Die erste Rechnung zu schreiben fühlt sich komplizierter an, als es sein müsste. Die gesetzlichen Anforderungen sind spezifisch, die Fachbegriffe ungewohnt — und die Konsequenzen eines Fehlers, eine zurückgewiesene Rechnung, ein verweigeter Vorsteuerabzug beim Kunden oder ein Hinweis vom Finanzamt, sind real genug, um es beim ersten Mal richtig machen zu wollen.
Die gute Nachricht: Sobald Sie die Struktur einmal verstanden haben, folgt die Rechnungsstellung in Deutschland klaren und konsistenten Regeln. Jede weitere Rechnung schreiben Sie schneller und sicherer. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Pflichtangaben nach §14 UStG, erklärt die Besonderheiten für Kleinunternehmer, zeigt Ihnen die Nummerierungsregeln, die Sie nicht ignorieren dürfen, und gibt Ihnen den Überblick, den Sie für Deutschlands E-Rechnungspflicht 2026 brauchen.
Was muss auf einer Rechnung stehen? Die Pflichtangaben nach §14 UStG
Die deutschen Rechnungsvorschriften sind in erster Linie im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Jede Rechnung, die Sie an einen Geschäftskunden für eine steuerpflichtige Leistung ausstellen, muss einen definierten Satz an Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht abziehen — und wird Sie bitten, die Rechnung zu korrigieren und neu auszustellen.
Hier ist die vollständige Checkliste für eine standardkonforme deutsche B2B-Rechnung:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers (Sie)
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers (Ihr Kunde)
- Ihre Steuernummer (vom Finanzamt) oder Ihre USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
- Rechnungsdatum — der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird
- Rechnungsnummer — eine einmalige, fortlaufende Nummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung (eine konkrete Beschreibung — "Beratungsleistungen" allein genügt nicht; "Strategieberatung zur Produkteinführung Q2 2026" schon)
- Leistungsdatum — der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung (siehe unten, warum das nicht dasselbe ist wie das Rechnungsdatum)
- Der Nettobetrag (das steuerpflichtige Entgelt vor Umsatzsteuer)
- Der anzuwendende Steuersatz (in Deutschland in der Regel 19 % oder 7 %)
- Der Steuerbetrag in Euro
- Der Bruttobetrag (Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer)
Für Kleinunternehmer entfallen die Steuerangaben — Steuersatz und Steuerbetrag werden durch einen gesetzlichen Befreiungshinweis ersetzt. Details dazu im nächsten Abschnitt.
Hinweis: §33 UStDV sieht eine vereinfachte Rechnungsform vor — die Kleinstbetragsrechnung — für Bruttobeträge bis €250. Diese erfordert weniger Pflichtangaben, berechtigt den Empfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug und ist daher für reguläre B2B-Rechnungen nicht geeignet.
Rechnung als Kleinunternehmer: Keine Mehrwertsteuer, aber ein Pflichthinweis
Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fallen — das heißt, Ihr Nettoumsatz im Vorjahr hat €25.000 nicht überschritten und im laufenden Jahr €100.000 nicht überschritten hat — stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Das vereinfacht die Rechnungsstellung erheblich, bringt aber eine spezifische Pflicht mit sich, die viele beim ersten Mal übersehen.
Sie müssen auf Ihrer Rechnung einen Hinweis aufnehmen, der erklärt, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Ohne diesen Hinweis wirkt das Fehlen einer Steuerangabe wie ein Fehler statt wie eine bewusste Steuerbefreiung. Eine weit verbreitete Formulierung lautet:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Der genaue Wortlaut ist flexibel — entscheidend ist, dass der Bezug auf §19 UStG vorhanden ist und der Grund für die fehlende Steuer klar hervorgeht.
Alle anderen Pflichtangaben gelten auch für Kleinunternehmer-Rechnungen. Sie benötigen weiterhin Ihre Steuernummer, die vollständigen Adressen, eine Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und eine klare Leistungsbeschreibung. Der einzige Unterschied: Statt Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag weisen Sie nur den Gesamtbetrag aus — denn ohne Steuer gibt es keinen Unterschied zwischen Netto und Brutto.
Ein kritischer Hinweis: Wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich einen Umsatzsteuerbetrag auf einer Rechnung ausweisen, schulden Sie diesen Betrag nach §14c UStG dem Finanzamt — auch wenn Sie ihn nie beim Kunden erhoben haben. Das ist einer der teuersten Fehler, den neue Freiberufler machen können. Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage sorgfältig, bevor Sie zum ersten Mal abrechnen.
Eine ausführliche Erklärung der Kleinunternehmerregelung einschließlich der Umsatzschwellen und wann ein Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll ist, finden Sie in unserem Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung.
