datei ein und ermöglicht so B2G-Konformität mit menschlicher Lesbarkeit.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte für die deutsche B2B-Rechnungsstellung verwendet werden?
Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 (auch COMFORT genannt) die richtige Standardwahl. Es ist das einzige ZUGFeRD-Profil, das vollständig EN 16931-konform und nach deutschem Umsatzsteuerrecht (§14 UStG) als B2B-E-Rechnung rechtsgültig ist. MINIMUM und BASIC WL sind nicht EN 16931-konform und gelten im deutschen Recht lediglich als Buchungshilfen, nicht als gültige E-Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes, wie das BMF ausdrücklich bestätigt hat. BASIC enthält Einzelpositionen, ist aber ebenfalls nicht vollständig EN 16931-konform. EXTENDED ist nur für Unternehmen mit komplexen mehrstufigen Rechnungsstrukturen wie Kits und Bündelprodukte erforderlich. Das XRECHNUNG-Profil ist für Unternehmen geeignet, die sowohl deutsche B2B-Kunden als auch öffentliche Auftraggeber aus einem einzigen Workflow heraus fakturieren müssen.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Ja, technisch gesehen. Seit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1 im März 2020 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identische Formate. Sie teilen dasselbe XML-Schema auf Basis von UN/CEFACT CII, dieselben fünf Kernprofile und dieselbe PDF/A-3-Containerstruktur. Die einzigen Unterschiede sind der Name der eingebetteten XML-Datei, zugferd-invoice.xml für ZUGFeRD und factur-x.xml für Factur-X, und der Markenname. ZUGFeRD ergänzt das deutschlandspezifische XRECHNUNG-Referenzprofil, Frankreich ergänzt EXTENDED-CTC-FR für seine B2B-Reform. Ein Unternehmen, das bereits ZUGFeRD 2.4 für deutsche Kunden erstellt, erstellt damit automatisch das technisch identische Format wie Factur-X 1.0.8 für französische Kunden, ohne ein separates Tool zu benötigen.
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung validiert?
Die ZUGFeRD-Validierung erfolgt auf drei Ebenen. Zunächst muss das PDF dem PDF/A-3-Standard entsprechen, prüfbar mit Tools wie veraPDF. Dann muss das eingebettete XML gegenüber dem XSD-Schema des deklarierten Profils valide sein und alle Pflichtfelder korrekt enthalten. Schließlich prüfen Schematron-Geschäftsregeln, dass Steuergesamtbeträge der Summe der Positionssteuerbeträge entsprechen, Pflichtangaben vorhanden sind und Umsatzsteuerkategorien korrekt sind. Mustang Validator und Valitool sind kostenlose Open-Source-ZUGFeRD-Validatoren für die lokale Prüfung. Der Facturwise-Validator akzeptiert ebenfalls ZUGFeRD-Rechnungen und erstellt sofort einen EN 16931-Konformitätsbericht ohne Konto und ohne Kosten.
Müssen Kleinunternehmer ZUGFeRD verwenden?
Kleinunternehmer mit einem Vorjahres-Nettoumsatz von höchstens 25.000 Euro nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen nach dem Wachstumschancengesetz befreit und müssen keine ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen. Sie müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 ZUGFeRD- und andere EN 16931-konforme E-Rechnungen von ihren Lieferanten empfangen können. Ab 2027 und 2028 werden größere Kunden ZUGFeRD verpflichtend ausstellen, und der Kleinunternehmer muss in der Lage sein, diese Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, auch wenn er selbst von der Ausstellung befreit bleibt.
Kann ZUGFeRD für die Rechnungsstellung an französische oder belgische Kunden verwendet werden?
Für französische B2B-Kunden sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch, sodass eine ZUGFeRD 2.4-Rechnung im Profil EN 16931 gleichzeitig eine gültige Factur-X 1.0.8-Rechnung ist. Der einzige Unterschied ist der Name der eingebetteten XML-Datei. Es wird kein separates Tool benötigt, um beide Märkte abzudecken. Für belgische B2B-Kunden ist ZUGFeRD nicht das geeignete Format. Belgien hat Peppol BIS Billing 3.0 ab Januar 2026 für die B2B-E-Rechnungsstellung verpflichtend eingeführt. Peppol erwartet reines XML, kein hybrides PDF/XML-Dokument. Für belgische Kunden ist Peppol BIS 3.0 zu verwenden. Sowohl ZUGFeRD als auch Peppol BIS 3.0 implementieren EN 16931, die zugrunde liegenden Rechnungsdaten sind also identisch. Ein einziges Rechnungstool, das ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und Peppol BIS 3.0 unterstützt, deckt Deutschland, Frankreich, Belgien und die Niederlande aus einem Konto ab.
ZUGFeRD-Rechnungen mit Facturwise erstellen
Facturwise erstellt automatisch ZUGFeRD 2.4-konforme Rechnungen im Profil EN 16931. Jede Rechnung ist eine vollständige hybride PDF/A-3-Datei mit eingebetteter zugferd-invoice.xml, bereit für jedes deutsche Eingangsrechnungssystem, Bundesbehörden über das XRECHNUNG-Profil oder grenzüberschreitend als Factur-X für französische Kunden. Keine XML-Konfiguration, keine separaten Tools, keine zusätzlichen Schritte. Erstellen Sie Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung kostenlos.
Dieser Artikel ist informativ und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung dar. Das Wachstumschancengesetz, die Umsetzungsdetails zu §14 UStG, die ZUGFeRD-Profilanforderungen und die anerkannten Formatspezifikationen entwickeln sich weiter, und Details können sich nach Veröffentlichung ändern. Für Entscheidungen, die Ihr Unternehmen betreffen, konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Steuerberater, Buchhalter oder Ihren AP-/IT-Integrationspartner.