Was ist die Kleinunternehmerregelung? Die Umsatzsteuerbefreiung für kleine Unternehmen
Die Kleinunternehmerregelung ist die Umsatzsteuerbefreiung für kleine Unternehmen in Deutschland. Wenn dein Jahresumsatz unter einer bestimmten Grenze liegt, kannst du wählen, keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen. Du erhebst keine Mehrwertsteuer von deinen Kunden und führst sie auch nicht ans Finanzamt ab. Im Gegenzug darfst du allerdings auch keine Vorsteuer auf deine eigenen Betriebsausgaben abziehen.
Für Freiberufler, Einzelunternehmer und alle, die gerade ein Unternehmen gründen, ist dies eine der häufigsten steuerlichen Regelungen in Deutschland. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung, reduziert den Verwaltungsaufwand und macht die Preisgestaltung unkompliziert, besonders wenn deine Kunden Endverbraucher oder kleinere Unternehmen sind, die selbst keine Vorsteuer geltend machen können.
Der Nachteil: Du verlierst die Möglichkeit, Vorsteuer abzuziehen. Wenn du viel für Ausstattung, Software oder Material ausgibst, wird die darauf gezahlte Umsatzsteuer zu einem Kostenfaktor, den du trägst, anstatt ihn abzusetzen. Ob die Vereinfachung diesen Nachteil aufwiegt, hängt von deiner individuellen Situation ab.
Kleinunternehmerregelung Umsatzgrenze 2026: Wer ist berechtigt?
Die Kleinunternehmerregelung steht Unternehmen und Selbstständigen offen, deren Umsatz unter den festgelegten Grenzen liegt. Zwei Zahlen sind entscheidend: dein Bruttoumsatz aus dem vorangegangenen Kalenderjahr und dein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr.
Seit Januar 2025 gelten in Deutschland aktualisierte Schwellenwerte. Dein Umsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben, und dein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 € nicht übersteigen. Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Diese Grenzen wurden gegenüber den früheren, deutlich niedrigeren Werten angehoben. Die neuen Beträge bedeuten, dass jetzt mehr Selbstständige und kleine Unternehmen für die Befreiung infrage kommen.
Bei der Gewerbeanmeldung oder der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt wirst du gefragt, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Hier triffst du die Entscheidung. Wenn du dich dafür entscheidest, bist du grundsätzlich für das laufende Jahr gebunden, kannst aber jederzeit freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln. Ein Rückwechsel zur Kleinunternehmerregelung nach einem Ausstieg ist erst nach einer Sperrfrist möglich.
Wenn du dein Unternehmen im Laufe des Jahres gründest, wird der Schwellenwert anteilig berechnet. Dein voraussichtlicher Umsatz für die verbleibenden Monate wird auf ein volles Jahr hochgerechnet.
Kleinunternehmer Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Muster
Hier tauchen die meisten Fragen auf. Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung sehen etwas anders aus als normale Umsatzsteuerrechnungen, und die korrekte Gestaltung ist wichtig.
Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Deine Rechnungen müssen alle Angaben enthalten, die für eine professionelle Rechnung erforderlich sind: dein vollständiger Name und Adresse, Name und Adresse des Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Liefer- oder Leistungsdatum, eine klare Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren mit Menge und Einzelpreis sowie deine Zahlungsdaten einschließlich IBAN. Eine vollständige Checkliste findest du in unserem Leitfaden zur professionellen Rechnungserstellung.
Rechnung ohne Umsatzsteuer: Hinweis und Formulierung
Der wesentliche Unterschied: Du weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Es gibt keinen Steuersatz, keinen Steuerbetrag und keine Aufschlüsselung in Netto und Brutto. Dein Rechnungsbetrag ist der Endbetrag, den der Kunde zahlt.
Zusätzlich musst du einen Hinweis auf der Rechnung anbringen, der erklärt, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Eine gängige Formulierung lautet zum Beispiel: „Gemäß Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer berechnet." Die genaue Formulierung ist flexibel, aber der Hinweis muss deutlich machen, dass das Fehlen der Umsatzsteuer beabsichtigt ist.