Rechnungsnummer vergeben: Was GoBD vorschreibt
Die Rechnungsnummerierung in Deutschland unterliegt den GoBD — den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die Regeln sind klar und nicht verhandelbar: Jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Nummer tragen, und es darf keine Lücken in der Sequenz geben.
Das Format wählen Sie selbst. Gängige Ansätze:
- RE-2026-001, RE-2026-002, RE-2026-003 ...
- 2026-001, 2026-002, 2026-003 ...
- INV-001, INV-002, INV-003 ... (jährlicher Neustart ist optional, aber üblich)
Was Sie nicht dürfen: Nummern überspringen, Nummern doppelt vergeben oder eine bereits verwendete Nummer erneut nutzen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen und dann entscheiden, sie nicht zu versenden, können Sie die Nummer nicht einfach löschen und wiederverwenden. Der korrekte Weg ist, ein Stornodokument mit Verweis auf die ursprüngliche Nummer auszustellen und die neue Rechnung mit der nächsten fortlaufenden Nummer zu erstellen.
Die GoBD schreibt außerdem vor, dass Rechnungen nach Ausstellung nicht rückwirkend geändert werden dürfen. Bei einem Fehler stellen Sie eine Stornorechnung aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, und erstellen danach eine korrigierte Rechnung mit einer neuen Nummer. So entsteht ein lückenloser Prüfpfad.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, ist RE-2026-001 eine vollkommen valide erste Rechnungsnummer. Sie müssen nicht bei 001 beginnen, wenn Sie ein anderes Format bevorzugen — das System muss lediglich konsistent und lückenlos weitergeführt werden.
Rechnungsdatum und Leistungsdatum: Ein häufig verstandener Unterschied
Eines der am häufigsten fehlenden Felder auf ersten Rechnungen in Deutschland ist das Leistungsdatum — der Zeitpunkt, an dem die Leistung tatsächlich erbracht oder die Ware geliefert wurde. Es ist nach §14 UStG Pflicht und vom Rechnungsdatum (dem Tag der Ausstellung) strikt zu trennen.
Der Unterschied ist steuerrechtlich relevant: Die Umsatzsteuer entsteht zum Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Ein Projekt, das Sie im März abgeschlossen, aber erst im April fakturiert haben, löst umsatzsteuerliche Pflichten für März aus. Die Buchhaltung Ihres Kunden benötigt das Leistungsdatum außerdem, um die Rechnung der richtigen Buchungsperiode zuzuordnen.
Wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum zufällig auf denselben Tag fallen, müssen Sie das Datum nicht zweimal eintragen. Ein häufig verwendeter Vermerk lautet: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum." Das erfüllt die gesetzliche Anforderung, ohne die Rechnung unnötig zu überladen.
Bei Leistungen, die sich über einen Zeitraum erstrecken — etwa ein monatliches Pauschalhonorar — geben Sie statt eines einzelnen Datums den Leistungszeitraum an: „Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 31.03.2026." Das ist sowohl gesetzeskonform als auch für Ihren Kunden eindeutig nachvollziehbar.
Steuernummer oder USt-IdNr.: Was gehört auf die Rechnung?
Neue Freiberufler in Deutschland sind oft unsicher, welche Steuernummer auf die Rechnung gehört. Deutschland vergibt zwei verschiedene Identifikatoren, und welcher der richtige ist, hängt davon ab, wen Sie fakturieren.
Ihre Steuernummer ist die 10- oder 11-stellige Nummer, die Ihnen das zuständige Finanzamt bei der Anmeldung als Selbstständiger erteilt hat. Sie genügt für alle Inlandsrechnungen — also Rechnungen an Kunden mit Sitz in Deutschland. Das Format variiert je nach Bundesland, sieht aber typischerweise so aus: 12/345/67890.
Ihre USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist eine europäische Steueridentifikationsnummer, die für deutsche Unternehmen mit DE beginnt (zum Beispiel DE123456789). Sie ist erforderlich, wenn Sie Geschäftskunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten fakturieren — insbesondere zur korrekten Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens nach §13b UStG bzw. Art. 196 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Ohne USt-IdNr. können Sie auf grenzüberschreitenden B2B-Rechnungen kein Reverse Charge korrekt ausweisen.
Als Kleinunternehmer erhalten Sie keine USt-IdNr. automatisch, da Sie nicht für Umsatzsteuer registriert sind. Sie können jedoch beim Finanzamt eine beantragen, ohne Ihren §19-UStG-Status aufzugeben. Wenn EU-Kunden für ihre eigene Buchhaltung eine Umsatzsteuer-ID benötigen, lohnt sich die Beantragung frühzeitig. Eine vollständige Erklärung des Reverse-Charge-Verfahrens finden Sie in unserem Leitfaden zum Reverse-Charge-Verfahren in der EU.
