Was sind Factur-X und ZUGFeRD?
Wer sich mit der EU-weiten Pflicht zur E-Rechnung beschäftigt, stößt schnell auf die Begriffe Factur-X und ZUGFeRD. Das klingt nach zwei verschiedenen Standards, tatsächlich handelt es sich aber um dieselbe Spezifikation. Factur-X ist der französische Name, ZUGFeRD der deutsche. Technisch sind beide identisch.
Die Grundidee ist einfach: Man nimmt eine ganz normale PDF-Rechnung, die jeder Mensch lesen kann, und bettet eine strukturierte XML-Datei darin ein, die von Maschinen automatisch verarbeitet werden kann. Das Ergebnis ist ein hybrides Dokument. Ihr Kunde öffnet das PDF und sieht eine gewöhnliche Rechnung. Dessen Buchhaltungssoftware öffnet dieselbe Datei und extrahiert alle benötigten Daten, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Gerade für Freiberufler und kleine Unternehmen ist dieser Ansatz attraktiv. Der Empfänger braucht keine spezielle Software. Das PDF funktioniert immer. Die XML-Datei ist ein Bonus für alle, deren Systeme sie nutzen können.
Warum ist das jetzt wichtig?
Mehrere EU-Länder führen die verpflichtende E-Rechnung ein, und die Fristen rücken näher. In Deutschland müssen Unternehmen seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden verpflichtend. Frankreich rollt sein Mandat seit 2024 schrittweise aus. Andere EU-Staaten ziehen nach.
Der europäische Standard EN 16931 definiert, wie eine gültige E-Rechnung auf Datenebene aussieht. Factur-X und ZUGFeRD sind einer der zugelassenen Wege, eine EN-16931-konforme Rechnung zu übermitteln. Wer Kunden in Deutschland, Frankreich oder im weiteren EU-Raum fakturiert, findet in diesem Format einen der einfachsten Wege zur Compliance.
Neben den rechtlichen Anforderungen gibt es einen ganz praktischen Vorteil: Rechnungen mit strukturierten Daten werden schneller verarbeitet. Sie bleiben seltener in Posteingängen liegen und warten nicht auf manuelle Erfassung. Für Freiberufler und kleine Unternehmen kann das bedeuten, schneller bezahlt zu werden.
Das Profilsystem
Nicht jede Rechnung braucht denselben Detailgrad. Factur-X definiert mehrere Profile, die jeweils mehr strukturierte Daten in der eingebetteten XML bereitstellen. Man kann sie sich als Stufen der Vollständigkeit vorstellen.
Minimum enthält gerade genug, um die Rechnung zu identifizieren: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer und Gesamtbetrag. Einzelpositionen gibt es nicht. Dieses Profil eignet sich hauptsächlich zur Archivierung.
Basic WL (Without Lines) ergänzt Währung, Steueraufschlüsselung und Zahlungsinformationen, aber weiterhin ohne Einzelpositionen. Es eignet sich für einfache Rechnungen, bei denen die Summen ausreichen.
Basic ist das erste Profil, das Einzelpositionen mit Preisen, Mengen und Steuersätzen enthält. Für die meisten kleinen Unternehmen deckt dies den typischen Anwendungsfall ab.
EN 16931 ist das Profil, das vollständig dem europäischen Standard entspricht. Es enthält alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 und ist damit für grenzüberschreitende Compliance und Peppol-kompatible Workflows gültig.
Extended geht über den europäischen Standard hinaus und fügt optionale Felder für komplexe Szenarien hinzu, etwa detaillierte Lieferinformationen oder branchenspezifische Daten.
Für die EU-Compliance ist das EN-16931-Profil entscheidend. Im Zweifelsfall wählen Sie dieses. Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, ohne unnötig kompliziert zu werden.
Welche Felder braucht eine konforme Rechnung?