Deine Steuernummer
Rechnungen von Kleinunternehmern müssen deine Steuernummer enthalten. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist nicht erforderlich, da du nicht umsatzsteuerlich registriert bist. Manche Kleinunternehmer beantragen dennoch eine für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU.
Häufige Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen
Einer der häufigsten Fehler ist das versehentliche Ausweisen eines Umsatzsteuersatzes oder -betrags auf einer Rechnung, obwohl du Kleinunternehmer bist. Das ist nicht nur ein Formfehler. Wenn du Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt, unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus. Die Rechnung selbst begründet die Steuerpflicht.
Ein weiterer häufiger Fehler ist das Weglassen des Hinweises auf die Befreiung. Das führt zwar nicht zu einer Steuerschuld, kann aber bei deinen Kunden und deren Buchhaltung für Verwirrung sorgen.
Ein dritter Punkt: Die Nutzung von Rechnungssoftware, die die Befreiung nicht korrekt abbildet. Manche Tools fügen standardmäßig eine Umsatzsteuerzeile ein oder erzeugen strukturierte Rechnungsdaten, die die Befreiung nicht korrekt widerspiegeln. Bei E-Rechnungen müssen die eingebetteten XML-Daten genauso korrekt sein wie das, was auf dem sichtbaren PDF erscheint.
Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird seit Januar 2025 schrittweise umgesetzt, und Kleinunternehmer haben eine besondere Stellung. Zu wissen, was genau für dich gilt, erspart unnötigen Aufwand.
E-Rechnungen empfangen ist Pflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland, einschließlich Kleinunternehmer, muss seit Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Lieferant dir eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnung schickt, bist du verpflichtet, sie anzunehmen und ordnungsgemäß aufzubewahren. Du kannst nicht verlangen, stattdessen eine einfache PDF zu bekommen.
In der Praxis bedeutet das: Du brauchst einen E-Mail-Posteingang, der E-Rechnungsdateien empfangen kann, und idealerweise Software, die die strukturierten Daten anzeigen kann.
E-Rechnungen versenden ist derzeit freiwillig
Kleinunternehmer sind aktuell von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen zu versenden. Du kannst deine Rechnungen weiterhin als normale PDFs, Papierrechnungen oder in jedem anderen Format ausstellen, das deine Kunden akzeptieren.
Diese Befreiung ist praktisch, weil Umfang und Komplexität der Rechnungsstellung bei den meisten Kleinunternehmern das strukturierte Format nicht erfordern. Allerdings könnte diese Befreiung nicht dauerhaft bestehen bleiben, wenn Deutschland seine Steuerinfrastruktur weiter digitalisiert.
Warum freiwilliges E-Invoicing trotzdem sinnvoll ist
Auch wenn du nicht dazu verpflichtet bist: Das Versenden von ZUGFeRD-konformen Rechnungen hat echte Vorteile. Kunden mit automatisierter Rechnungsverarbeitung bearbeiten deine Rechnungen schneller, was oft auch schnellere Zahlung bedeutet. Es signalisiert Professionalität. Und wenn du irgendwann die Umsatzgrenze überschreitest und zur Regelbesteuerung wechselst, ist dein E-Rechnungs-Workflow bereits etabliert.
Wenn deine Rechnungssoftware ZUGFeRD ohne Aufpreis unterstützt, gibt es wenig Grund, es nicht zu nutzen. Einen umfassenden Überblick über die E-Rechnungspflicht für Freiberufler in Deutschland findest du in unserem E-Rechnungs-Leitfaden für Deutschland.
Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung: Wann lohnt sich der Wechsel?
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht immer die beste Wahl, selbst wenn du die Voraussetzungen erfüllst. Es gibt bestimmte Situationen, in denen die reguläre Umsatzbesteuerung finanziell vorteilhafter ist.
Deine Kunden sind ausschließlich Unternehmen
Wenn dein Kundenstamm ausschließlich aus B2B-Kunden besteht, ist die Umsatzsteuer, die du berechnest, für sie ein durchlaufender Posten, den sie über ihre eigene Umsatzsteuererklärung zurückholen. Deine Leistungen werden dadurch real nicht teurer. In diesem Szenario ermöglicht dir die Regelbesteuerung, die Vorsteuer auf deine eigenen Betriebsausgaben abzuziehen, darunter Software-Abonnements, Ausstattung, Büromiete und Dienstleistungen. Das kann sich über ein Jahr hinweg deutlich summieren.