Rechnung versenden: Welches Format ist 2026 richtig?
Für die meisten Freiberufler in Deutschland ist das Versenden einer Rechnung als PDF per E-Mail im Jahr 2026 noch rechtlich zulässig — sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Einfache PDF-Rechnungen sind während der aktuellen Übergangsphase weiterhin erlaubt. Die Rahmenbedingungen ändern sich jedoch schnell.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland — einschließlich Freiberufler und Kleinunternehmer — in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen. Schickt Ihnen ein Lieferant eine ZUGFeRD-Rechnung, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese anzunehmen. Eine Bitte um Zusendung als einfaches PDF ist nicht zulässig.
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als €800.000 strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen auch versenden. Ab Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle verbleibenden Unternehmen. Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben nach aktuellem Stand durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Versandpflicht befreit — wobei diese Befreiung auf der aktuellen Gesetzeslage basiert und Änderungen im Zuge der Weiterentwicklung des E-Rechnungsrahmens möglich sind. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für sie ohne Ausnahme.
Was bedeutet das für Ihre erste Rechnung heute? Wenn Ihr Kunde ein großes Unternehmen ist, das sein Buchhaltungssystem bereits umgestellt hat, kann er schon jetzt eine ZUGFeRD-Rechnung verlangen. ZUGFeRD ist ein hybrides Format — für den Leser sieht es aus wie ein normales PDF, enthält aber eingebettete maschinenlesbare XML-Daten, die das Buchhaltungssystem des Empfängers automatisch verarbeiten kann. Wenn Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD ohne Aufpreis erzeugt, gibt es keinen Grund, es nicht von Anfang an zu nutzen.
Einen ausführlichen Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung finden Sie in unserem ZUGFeRD-vs-XRechnung-Vergleich. Mit unserem kostenlosen ZUGFeRD-Validator können Sie außerdem prüfen, ob eine Rechnung, die Sie erhalten haben, korrekt strukturiert ist.
Häufige Fehler bei der ersten Rechnung und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Rechnungsfehler, die neue Freiberufler in Deutschland machen, fallen in eine überschaubare Anzahl vorhersehbarer Kategorien. Wer sie kennt, erspart sich die Unannehmlichkeit, Rechnungen neu ausstellen oder Fehler gegenüber Kunden erklären zu müssen.
Fehlendes oder falsches Leistungsdatum. Das ist die häufigste Auslassung. Viele tragen nur das Rechnungsdatum ein und gehen davon aus, das sei ausreichend. Ist es nicht. Geben Sie immer separat an, wann die Leistung abgeschlossen wurde oder den Leistungszeitraum — getrennt vom Ausstellungsdatum der Rechnung.
Kein §19-UStG-Hinweis bei Kleinunternehmern. Wenn Ihre Rechnungsvorlage diesen Hinweis nicht enthält, ist Ihre Rechnung formal nicht konform. Stellen Sie sicher, dass der Vermerk Teil Ihrer Standardvorlage ist und nicht jedes Mal manuell ergänzt werden muss.
Versehentlicher Umsatzsteuerausweis als Kleinunternehmer. Wird eine Standardvorlage mit Steuerzeile verwendet, ohne sie an den Kleinunternehmerstatus anzupassen, entsteht eine Rechnung, die Sie rechtlich zur Abführung dieser Steuer ans Finanzamt verpflichtet. Prüfen Sie Ihre Vorlage immer, bevor Sie zum ersten Mal abrechnen.
Zu vage Leistungsbeschreibung. „Beratung" oder „IT-Dienstleistungen" reicht nicht. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass ein Dritter nachvollziehen kann, was erbracht wurde. „Websiteentwicklung für E-Commerce-Relaunch, März 2026" ist konform. „Webservices" ist es nicht.
Falsche oder fehlende Steuernummer. Ihre Steuernummer für geschäftliche Rechnungen ist nicht identisch mit Ihrer persönlichen Steuer-ID (der 11-stelligen Nummer, die Sie bei Ihrer Anmeldung in Deutschland erhalten haben). Die Steuernummer für Rechnungen wird separat vom Finanzamt vergeben, wenn Sie sich als Selbstständiger anmelden. Die falsche Nummer zu verwenden kann Zahlungen verzögern und Probleme in der Buchhaltung Ihres Kunden verursachen.
Nicht fortlaufende Rechnungsnummerierung. Mit einer zufälligen Nummer zu beginnen, die Sequenz mitten im Jahr ohne klares System neu zu starten oder Lücken zu lassen sind allesamt GoBD-Verstöße. Legen Sie Ihr Nummerierungssystem fest, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden, und halten Sie es konsequent durch.