EN 16931 definiert einen bestimmten Satz an Pflichtfeldern und bedingten Feldern. Auf Dokumentenebene muss Ihre Rechnung Folgendes enthalten:
Dokumentinformationen umfassen die Rechnungsnummer (eindeutig in Ihrem System), das Ausstellungsdatum, den Typcode (380 für eine Standardrechnung, 381 für eine Gutschrift) und die Währung. Falls die Zahlungsbedingungen ein Fälligkeitsdatum vorsehen, gehört auch dieses hierher.
Verkäuferinformationen bedeuten: der Name Ihres Unternehmens, die Postanschrift mit Ländercode und mindestens eine steuerliche Kennung. Für EU-Unternehmen ist das in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Falls Ihr Land eine Handelsregisternummer verwendet (wie das HRB in Deutschland oder SIREN in Frankreich), sollte diese ebenfalls enthalten sein, zusammen mit einer elektronischen Adresse wie Ihrer E-Mail.
Käuferinformationen folgen demselben Muster: Name des Kunden, Adresse, Ländercode und dessen USt-IdNr., sofern zutreffend.
Einzelpositionen sind der Bereich, in dem die eigentlichen Waren oder Dienstleistungen erscheinen. Jede Position benötigt eine Beschreibung, die Menge, den Einzelpreis (netto), den Steuersatz und die Steuerkategorie sowie den Positionsbetrag. Die Maßeinheit sollte den UN/ECE-Empfehlung-20-Codes folgen: „HUR" für Stunden, „DAY" für Tage, „C62" für Stück.
Steuerübersicht fasst die Steuerinformationen über alle Positionen zusammen. Für jeden unterschiedlichen Steuersatz listen Sie den steuerpflichtigen Basisbetrag, den Steuerbetrag, den Satz und den Kategoriecode auf. Der Standardkategoriecode für reguläre Umsatzsteuer ist „S". Beim Reverse-Charge-Verfahren lautet er „AE".
Summen verbinden alles: die Summe aller Positionsbeträge (vor Steuern), der Gesamtsteuerbetrag und der Bruttobetrag einschließlich Steuer.
Zahlungsinformationen geben an, wie der Käufer zahlen soll. Der Zahlungsartcode bezeichnet die Methode: 30 für generische Banküberweisung, 58 für SEPA-Überweisung, 59 für SEPA-Lastschrift. Bei Banküberweisung geben Sie Ihre IBAN und optional Ihren BIC an.
Die XML-Struktur
Die eingebettete XML folgt dem Cross Industry Invoice (CII) Format, genauer der Version D16B von UN/CEFACT. Das grundlegende Gerüst sieht so aus:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregate..."
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<!-- Profilkennung -->
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:ExchangedDocument>
<!-- Rechnungsnummer, Typcode, Ausstellungsdatum -->
</rsm:ExchangedDocument>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<!-- Einzelpositionen -->
<!-- Verkäufer- und Käuferdaten -->
<!-- Lieferinformationen -->
<!-- Zahlungs- und Steuerübersicht -->
<!-- Summen -->
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Die XML gliedert sich in drei Hauptblöcke. Der ExchangedDocumentContext identifiziert das verwendete Profil, etwa urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931 für das EN-16931-Profil. Das ExchangedDocument enthält die Rechnungsmetadaten. Und die SupplyChainTradeTransaction umfasst alles Weitere: Handelsparteien, Einzelpositionen, Steuerberechnungen und Summen.
Sie müssen diese XML nicht von Hand schreiben. Rechnungstools, die Factur-X unterstützen, generieren sie automatisch aus Ihren Rechnungsdaten.
Wie die PDF-Einbettung funktioniert
Eine Factur-X-Rechnung ist nicht einfach ein PDF mit einer XML-Datei daneben. Die XML wird innerhalb des PDF als Dateianhang eingebettet, gemäß dem PDF/A-3-Standard. Genau das macht sie zum echten hybriden Dokument: eine Datei, zwei Darstellungen.