Du hast hohe Anfangsinvestitionen
Wenn du viel in dein Unternehmen investierst, besonders in der Anfangsphase mit Ausrüstungskäufen, Büroeinrichtung oder Beratungsleistungen, ist die darauf gezahlte Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ein Kostenfaktor, den du nicht zurückholen kannst. Eine Berechnung für dein erstes oder zweites Geschäftsjahr zeigt dir, ob der Vorsteuerabzug die Verwaltungsvereinfachung der Befreiung überwiegt.
Du näherst dich der Umsatzgrenze
Wenn dein Umsatz sich dem Schwellenwert nähert und du damit rechnest, ihn im nächsten Jahr zu überschreiten, gibt dir ein proaktiver Wechsel Zeit, deine Preise anzupassen, dein Rechnungswesen umzustellen und die Änderung deinen Kunden mitzuteilen, ohne unter Zeitdruck zu geraten.
Das französische Äquivalent: Franchise en base de TVA
Wenn du sowohl in Deutschland als auch in Frankreich Kunden hast oder eine Expansion in den französischen Markt erwägst, ist die „Franchise en base de TVA" das französische Gegenstück zur Kleinunternehmerregelung. Sie funktioniert nach dem gleichen Grundprinzip, aber mit anderen Schwellenwerten und einigen administrativen Unterschieden.
Im Rahmen der Franchise en base de TVA sind französische Unternehmen unterhalb bestimmter Umsatzgrenzen von der Erhebung und Abführung der Mehrwertsteuer befreit. Die Schwellenwerte unterscheiden sich je nachdem, ob deine Tätigkeit als Warenverkauf oder als Dienstleistung eingestuft wird.
Wie in Deutschland müssen auch französische Unternehmen unter dieser Befreiung einen entsprechenden Hinweis auf ihren Rechnungen anbringen. Der übliche französische Wortlaut lautet: „TVA non applicable, article 293 B du CGI."
Frankreich führt ebenfalls ein eigenes verpflichtendes E-Rechnungssystem mit schrittweiser Einführung ein. Unternehmen unter der Franchise en base de TVA müssen die Empfangspflichten einhalten, sobald sie in Kraft treten, ähnlich wie Kleinunternehmer in Deutschland bereits eingehende E-Rechnungen annehmen müssen. Den vollständigen Überblick über Frankreichs E-Rechnungspflicht findest du in unserem E-Rechnungs-Leitfaden für Frankreich.
Ein Setup für beide Märkte
Der praktische Vorteil für Freiberufler, die länderübergreifend arbeiten: ZUGFeRD und Factur-X sind seit Version 2.1 technisch identische Formate. Ein einziges konformes E-Rechnungs-Setup deckt sowohl den deutschen als auch den französischen Markt ab, ohne separate Tools oder Konfigurationen.
Wenn du ZUGFeRD-2.4-Rechnungen auf EN-16931-Profil-Ebene erstellst, erstellst du gleichzeitig Factur-X-konforme Rechnungen. Ein Tool, ein Workflow, zwei Märkte. Mehr Details zur Beziehung der Formate findest du in unserem Factur-X- und ZUGFeRD-Leitfaden.
Grenzüberschreitende Rechnungsstellung als Kleinunternehmer
Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern erfordern als Kleinunternehmer besondere Aufmerksamkeit. Die inländische Umsatzsteuerbefreiung gilt für Geschäfte innerhalb Deutschlands, aber grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen folgen anderen Regeln.
Wenn du Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringst, greift in der Regel die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren). Der Kunde führt die Umsatzsteuer in seinem Land ab, und deine Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer. Du musst den Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren auf der Rechnung anbringen und die USt-IdNr. des Kunden angeben. Für solche Transaktionen benötigst du in der Regel auch als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. Eine vollständige Erklärung des Reverse-Charge-Verfahrens findest du in unserem Leitfaden zum Reverse-Charge-Verfahren.
Grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungsumsätze werden bei der Ermittlung deiner Kleinunternehmer-Berechtigung in der Regel separat von deinem Inlandsumsatz betrachtet. Wenn du umfangreiche grenzüberschreitende Geschäfte tätigst, lohnt sich eine professionelle Steuerberatung für deine individuelle Situation.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mitten im Jahr von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln?
Du kannst jederzeit freiwillig zur regulären Umsatzbesteuerung wechseln. Allerdings gilt nach dem Wechsel eine Bindungsfrist, bevor du zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren kannst. Das verhindert, dass Unternehmen je nach kurzfristiger Lage hin und her wechseln.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze im Laufe des Jahres überschreite?
Wenn dein Umsatz den Schwellenwert im Kalenderjahr überschreitet, verlierst du den Kleinunternehmerstatus. Ab dem folgenden Jahr musst du auf allen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Gleichzeitig kannst du dann auch Vorsteuer auf deine Betriebsausgaben abziehen. Es lohnt sich, deinen Umsatz im Jahresverlauf im Blick zu behalten.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben?
Kleinunternehmer sind in der Regel von den regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen befreit. Je nach Finanzamt kann eine jährliche Umsatzsteuererklärung erforderlich sein, aber diese ist deutlich einfacher als die monatlichen oder vierteljährlichen Meldungen der regelbesteuerten Unternehmen.
Kann ich als Kleinunternehmer Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern stellen?
Ja. Bei B2B-Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren, und du stellst die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, mit einem entsprechenden Hinweis. Bei Verkäufen an Endverbraucher in anderen EU-Ländern können je nach Art der Leistung andere Regeln gelten.
Gilt die Kleinunternehmerregelung für alle Unternehmensformen?
Die Befreiung steht allen Unternehmensformen offen, die den Umsatzschwellenwert einhalten, einschließlich Freiberufler, Einzelunternehmer und Personengesellschaften. Am häufigsten wird sie von Freiberuflern und Einzelunternehmern genutzt.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?
Für inländische Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung ist keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich. Wenn du jedoch Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringst, benötigst du in der Regel eine USt-IdNr. für das Reverse-Charge-Verfahren. Du kannst diese bei deinem Finanzamt beantragen, ohne deinen Kleinunternehmerstatus aufzugeben.
Von Anfang an richtig Rechnungen schreiben
Ob du als Kleinunternehmer deine Rechnungsstellung einfach halten willst oder dich auf den Wechsel zur Regelbesteuerung vorbereitest: Das richtige Rechnungs-Setup von Beginn an spart Zeit und verhindert Compliance-Probleme. Deine Rechnungen brauchen die korrekten Befreiungshinweise, deine strukturierten Daten müssen deinen Umsatzsteuerstatus korrekt abbilden, und mit der zunehmenden E-Rechnungspflicht in Europa müssen deine Tools das alles abdecken, ohne dass du dich zum Steuerexperten ausbilden musst.
Facturwise erstellt ZUGFeRD-2.4- und Factur-X-konforme E-Rechnungen, die die Kleinunternehmerregelung in den eingebetteten XML-Daten korrekt abbilden, nicht nur auf dem sichtbaren PDF. Egal ob du Kunden in Deutschland, Frankreich oder in der gesamten EU in Rechnung stellst, jedes Dokument erfüllt den EN-16931-Standard ab dem kostenlosen Tarif. Keine Sonderkonfiguration, keine kostenpflichtigen Upgrades, keine Compliance-Unsicherheiten.
Wer seine Rechnungsstellung von Anfang an richtig aufsetzt, muss sie später nicht korrigieren, wenn der Druck größer und die Fristen enger werden.
Facturwise ist eine E-Rechnungs-Plattform für Freiberufler und kleine Unternehmen in Europa. Jede Rechnung enthält eingebettetes Factur-X- und ZUGFeRD-XML auf EN-16931-Profil-Ebene mit korrekter Handhabung von Umsatzsteuerbefreiungen einschließlich der Kleinunternehmerregelung. Erstelle jetzt deine erste konforme Rechnung — kostenlos.
Dieser Artikel gibt den Stand der Regelungen und Schwellenwerte zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (April 2026) wieder. Steuerliche Vorschriften können sich ändern — im Zweifel empfehlen wir, einen qualifizierten Steuerberater für deine individuelle Situation zu konsultieren.