Hinweis: Wenn Sie nach dem Versenden einen Fehler auf einer Rechnung entdecken, bearbeiten und versenden Sie die Datei nicht einfach neu. Stellen Sie eine formale Stornorechnung aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, und erstellen Sie danach eine korrigierte Rechnung mit der nächsten fortlaufenden Nummer. So entsteht ein sauberer Prüfpfad.
Erste Rechnung als Expat oder internationaler Freiberufler in Deutschland
Wenn Sie erst kürzlich nach Deutschland gezogen sind und sich als Selbstständiger angemeldet haben, kommt zur ohnehin schon spezifischen Materie noch die sprachliche und kulturelle Fremdheit hinzu. Einige wichtige Punkte, die Ihnen weiterhelfen.
Ihre Rechnungen dürfen in jeder Sprache verfasst sein — es gibt keine gesetzliche Pflicht, auf Deutsch zu fakturieren. Die steuerrelevanten Felder — Steuernummer, der §19-UStG-Hinweis falls zutreffend, und Steuerangaben — werden jedoch üblicherweise auf Deutsch oder zumindest zweisprachig angegeben, um Unklarheiten in der Buchhaltung Ihres Kunden zu vermeiden.
Wenn Sie neben deutschen Kunden auch Kunden in anderen EU-Ländern fakturieren, benötigen Sie eine USt-IdNr. für die korrekte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens auf grenzüberschreitenden B2B-Rechnungen. Sie können in Euro oder in einer Fremdwährung fakturieren, die Umsatzsteuerbeträge müssen jedoch für steuerliche Zwecke zum geltenden Wechselkurs am Leistungstag in Euro umgerechnet werden.
Eine detaillierte Übersicht der §14-UStG-Anforderungen finden Sie in unserem Leitfaden zu Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland. Den übergeordneten Überblick zur Rechnungsstellung als Freiberufler bietet unser Rechnungsstellungs-Leitfaden für Freiberufler.
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer Rechnung in Deutschland stehen?
Eine Rechnung muss nach §14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, konkrete Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Bruttobetrag. Kleinunternehmer ersetzen die Steuerangaben durch einen Hinweis auf §19 UStG.
Wie nummeriere ich meine erste Rechnung richtig?
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein — Lücken sind nach GoBD nicht erlaubt. Das Format wählen Sie selbst, zum Beispiel RE-2026-001, solange Sie es konsequent beibehalten. Nummern dürfen weder doppelt vergeben noch übersprungen werden. Die meisten Rechnungsprogramme übernehmen die Nummerierung automatisch.
Muss ich als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer ausweisen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen fügen Sie einen Hinweis ein, der die Steuerbefreiung belegt — zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wenn Sie versehentlich Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt unabhängig von Ihrem Kleinunternehmerstatus.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Das Leistungsdatum ist der Tag der tatsächlichen Leistungserbringung oder Lieferung — beide Angaben sind nach §14 UStG Pflicht. Sind beide Daten identisch, genügt ein Vermerk wie „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum".
Kann ich meine erste Rechnung als einfaches PDF versenden?
Ja — vorerst. Einfache PDF-Rechnungen sind 2026 noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Seit Januar 2025 müssen jedoch alle deutschen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen, wobei Kleinunternehmer nach aktuellem Gesetzesstand dauerhaft von der Versandpflicht befreit bleiben.
Brauche ich für meine erste Rechnung eine USt-IdNr.?
Für Rechnungen an deutsche Kunden genügt die Steuernummer. Eine USt-IdNr. ist erforderlich, wenn Sie Geschäftskunden in anderen EU-Ländern fakturieren — insbesondere für die korrekte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Als Kleinunternehmer können Sie eine USt-IdNr. beantragen, ohne Ihren §19-UStG-Status aufzugeben.
Was ist eine Kleinstbetragsrechnung?
Eine Kleinstbetragsrechnung nach §33 UStDV ist eine vereinfachte Rechnung für Bruttobeträge bis €250. Sie erfordert weniger Pflichtangaben und wird häufig für Quittungen und kleine Transaktionen genutzt. Sie berechtigt den Empfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug und ist daher für reguläre B2B-Rechnungen ungeeignet.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art des Dokuments ab. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 8 Jahre gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Für andere Unterlagen wie Bücher und Buchungsbelege gilt weiterhin eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Nach GoBD müssen Rechnungen im Originalformat archiviert werden — ein ausgedrucktes PDF einer ZUGFeRD-Rechnung erfüllt die Anforderung nicht. Die konkrete Frist für Ihre Situation klärt am besten Ihr Steuerberater.
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Dieser Artikel spiegelt die gesetzlichen Anforderungen und Leitlinien zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (April 2026) wider. Steuerrecht ändert sich regelmäßig — für Fragen zu Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich an einen qualifizierten Steuerberater.