Das PDF muss dem Standard PDF/A-3b entsprechen, einer Archivnorm, die sicherstellt, dass das Dokument auch in Jahrzehnten noch zuverlässig geöffnet werden kann. Dazu gehören ein ICC-Farbprofil, XMP-Metadaten und bestimmte Kennzeichnungen.
Die eingebettete XML-Datei heißt immer factur-x.xml und wird mit einer AFRelationship „Alternative" angehängt. Das signalisiert PDF-Readern, dass der Anhang eine alternative Darstellung des Dokumentinhalts ist.
Häufige Fehler vermeiden
Falsche Profilkennung. Die Guideline-ID in der XML muss exakt zum gewünschten Profil passen. Für EN-16931-Compliance muss sie urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931 lauten. Ein Tippfehler führt zur Ablehnung durch Validatoren.
Fehlende oder falsche Steuerkategoriecodes. Jede Position und jeder Eintrag in der Steuerübersicht braucht den richtigen Kategoriecode. Reguläre Umsatzsteuer ist „S", steuerbefreit ist „E", Reverse Charge ist „AE" und Nullsatz ist „Z".
Inkonsistente Summen. Die Summe Ihrer Positionsbeträge muss dem Steuerbemessungsbetrag entsprechen. Steuerbemessung plus Steuerbetrag muss den Gesamtbetrag ergeben. Selbst eine Abweichung von einem Cent führt zum Validierungsfehler.
Fehlende elektronische Adresse. EN 16931 verlangt für beide Parteien eine elektronische Adresse, in den meisten Fällen die E-Mail mit dem Scheme-ID „EM".
Falscher Registrierungsschema-Code. Ist eine Handelsregisternummer enthalten, muss der Scheme-ID ein gültiger ISO-6523-ICD-Code sein. Deutschland verwendet 0204, Frankreich 0002, die Niederlande 0106.
So validieren Sie Ihre Rechnung
Bevor Sie eine Factur-X-Rechnung an einen Kunden senden, lohnt es sich, sie durch einen Validator laufen zu lassen.
ecosio bietet einen Online-Validator auf ecosio.com, der sowohl die XML-Struktur als auch die Geschäftsregeln prüft. Laden Sie die extrahierte XML-Datei hoch und erfahren Sie sofort, ob Ihre Rechnung die EN-16931- und Peppol-Validierung besteht.
FeRD (Forum für elektronische Rechnungen Deutschland) stellt einen speziell für ZUGFeRD und Factur-X konzipierten Validator bereit.
Wichtig: Validatoren prüfen die XML, nicht das PDF. Bei einer hybriden Factur-X-PDF müssen Sie zuerst die eingebettete factur-x.xml extrahieren.
Wie Facturwise das übernimmt
Facturwise erzeugt automatisch Factur-X konforme Rechnungen. Bei jeder Rechnungserstellung generiert das System die CII-XML aus Ihren Rechnungsdaten, bettet sie in ein PDF/A-3-Dokument mit den korrekten Metadaten ein und liefert eine einzelne Datei, die sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
Die XML entspricht dem EN-16931-Profil und erfüllt damit den europäischen Standard direkt ab Werk. Verkäufer- und Käuferdaten, Einzelpositionen, Steueraufschlüsselungen, Zahlungsinformationen und SEPA-Bankdaten werden alle den richtigen CII-Feldern zugeordnet.
Sie müssen nichts konfigurieren und kein XML-Format verstehen. Füllen Sie Ihre Rechnung ganz normal aus, und die Compliance-Schicht arbeitet im Hintergrund.
Facturwise ist ein Rechnungstool für Freiberufler und kleine Unternehmen in Europa. Jede Rechnung enthält eingebettetes Factur-X XML auf dem EN 16931-Level, sodass Sie ohne Zusatzaufwand konform bleiben. Erstellen Sie Ihre erste Rechnung kostenlos.